Pean-buiten
Pean-buiten garde une vue d'ensemble et travaille plus efficacement grâce à MICE
Pean-buiten est un parc de vacances situé dans la région de Frise, riche en cours d'eau, qui propose des gîtes nature, des chalets au bord de l'eau et une école de voile. Il offre également la possibilité d'organiser des réunions, des activités de team building et divers types d'événements.
En raison de la diversité du terrain, il y avait une lacune dans l’organisation pour la planification efficace de tous les événements, explique Esther, responsable du parc et des événements à Pean-buiten. « Nous avons constaté que nos systèmes existants ne suffisaient plus vraiment. Pour la location de nos gîtes à des particuliers, nous utilisions un système de réservation. Nous louons également des bateaux, qui étaient gérés via un autre système de réservation. Les hébergements de groupe pouvaient être réservés via ces deux systèmes. Lorsque nous organisions un événement, qui impliquait souvent la location de bateaux et de maisons, nous devions tout copier-coller d’un système à l’autre. Nous devions créer un planning dans Word pour rassembler et partager toutes les informations. C’était une tâche chronophage et souvent source d’erreurs. »
Grâce à son propre réseau, Pean-buiten a découvert MICE Operations fin 2023. Esther explique : « Nous organisons désormais tous nos événements (sur plusieurs jours) via MICE, qu’il s’agisse de mariages, de réunions, de camps scolaires ou de journées de team building. Nous disposons désormais d’un système unique, très bien conçu sur le plan visuel, qui donne une image très professionnelle aux yeux du client. »
Le principal avantage pour nous, c'est que nous travaillons désormais de manière beaucoup plus efficace et que nous avons une meilleure vue d'ensemble. Nous n'utilisons plus plusieurs systèmes différents, mais un seul.
Tout est facilement transférable
. Actuellement, Esther est seule responsable de l’utilisation de MICE et travaille à la mise en place d’un processus d’optimisation. « Il y a tellement de possibilités et nous voulons configurer le système de la manière la plus optimale possible pour notre organisation. L’objectif est que, bientôt, d’autres collègues puissent facilement prendre le relais pour l’organisation des événements. »
Esther poursuit : « Les invités peuvent demander un devis directement via le module de demande en ligne disponible sur notre site web. Tout est bien configuré, ce qui permet de créer rapidement un devis et un planning soignés. De plus, toutes les communications sont centralisées dans MICE, ce qui rend l'ensemble facilement transférable. »
Auparavant, j'étais chargé de transmettre toutes les informations pertinentes à l'ensemble de mes collègues, mais cela n'est plus nécessaire. Chacun peut désormais consulter MICE pour savoir ce qui s'est passé et où en est l'organisation d'un événement.
