Youmeet
Youmeet gik fra spredte værktøjer til at administrere over 2.300 arrangementer med MICE
Hos mødecentret Youmeet i Utrecht drejer alt sig om én ting: at holde energien i gang hele dagen. Dette er ikke et sted for endeløse møder i det samme lokale. I stedet bevæger gæsterne sig gennem en proces, hvor ideer skabes, udvikles og omsættes til beslutninger. Med fem forskellige lokaler guider Youmeet gæsterne gennem hele den kreative proces.
»Det bedste er, når gæsterne går derfra fulde af energi efter en intensiv dag,« siger Jasper, der er ansvarlig for den overordnede drift hos Youmeet. »Når de virkelig føler, at de har opnået noget.« Den
energi skabes ikke kun af selve omgivelserne. Processen bag kulisserne spiller en lige så vigtig rolle. Inden Youmeet skiftede til MICE, benyttede virksomheden en række uafhængige værktøjer. Jasper forklarer: »Vi arbejdede med en Outlook-kalender og Excel-ark. Tilbud og fakturering blev håndteret via Exact, men alt omkring det føltes som en lappeløsning. Der var ingen central hub.” Da
Youmeet arbejder med specifikke rumkoncepter og detaljerede arrangementopsætninger, søgte de efter et system, der virkelig forstår møde- og eventbranchen. Overgangen til MICE føltes derfor som et logisk næste skridt. Eventmanager Eva forklarer: »I starten måtte vi finde ud af, hvordan vi skulle indrette systemet, så det passede til vores arbejdsmåde, men takket være den fremragende support og den brugervenlige software var vi i gang på ingen tid.«
"Vores arbejdsbyrde er blevet mindre, mens kvaliteten bliver stadig bedre. Vi kan håndtere flere henvendelser uden at gå på kompromis med kvaliteten. "
Mere tid til markedsføring og en endnu bedre gæsteoplevelse
. Effekten af omstillingen kunne mærkes med det samme. Opgaver, der tidligere tog timer, udføres nu på en brøkdel af tiden. Men hurtigere processer betyder ikke en mindre personlig oplevelse. Tværtimod.
Eva forklarer: »Vi har nu tilbudsskabeloner klar til hvert værelse. Fordi tilbuddene sendes ud så hurtigt, har vi faktisk mere tid til at ringe personligt til kunderne. Den personlige kontakt er vigtig for os, fordi den giver os mulighed for at hjælpe gæsterne med at afgøre, om det valgte værelse virkelig passer til det, de ønsker at opnå den dag.« Jasper
er enig: »Vi har bemærket, at arbejdsbyrden er faldet, mens kvaliteten bliver ved med at blive bedre. Alt er organiseret i ét overskueligt overblik, og det har direkte indflydelse på forretningen. Vi kan nu håndtere flere forespørgsler uden at gå på kompromis med kvaliteten.« Den
tid, der spares med MICE, giver Youmeet mulighed for fuldt ud at fokusere på gæstoplevelsen. »Det er en win-win-situation,« siger Jasper. »Vi bruger mindre tid på tilbud og administration, hvilket giver os mere tid til forberedelse, gæsteoplevelsen og vores markedsføringsindsats. Og i sidste ende mærker man det på selve arrangementdagen.«
