Villa Veertien is een unieke locatie in Gelderland voor zowel zakelijke als feestelijke bijeenkomsten. Je kunt daarbij denken aan vergaderingen, trainingsdagen, familiebijeenkomsten en bruiloften. Daarnaast bieden ze hun gasten een aantal luxe suites en hotelkamers.
Al drie jaar was eigenaar Floris Dirkse van den Heuvel op zoek naar het perfecte pakket voor zijn hotel en evenementenlocatie. Ooit is hij begonnen met een PMS systeem waar ook wat mogelijkheden waren voor banqueting, maar dat bleek niet voldoende te zijn voor Villa Veertien. Daarna kwam hij uit bij andere (buitenlandse) software, maar dat bleek toch te log en te moeilijk. Bovendien misten een aantal belangrijke zaken zoals een optie voor facturatie en bepaalde Nederlandse standaarden.
Binnen 10 minuten kon ik meteen aan de slag en plande ik mijn eerste vergadering in.
Floris Dirkse van den Heuvel, eigenaar
Ook direct aan de slag?
Start je gratis proefperiode
Zelfstandig aan de slag
Uiteindelijk is Floris bij MICE Operations terechtgekomen, waar hij binnen een paar minuten een gratis proefaccount aanmaakte. “Waar ik bij andere partijen tegenaan liep is dat je een formulier moet invullen en dan een keer teruggebeld wordt.
Bij MICE had ik eigenlijk binnen twee minuten een mail in mijn inbox en kon ik direct inloggen in mijn account. Dat is perfect! Mensen zijn zelfstandig en willen het toch een beetje uitproberen’’, aldus Floris.
De keuze om ook daadwerkelijk met MICE aan de slag te gaan was vrij snel gemaakt. Zo zegt Floris: “MICE heeft een aantal stappen die je aan het begin van je account moet doorlopen om wat basisgegevens te registreren. Binnen tien minuten had ik die stappen doorlopen en daarna kon ik meteen aan de slag met MICE. Ik plande direct een vergadering in! Al heel snel wist ik: dit is exact wat wij zoeken!’’
Online handleiding
“Toch waren er nog een aantal dingen waar ik wat vragen over had’’, zegt Floris. ‘’Het blijft tenslotte een nieuw systeem waar je mee gaat werken en dat is altijd even wennen. MICE Operations heeft een online kennisbank met handleidingen die je goed op weg helpen. Het zijn korte en duidelijke artikelen en video's waarin je stapsgewijs meegenomen wordt. Dit werkt voor mij perfect.’’
Ook over de support is Floris te spreken: “Zijn er toch nog dingen waar je niet helemaal uitkomt, dan kan je altijd contact opnemen via de support chat van MICE. Ik heb dit in die eerste paar weken een paar keer gedaan en dat wordt dan direct opgepakt. Alle lof voor de supportafdeling, want dit werkt super efficiënt.’’
Stapsgewijs door het implementatieproces
Je begint het hele implementatieproces met het invoeren van je bedrijfsgegevens en je identiteit. Zo zegt Floris: ‘’Ik kon direct ons logo uploaden, onze foto’s toevoegen en onze huisstijl kleuren gebruiken. Ik had meteen het gevoel dat ik echt in mijn Villa Veertien omgeving zat.’’
Standaard voorbeelden
Standaard staan er al een aantal voorbeelden in het systeem die gebruikers kunnen overnemen, aanpassen of aanvullen, bijvoorbeeld bij de evenementtypes. Zo is er een standaard evenement gemaakt voor een congres, vergadering of een bruiloft. Floris maakt hier graag gebruik van. ‘’Je kan dit dus met weinig moeite zelf aanvullen voor je eigen bedrijf. Dit werkt ideaal.’’
Ik ben er heilig van overtuigd dat deze tool goed werkt en dat (potentiële) klanten hier heel blij van gaan worden. En wij dus ook.
Floris Dirkse van den Heuvel, eigenaar
Hij vervolgt: “Het is ook fijn dat je bepaalde imports kunt bewerkstelligen. Zo hebben wij onze producten, klanten en contactpersonen gemakkelijk via een template bestand in Excel direct in MICE kunnen importeren. Sowieso verliep voor ons het gehele implementatieproces heel soepel. Na twee weken konden we volledig met MICE werken.
De aanvraagmodule
“We zijn inmiddels ook bezig met het inrichten van de aanvraagmodule, maar dit is voor ons een geleidelijk proces’’, zegt Floris. ‘’Het is nu essentieel dat de back-office goed is ingericht en goed draait. We krijgen elke dag nieuwe aanvragen binnen en dit moeten we goed kunnen verwerken. De volgende stap is voor ons de aanvraagmodule. Ik ben er heilig van overtuigd dat deze tool goed werkt en dat (potentiële) klanten hier heel blij van gaan worden. En wij dus ook.’’