ECC Leiden is een vergaderlocatie voor (hybride) vergaderingen, congressen en evenementen. Ook zijn ze gespecialiseerd in small events en bijeenkomsten die nét even anders dan anders zijn.
Makkelijke overstap
Voordat ze in 2020 begonnen met MICE, was ECC Leiden onderdeel van een hotel. In die tijd maakten zij gebruik van een andere software. Die was niet specifiek gericht op evenementen en vergde meer handelingen om dingen aan te passen. Op het moment dat ze zelfstandig doorgingen als vergaderlocatie, wilde ECC graag een softwarepakket dat paste bij het bedrijf. Een andere eis was een gebruiksvriendelijk systeem, zodat iedereen ermee kan werken. De overstap én de implementatie verliepen eigenlijk heel soepel, zo zegt Viviane Klein, Meeting & Event Specialist bij ECC Leiden: "Alle collega's hadden al ervaring met het vorige systeem en het was voor ons echt een verademing toen we gingen werken met MICE. Het systeem is zo gebruiksvriendelijk! Mochten we toch een keer ergens niet uitkomen, dan kunnen we altijd terecht bij de support van MICE."
Alle collega's hadden al ervaring met het vorige systeem en het was voor ons echt een verademing toen we gingen werken met MICE. Het systeem is zo gebruiksvriendelijk!
Viviane Klein, Meeting & Event Specialist bij ECC Leiden
Altijd toegang tot MICE, voor iedereen
"Bij ECC Leiden zijn we met een klein team. Een aantal collega's werkt op de vloer, andere collega's zitten op kantoor en we hebben bijvoorbeeld ook een technische dienst. Het mooie van MICE is dat iedereen met één druk op de knop op de hoogte is van alle evenementen die er die dag plaatsvinden. De laatste afspraken en wijzigingen zijn direct terug te zien. Alles is altijd up-to-date voor iedereen", aldus Viviane. "Waar ik ook ben in ons pand – en of ik nu op mijn mobiel, iPad of computer werk met MICE – ik kan altijd overal alle info van het evenement inzien."
Viviane geeft aan dat ze de overzichtspagina van de planning (per week of per maand) veel gebruiken: "Eigenlijk staat de planningspagina heel de dag open. Als we met het team een bespreking hebben, gebruiken we deze als leidraad. Met het gebruik van filters op bijvoorbeeld locaties, type evenementen of de status van een evenement kunnen we duidelijk in kaart brengen wat ons team kan verwachten."
Gepersonaliseerde offertes
Er wordt dus dagelijks gebruik gemaakt van MICE. Viviane: "We kunnen nu ontzettend snel een gepersonaliseerde offerte sturen naar onze klanten. Dat is heel fijn! Voorheen moesten we heel veel verschillende dingen invullen in het systeem dat we toen hadden. Als er een wijziging kwam in de planning, was het lastig en tijdrovend om dit te verwerken. Met MICE is alles aan te passen én te personaliseren. Binnen een paar minuten hebben wij een passende offerte klaar om naar de klant te sturen."