Meetables
Meetables samarbejder med stor succes med 23 unikke mødesteder via MICE.
Meetables er en platform, der samarbejder med 23 eksklusive mødesteder. Meetables driver, rådgiver og bidrager aktivt til væksten af et nøje udvalgt sortiment af ekstraordinære mødesteder i områderne omkring Amsterdam, Utrecht og Rotterdam. Meetables har eksisteret siden 2012.
Jacintha Ruppert, administrerende partner hos Meetables, startede oprindeligt med blot ét mødested. Dette mødested klarede sig så godt, at der kort tid efter blev tilføjet to yderligere mødesteder. Samarbejdet mellem disse forskellige mødesteder gav anledning til Meetables. Ret tidligt opstod der et behov for mere stedsspecifik indsigt og for et samlet overblik.
Artiklen fortsætter under videoen.
Jeg kan ikke sige andet end, at MICE giver stor værdi. Ikke kun i form af ekstra omsætning og det professionelle udtryk, men også bogstaveligt talt i form af tid og dermed penge.
For disse eksklusive lokaler er der flere nøglefaktorer, der er vigtige forudsætninger for at blive en del af Meetables. Mickey Dekker forklarer: »Vi tager altid højde for lokalets tilgængelighed: Er det let at komme derhen, og er der gode parkeringsmuligheder? Men frem for alt: Hvordan er kvaliteten af lokalerne? Hvordan er gæstfriheden og komforten? Hvad med kvaliteten af maden og drikkevarerne? Derudover er det lige så afgørende at sikre kundetilfredshed og sørge for en god tilrettelæggelse af arrangementet.” Når et sted opfylder alle disse kriterier, kan det blive en Meetables-lokation.
Overgang til MICE
Meetables har oplevet en betydelig vækst i de seneste år. »Meetables-lokationerne er ikke konkurrenter, men støtter snarere hinanden. Vi arbejder virkelig sammen,« fastslår Mickey. I øjeblikket har Meetables en database med omkring 5.000 til 6.000 potentielle kunder.
Meetables havde tidligere brugt anden software, men den fungerede ikke altid optimalt. »Især for de mindre lokaler, der er en del af Meetables, var de tidligere systemer nogle gange for komplicerede eller for dyre,« tilføjer Jacintha. »I sidste ende stødte vi på MICE i slutningen af 2018 og besluttede i 2019 at skifte til MICE i etaper.«
Med cockpit-modulet har spillestederne ikke adgang til hinandens data. Vi deler dog bevidst kundedatabasen samlet.
Centralt overblik med Cockpit-konto
Jacintha: "En af hovedårsagerne til overgangen var den såkaldte cockpit-struktur, som MICE tilbyder. Den giver os mulighed for centralt at få et overblik over alt, hvad der sker på de enkelte lokationer, og hurtigt at få et indblik i de tilknyttede lokalers ledige kapacitet. Derudover er der mulighed for nemt at anmode om attraktive digitale tilbud, hvor vi kan inkludere vores egne fotos. Det giver vores kunder et umiddelbart indtryk af lokalet, hvilket er afgørende for os.”
Problemfri implementering
Så snart et mødested tilmelder sig Meetables, får det straks adgang til at bruge MICE. Alle Meetables-mødesteder har adgang til softwaren. Mickey Dekker, Managing Partner hos Meetables, forklarer: »Vi sørger for den grundlæggende opsætning for dem. Derefter får lokalet en demonstration af MICE. Hos Meetables står vi dog også til rådighed i baggrunden, hvis der er spørgsmål eller behov for hjælp."
Wendy tilføjer: "Sammen undersøger vi, hvordan et lokale kan udnytte MICE mest effektivt. Vi analyserer hele arbejdsgangen for et lokale, fra anmodninger om tilbud til fakturering."
Som lokationsansvarlig hos 12Gather kunne jeg komme i gang med at bruge systemet på ingen tid. Det viser virkelig, hvor brugervenligt det er.
Et godt eksempel på dette er mødelokalet 12Gather i Ankeveen. 12Gather blev en del af Meetables i juni 2022. Det, der gør dette lokale unikt, er, at det er en cirkulær bygning, hvilket tilføjer et sjovt element til sammenkomster, der f.eks. har fokus på teambuilding.
Én tone for alle mødesteder
I øjeblikket opererer 23 Meetables-lokaler inden for et enkelt MICE-miljø. »Når vi delvist konfigurerer MICE, kan Meetables også etablere en bestemt tone,« forklarer Mickey. »Selvfølgelig tilføjer hvert mødested sit eget præg, men det kan stadig genkendes som et Meetables-mødested, og det er vigtigt for os. Denne mulighed er en væsentlig styrke ved MICE for os.«
De vigtigste fordele
»Overblikket er vores største fordel. Vi kan med det samme se, hvilke lokaler der er ledige, og hvilke der ikke er,« siger Mickey. »Desuden kan vores lokaler håndtere alt via ét system. For eksempel køkkenlister eller bestillinger til eksterne leverandører. Man behøver ikke længere at indtaste ordrer separat til sin cateringvirksomhed. Hvis man indtaster det korrekt i systemet, filtrerer man det ud og sender det direkte. Det sparer en masse tid og forhindrer fejl."
Men det er ikke alt: "Oversigten over beskeder fungerer også fantastisk," fortsætter Mickey. »Den blev for nylig opdateret og fungerer nu endnu bedre. Det er for eksempel fantastisk, at beskederne er knyttet til dine arrangementer. Du behøver ikke at skifte fra Outlook til din kalender, rejseplan eller noget andet. Det gør MICE meget brugervenligt.«
Vi kan styre det hele fra ét enkelt system. For eksempel kan køkkenlister eller ordrer til eksterne samarbejdspartnere alle håndteres i systemet.
En smart investering
Wendy: "Hvis du driver et veletableret mødested og synes, at det tager for lang tid at udarbejde tilbud, så er MICE virkelig en fantastisk investering. Det sparer så meget tid! Det gælder ikke kun udarbejdelsen af tilbud, men også faktureringen; hvis man skal håndtere det hele manuelt og regne ud, hvor meget tid man bruger på det, kan jeg ikke sige andet end, at MICE giver en kæmpe gevinst. Ikke kun i form af øget omsætning og et professionelt udtryk i det hele taget, men også helt bogstaveligt talt i form af tid og dermed penge.”
