WIMEC is een evenementenlocatie in de Belgische Kempen. Sinds eind 2018 faciliteren zij meetings, events, vergaderingen, workshops en seminars in hun vijf zalen. Al vanaf de start gebruiken zij MICE. Ze waren destijds op zoek naar een systeem waarbij alle informatie op één plaats terug te vinden zou zijn, zodat er heel gemakkelijk een passende én gepersonaliseerde offerte naar de klant gestuurd kan worden.
Zoë Ooms, projectmanager bij WIMEC, zegt: ''Ik ben een aantal jaar geleden begonnen bij WIMEC. Toen werkten we al een tijd met MICE. Het is natuurlijk vaak even zoeken als je met een nieuw programma werkt, maar dit is een gemakkelijk systeem; het spreekt eigenlijk voor zich.'' Zoë werkt ook nieuwe collega's in en gaat samen met hen aan de slag in MICE: ''Ik laat hen dan altijd een paar 'proef-cases' maken in het systeem zodat ze er mee kunnen oefenen. Je ziet dat ze het snel onder de knie hebben en er fijn mee kunnen werken'', aldus Zoë. En dat geldt ook voor de klanten: “Het systeem is heel duidelijk. Er zijn weinig misverstanden met de klanten omdat zij veel van het proces mee kunnen volgen.”
Één systeem voor alles
“Zodra we een aanvraag krijgen, kunnen we direct een passende offerte sturen, doordat alle producten en arrangementen al in het systeem staan. Door ook direct alle tijden van het evenement te verwerken, hebben we al de basis voor het draaiboek. Achteraf wordt ook de facturatie vanuit het systeem gedaan. Dat is echt het grote voordeel van MICE: alles zit in één systeem.''
Het is heel fijn dat de feedback die klanten geven ook opgepakt wordt.
Zoë Ooms, projectmanager WIMEC
MICE is altijd bezig met het optimaliseren van de software en er verschijnen dan ook regelmatig updates. Zo zegt Zoë: ''Een tijd geleden had ik een vraag over een bepaalde functionaliteit en hiermee ben ik via de chat bij de supportafdeling van MICE uitgekomen. Toen bleek dat dit onderwerp ook door andere klanten was genoemd en dat het al op de planning stond voor de volgende technische update. Het is heel fijn dat de feedback die klanten geven ook opgepakt wordt.''
Aanvraagmodule
WIMEC blijft zich ontwikkelen met MICE. Begin 2023 zijn zij bezig met de voorbereidingen om ook de aanvraagmodule op de website te gaan plaatsen. ''Zodra deze live gaat krijgen onze klanten dus direct een overzicht van de mogelijkheden en bijbehorende prijzen. Weer een mooie nieuwe ontwikkeling voor ons!'', aldus Zoë.