Youmeet
Von diversen Einzelanwendungen zu über 2.300 reibungslosen Events: So behält Youmeet mit MICE den Überblick
In der meeting venue Youmeet in Utrecht dreht sich alles um eines: die Energie den ganzen Tag über fließen zu lassen. Kennst du diese endlosen Meetings im selben Raum? Hier erlebst du genau das Gegenteil. Die Gäste bewegen sich durch einen dynamischen Workflow, in dem Ideen entstehen, wachsen und zu klaren Entscheidungen werden. Mit fünf verschiedenen Räumen begleitet Youmeet seine Gäste durch den gesamten kreativen Prozess.
„Das Schönste ist, wenn unsere Gäste nach einem intensiven Tag voller Energie nach Hause gehen“, erzählt Jasper, der für die operativen Abläufe bei Youmeet verantwortlich ist. „Wenn sie wirklich das Gefühl haben, gemeinsam etwas erreicht zu haben.“
Diese besondere Energie entsteht nicht nur durch die Umgebung. Auch die Abläufe hinter den Kulissen spielen eine entscheidende Rolle. Vor dem Wechsel zu MICE nutzte Youmeet isolierte Einzellösungen. Jasper erklärt: „Wir arbeiteten mit einem Outlook-Kalender und Excel-Listen. Angebote und Rechnungen liefen über Exact. Es fehlte uns einfach ein zentraler Ort, an dem alles zusammenkommt.“
Da Youmeet mit ganz spezifischen Raumkonzepten und detaillierten Event-Setups arbeitet, suchte das Team nach einem System, das die Veranstaltungsbranche wirklich versteht. Der Wechsel zu MICE war daher der logische nächste Schritt. Eventmanagerin Eva erinnert sich: „Zuerst haben wir das passende Setup für unsere Arbeitsweise definiert. Dank der übersichtlichen Software und dem hilfsbereiten Support konnten wir danach direkt loslegen.“
„Unser Arbeitsaufwand ist gesunken, während die Qualität stetig steigt. So bearbeiten wir mehr Anfragen, ohne dabei Abstriche machen zu müssen.“
Mehr Zeit für Marketing und ein noch besseres Gästeerlebnis
Die positiven Auswirkungen des Wechsels waren sofort spürbar. Aufgaben, die früher Stunden dauerten, erledigt das Team heute in einem Bruchteil der Zeit. Bedeuten schnellere Prozesse aber weniger persönlichen Kontakt? Ganz im Gegenteil!
Eva erklärt: „Wir haben jetzt für jeden Raum fertige Angebotsvorlagen. Weil wir die Angebote so schnell versenden, bleibt uns mehr Zeit, um unsere Kunden persönlich anzurufen. Dieser direkte Kontakt ist uns wichtig. So finden wir gemeinsam heraus, ob der gewählte Raum wirklich zu dem Ziel passt, das sie an diesem Tag erreichen möchten.“
Jasper stimmt zu: „Wir merken deutlich, dass der Arbeitsaufwand sinkt, während unsere Qualität weiter steigt. Alles ist in einer klaren Übersicht organisiert und das wirkt sich direkt positiv auf unser Geschäft aus. Wir können nun mehr Anfragen bearbeiten und dabei unseren hohen Standard mühelos halten.“
Durch die mit MICE gewonnene Zeit konzentriert sich Youmeet wieder voll und ganz auf das Erlebnis der Gäste. „Es ist eine Win-win-Situation“, freut sich Jasper. „Wir verbringen weniger Zeit mit Angeboten und Administration. Das gibt uns den Raum für eine perfekte Vorbereitung, unsere Gäste und unsere Marketing-Ideen. Und genau diese Energie spürt man am Veranstaltungstag sofort.“
