Youmeet
Youmeet est passé d’outils disparates à la gestion de plus de 2 300 événements grâce à MICE
Au centre de réunions Youmeet, à Utrecht, tout tourne autour d’un seul objectif : maintenir une dynamique tout au long de la journée. Ce n’est pas un lieu destiné à des réunions interminables dans la même salle. Au contraire, les invités évoluent au sein d’un parcours où les idées naissent, se développent et se transforment en décisions. Avec cinq espaces différents, Youmeet accompagne ses invités tout au long du processus créatif.
« Le plus gratifiant, c’est de voir les participants repartir pleins d’énergie après une journée intense », explique Jasper, responsable de l’ensemble des opérations chez Youmeet. « Quand ils ont vraiment le sentiment d’avoir accompli quelque chose. » Cette
énergie ne provient pas uniquement de l’environnement lui-même. Le processus en coulisses joue un rôle tout aussi important. Avant de se tourner vers le secteur MICE, Youmeet s’appuyait sur des outils disparates. Jasper explique : « Nous travaillions avec un calendrier Outlook et des feuilles Excel. Les devis et la facturation étaient gérés via Exact, mais tout le reste donnait l’impression d’être bricolé. Il n’y avait pas de plateforme centrale. » Comme
Youmeet travaille avec des concepts d’espaces spécifiques et des configurations d’événements détaillées, l’entreprise recherchait un système qui comprenne véritablement le secteur des réunions et des événements. Le passage à MICE s’est donc imposé comme une étape logique. Eva, responsable événementielle, explique : « Au début, nous avons dû trouver la configuration adaptée à notre façon de travailler, mais grâce à l’excellent accompagnement et à la convivialité du logiciel, nous avons été opérationnels très rapidement. »
« Notre charge de travail a diminué, tandis que la qualité ne cesse de s'améliorer. Nous pouvons traiter davantage de demandes sans faire de compromis sur la qualité. »
Plus de temps pour le marketing et une
expérience client encore meilleure. L’impact de ce changement s’est immédiatement fait sentir. Des tâches qui prenaient auparavant des heures sont désormais accomplies en un temps record. Mais des processus plus rapides ne signifient pas pour autant une expérience moins personnalisée. Bien au contraire.
Eva explique : « Nous disposons désormais de modèles de devis prêts à l’emploi pour chaque salle. Comme les devis sont envoyés très rapidement, nous avons en réalité plus de temps pour appeler les clients personnellement. Ce contact personnel est important pour nous, car il nous permet d’aider les clients à déterminer si la salle choisie correspond vraiment à ce qu’ils souhaitent réaliser ce jour-là. » Jasper
abonde dans ce sens : « Nous avons constaté que la charge de travail a diminué, tandis que la qualité ne cesse de s’améliorer. Tout est organisé dans un aperçu clair et structuré, ce qui a un impact direct sur l’activité. Nous pouvons désormais traiter davantage de demandes sans faire de compromis sur la qualité. » Le
gain de temps réalisé grâce à MICE permet à Youmeet de se concentrer pleinement sur l’expérience client. « C’est une situation gagnant-gagnant », explique Jasper. « Nous consacrons moins de temps aux devis et aux tâches administratives, ce qui nous laisse davantage de temps pour la préparation, l’expérience client et nos efforts marketing. Et au final, cela se ressent le jour même de l’événement. »
