Meetables werkt met 23 unieke locaties succesvol samen in MICE.

Meetables is een platform met 23 high-end locaties. Meetables exploiteert, adviseert en is actief bezig met de groei van een select aanbod van buitengewone vergaderlocaties in de omgeving van Amsterdam, Utrecht en Rotterdam. Meetables bestaat sinds 2012. 

Jacintha Ruppert, Managing partner bij Meetables, is zelf ooit begonnen met één vergaderlocatie. Deze locatie liep eigenlijk zo goed, dat er niet heel lang daarna al twee andere locaties zijn aangesloten. Uit de samenwerking van die verschillende locaties is Meetables ontstaan. Al vrij snel ontstond er behoefte aan meer overzicht per locatie, maar ook aan een gezamenlijk overzicht.

Artikel gaat verder onder de video.

Voor die high-end locaties zijn een aantal pijlers belangrijke voorwaarden om aangesloten te worden bij Meetables. Zo vertelt Mickey Dekker: “Wij kijken altijd naar de ligging van de locatie: is het goed aan te rijden, kunnen mensen goed parkeren? Maar bovenal: wat is de kwaliteit van de locaties? Hoe is de gastvrijheid en het comfort? Wat is de kwaliteit van het eten en drinken? Daarnaast is het ontzorgen van de opdrachtgever, dus het organiseren van de bijeenkomst, minstens zo belangrijk.’’ Zodra een locatie aan al die voorwaarden voldoet, kan het een Meetables locatie worden.

Overstap naar MICE

Meetables heeft een flinke groei doorgemaakt de afgelopen jaren. “De Meetables locaties zijn geen concurrent van elkaar, maar versterken elkaar. We doen het echt samen’’, aldus Mickey. Inmiddels heeft Meetables een database van zo’n 5000 tot 6000 potentiële opdrachtgevers.  

Meetables werkte eerder al met andere software, maar dit werkte niet altijd ideaal. “Met name voor kleine locaties die ook zijn aangesloten bij Meetables, waren de eerdere systemen soms te complex of te duur", aldus Jacintha. "Uiteindelijk zijn we eind 2018 bij MICE terechtgekomen en hebben wij in 2019 besloten fasegewijs om over te stappen naar MICE.” 

Centraal overzicht met het cockpit-account

Jacintha: ‘’Een van de voornaamste redenen voor die overstap was de zogenoemde cockpit structuur die MICE heeft. Dit zorgt ervoor dat wij centraal het overzicht hebben van wat er allemaal gebeurt op iedere afzonderlijke locatie en dat we de beschikbaarheid van de aangesloten locaties snel inzichtelijk hebben. Daarnaast is er de mogelijkheid om op een eenvoudige manier mooie digitale offertes aan te kunnen vragen, waarbij we onze eigen foto’s kunnen toevoegen. Dit geeft onze klanten direct een goed beeld van de locatie, wat voor ons erg belangrijk is.’’

Soepele implementatie

Zodra een vergaderlocatie zich aansluit bij Meetables krijgen zij direct de mogelijkheid om met MICE te werken. Elke Meetables-locatie heeft beschikking over de software. Managing partner bij Meetables Mickey Dekker zegt: “Wij richten de basis voor ze in. Vervolgens krijgt de locatie een demo vanuit MICE, maar wij zijn als Meetables ook altijd op de achtergrond beschikbaar voor vragen en hulp.’’

Wendy vult aan: “We kijken samen hoe je als locatie zo efficiënt mogelijk gebruik kunt maken van MICE. We nemen de gehele workflow van een locatie onder de loep, van offerte-aanvraag tot en met de facturatie.’’

Een goed voorbeeld hiervan is vergaderlocatie 12Gather in Ankeveen. 12Gather is sinds juni 2022 aangesloten bij Meetables. Wat deze locatie uniek maakt, is het feit dat het een rond gebouw is, wat heel leuk is voor bijeenkomsten die bijvoorbeeld gericht zijn op teambuilding.

Één tone of voice voor alle locaties

Inmiddels werken 23 Meetables locaties in één MICE omgeving. “Op het moment dat wij MICE gedeeltelijk inrichten, kunnen wij als Meetables ook een bepaalde tone of voice bepalen”, legt Mickey uit. “Uiteraard geeft iedere locatie er daarna nog een eigen draai aan, maar het is wel herkenbaar als Meetables locatie en dat vinden we belangrijk. Deze mogelijkheid is voor ons een heel sterk punt van MICE.“

Grootste voordelen

“Overzicht is voor ons het grootste voordeel. We kunnen in één oogopslag zien welke locaties beschikbaarheid hebben en welke niet’’, zegt Mickey. “Verder kunnen onze locaties alles dus uit één systeem halen. Denk bijvoorbeeld aan keukenlijsten of bestellingen voor een externe partij. Je hoeft geen aparte bestelling meer over te typen naar je cateraar. Op het moment dat je het goed in het systeem zet, filter je ‘m eruit en stuur je het direct door. Dit scheelt heel veel tijd én het voorkomt fouten.’’ 

Dat is niet alles: “Ook het berichtenoverzicht werkt super”, aldus Mickey. “Dat is onlangs geüpdatet en nu werkt het nóg beter. Het is bijvoorbeeld heel fijn dat de berichten gekoppeld zijn aan je evenementen. Je hoeft niet meer vanuit je Outlook naar je planning, je draaiboek of wat dan ook. Dat maakt MICE heel erg overzichtelijk.’’

Goede investering

Wendy: “Als je een goedlopende locatie bent en je merkt dat het maken van offertes te veel tijd inneemt, dan is MICE echt een heel goede investering. Het levert zóveel tijdwinst op! Dat geldt niet alleen voor het opmaken van offertes, maar ook voor facturatieprocessen; als je dat allemaal handmatig moet doen en je rekent uit hoeveel tijd je daarmee kwijt bent, dan kan ik niet anders zeggen dan dat MICE je heel veel oplevert. Niet alleen in de zin van extra sales en hoe professioneel alles eruit ziet, maar ook letterlijk in tijd en dus in geld.’’