Pean-buiten
Pean-buiten bevarer overblikket og arbejder mere effektivt med MICE
Pean-buiten er et ferieparc i den vandrige region Friesland med naturhuse, hytter ved vandet og en sejlskole. Her tilbydes også mulighed for at afholde møder, teambuilding-aktiviteter og forskellige typer arrangementer.
På grund af terrænets mangfoldighed havde de et hul i organisationen, når det gjaldt effektiv eventplanlægning af alle arrangementer, siger Esther, park- og eventchef hos Pean-buiten. »Vi indså, at vi ikke rigtig kunne klare os med vores eksisterende systemer. Til udlejning af vores ferieboliger til privatpersoner brugte vi et Booking-system. Vi udlejer også både, som blev administreret via et andet reservationssystem. Gruppeboende kunne bookes gennem begge systemer. Når vi afholdt et arrangement, som ofte også involverede udlejning af både og huse, var vi nødt til at kopiere og indsætte alt på tværs af de separate systemer. Vi måtte udarbejde en tidsplan i Word for at samle og dele alle oplysningerne. Det var en tidskrævende og ofte fejlbehæftet opgave.”
Gennem sit eget netværk stødte Pean-buiten på MICE Operations i slutningen af 2023. Esther siger: »Vi organiserer nu alle (flerdages) arrangementer gennem MICE, såsom bryllupper, møder, skolelejre og teambuilding-dage. Vi har nu ét system, der er visuelt meget veludformet, hvilket fremstår meget professionelt over for kunden.”
Den største fordel for os er, at vi nu arbejder langt mere effektivt og har bedre overblik. Vi arbejder ikke længere i en masse forskellige systemer, men i ét system.
Alt kan nemt overdrages
. I øjeblikket har Esther det fulde ansvar for brugen af MICE og arbejder på en optimeringsproces. »Der er så mange muligheder, og vi ønsker at indstille systemet så optimalt som muligt for vores organisation. Målet er, at andre kolleger snart nemt kan overtage arrangementerne i fremtiden.«
Esther fortsætter: »Gæsterne kan anmode om et tilbud direkte via Online forespørgselsmodullet på vores hjemmeside. Vi har alt sat godt op, så der hurtigt kan udarbejdes et flot tilbud og en tidsplan bagefter. Desuden findes al kommunikation i MICE, hvilket gør det nemt at overføre alt.«
Tidligere var det mit ansvar at videregive alle de korrekte oplysninger til alle kolleger, men det er ikke længere nødvendigt. Alle kan se i MICE, hvad der er sket, og hvordan et arrangement forløber.
