Ferme Rosa
Hoeve Rosa : d'Excel au secteur MICE pour une organisation plus efficace des réunions
Ancienne ferme laitière, Hoeve Rosa s'est transformée depuis 2012 en un lieu polyvalent dédié aux réunions et aux formations pour le marché des entreprises.
propriétaire, Yvonne Kersten, raconte l’histoire de cette transition : « En raison de l’extension d’un grand parc d’activités logistique à proximité, il n’y avait plus de place pour la ferme laitière. Cela nous a beaucoup attristés, mais nous avions déjà une clientèle fidèle grâce aux lieux de réunion. Nous avons donc décidé de développer notre offre de réunions. Nous avons ajouté trois nouveaux lieux de réunion et réaménagé l’ensemble de l’espace extérieur. On y trouve désormais un grand étang, des coins salon en plein air, des sentiers de promenade et une grande pelouse dédiée, par exemple, aux activités de team building. On peut, par exemple, organiser un stage de boxe ou un atelier de conduite de troupeau de moutons. Désormais, ce n’est plus une « rencontre avec le fermier », mais une « rencontre au vert » ! »
« Une professionnalisation
immédiate » « Lorsque nous avons opéré ce changement en 2021, nous avons décidé de franchir une étape vers la professionnalisation. Après tout, le professionnalisme est l’une de nos valeurs fondamentales. Nous avons opté pour un nouveau logo et un nouveau site web. C’est à cette période que MICE a croisé mon chemin, et cette solution s’inscrivait parfaitement dans cette démarche de professionnalisation. Je l’avais vu une seule fois et j’ai tout de suite été conquis. Ça fonctionne tout simplement à merveille. Au début, on faisait tout sur Excel. Maintenant, on dispose de devis et de factures professionnels. C’est un vrai plaisir de les créer, c’est un jeu d’enfant ! Autre amélioration notable : auparavant, les clients devaient appeler pour obtenir des informations ou demander des modifications. Désormais, tout peut se faire via MICE. Il arrive parfois de recevoir une demande via le module dédié à 21 h. C’est idéal pour le client que cela soit possible. On peut alors facilement transformer cette demande en devis. »
Je l'avais vu une fois et j'ai tout de suite été conquis. Le client peut faire une demande à tout moment, ce qui est idéal.
Configuration et mise en route «
J’ai tout de suite remarqué que c’était très intuitif. La configuration a demandé beaucoup de travail. J’ai passé quelques jours à y réfléchir : à quoi je veux que les formules ressemblent ? Est-ce que c’est logique pour un client ? Qu’est-ce qui est inclus ou non dans une formule ? Que vais-je proposer ? Une fois que tout est en place, on peut s’en servir facilement et c’est vraiment génial. Chez MICE,
ils réfléchissent bien avec vous ; si vous avez des conseils ou des souhaits, vous pouvez leur en faire part – ils tiennent vraiment compte de vos idées. C’est une collaboration très agréable. »
« 
Dépasser les attentes des clients » « Nous
avons délibérément choisi de nous concentrer entièrement sur le marché des entreprises. C'est tout simplement ce qui nous passionne. Et je suis convaincu que lorsqu'on se concentre sur une seule chose, on peut l'exceller. Toutes les salles sont équipées de tout ce dont vous avez besoin pour une réunion réussie.
Grâce à MICE, nous avons une vue d’ensemble, ce qui améliore la qualité de notre service. Je travaille désormais avec trois hôtesses qui peuvent également consulter le système ; elles voient ainsi quand il y a beaucoup de monde, par exemple. C’est très pratique. Et oui, on peut y entrer beaucoup d’informations. J’imprime chaque semaine les listes de tâches pour mon personnel : elles constituent le fil conducteur de leur travail et je les distribue ensuite. Si un client a posé une question supplémentaire ou a une demande particulière, on peut également l’ajouter à cette liste de tâches. Par exemple, nous leur demandons quelle disposition ils souhaitent, nous notons leurs souhaits ou les points à surveiller lors d’une précédente collaboration, et nous tenons compte de leurs préférences alimentaires. De cette manière, nous essayons de dépasser les attentes et de faire la différence en collaboration avec le client. C’est quelque chose que nous trouvons très important. Et cela fonctionne très bien avec MICE. »
