Meetables
Meetables collabore avec succès avec 23 lieux d'exception dans le cadre du secteur MICE.
Meetables est une plateforme qui collabore avec 23 lieux haut de gamme. Meetables gère, conseille et contribue activement au développement d'une sélection triée sur le volet de lieux de réunion exceptionnels dans les environs d'Amsterdam, d'Utrecht et de Rotterdam. Meetables existe depuis 2012.
Jacintha Ruppert, associée gérante chez Meetables, a commencé avec un seul lieu de réunion. Ce lieu a connu un tel succès que, peu de temps après, deux autres lieux sont venus s'y ajouter. C'est de la collaboration entre ces différents lieux qu'est né Meetables. Très tôt, le besoin s'est fait sentir de disposer d'informations plus spécifiques à chaque lieu, mais aussi d'une vue d'ensemble unifiée.
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Je ne peux que constater que MICE apporte une réelle valeur ajoutée. Non seulement en termes de chiffre d'affaires supplémentaire et de professionnalisme, mais aussi, littéralement, en termes de gain de temps et, par conséquent, d'argent.
Pour ces lieux haut de gamme, plusieurs critères constituent des conditions préalables essentielles à l’adhésion à Meetables. Mickey Dekker explique : « Nous tenons toujours compte de l’accessibilité du lieu : est-il facile d’accès, les clients peuvent-ils se garer facilement ? Mais surtout, quelle est la qualité des lieux ? Qu’en est-il de l’accueil et du confort ? Qu’en est-il de la qualité de la restauration ? De plus, garantir la satisfaction des clients et veiller à la bonne organisation des événements sont tout aussi essentiels. » Dès lors qu’un lieu répond à tous ces critères, il peut devenir un site Meetables.
Transition vers le secteur MICE
Meetables a connu une croissance significative ces dernières années. « Les sites Meetables ne sont pas concurrents, mais se soutiennent mutuellement. Nous travaillons véritablement ensemble », affirme Mickey. Actuellement, Meetables dispose d’une base de données d’environ 5 000 à 6 000 clients potentiels. Auparavant,
Meetables utilisait d’autres logiciels, mais ceux-ci ne fonctionnaient pas toujours de manière optimale. « Pour les petites salles affiliées à Meetables en particulier, les anciens systèmes étaient parfois trop complexes ou trop coûteux », ajoute Jacintha. « Finalement, nous avons découvert MICE fin 2018 et avons décidé en 2019 de passer à MICE par étapes. »
Avec le module « cockpit », les sites n'ont pas accès aux données des autres. En revanche, nous partageons délibérément la base de données clients de manière collective.
Vue d'ensemble centralisée grâce au Compte cockpit
Jacintha : « L’une des principales raisons de cette transition était la structure dite « cockpit » proposée par MICE. Elle nous permet d’avoir une vue d’ensemble centralisée de tout ce qui se passe sur chaque site et de connaître rapidement la disponibilité des lieux connectés. De plus, nous pouvons facilement demander des devis numériques attrayants, dans lesquels nous pouvons inclure nos propres photos. Cela donne à nos clients une idée immédiate du lieu, ce qui est crucial pour nous. »
Une mise en œuvre sans heurts
Dès qu’un lieu de réunion rejoint Meetables, il a immédiatement accès à MICE. Chaque lieu Meetables dispose d’un accès au logiciel. Mickey Dekker, associé gérant chez Meetables, explique : « Nous nous chargeons de la configuration de base pour eux. Ensuite, le lieu bénéficie d’une démonstration de MICE. Cependant, chez Meetables, nous restons également disponibles en arrière-plan pour répondre aux questions et apporter notre aide. »
Wendy ajoute : « Ensemble, nous explorons comment un lieu peut tirer le meilleur parti de MICE. Nous analysons l’ensemble du flux de travail d’un lieu, des demandes de devis à la facturation. »
En tant que responsable des lieux de tournage chez 12Gather, j'ai pu commencer à utiliser le système en un rien de temps. Cela montre bien à quel point il est convivial.
Le lieu de réunion 12Gather, situé à Ankeveen, en est 
un bon exemple. 12Gather a rejoint Meetables en juin 2022. Ce qui rend ce lieu unique, c’est sa forme circulaire, qui apporte une touche ludique aux réunions axées, par exemple, sur le team building.
Un ton unique pour tous les lieux
Actuellement, 23 lieux Meetables opèrent au sein d’un environnement MICE unique. « Lorsque nous configurons partiellement MICE, Meetables peut également définir un certain ton de communication », explique Mickey. « Bien sûr, chaque lieu apporte sa touche personnelle, mais on reconnaît toujours qu’il s’agit d’un lieu Meetables, et c’est important pour nous. Cette possibilité est pour nous un atout majeur de MICE. »
Principaux avantages
« La vue d’ensemble est notre plus grand atout. Nous pouvons voir instantanément quels lieux sont disponibles et lesquels ne le sont pas », déclare Mickey. « De plus, nos lieux peuvent tout gérer via un seul et même système. Par exemple, les listes de cuisine ou les commandes destinées à des prestataires externes. Vous n’avez plus besoin de ressaisir séparément les commandes destinées à votre traiteur. Si vous les saisissez correctement dans le système, il suffit de les filtrer et de les envoyer directement. Cela permet de gagner beaucoup de temps et d’éviter les erreurs. »
Mais ce n’est pas tout : « La vue d’ensemble des messages fonctionne également à merveille », poursuit Mickey. « Elle a été récemment mise à jour et fonctionne désormais encore mieux. Par exemple, c’est très pratique que les messages soient liés à vos événements. Vous n’avez pas besoin de passer d’Outlook à votre agenda, à votre itinéraire ou à quoi que ce soit d’autre. Cela rend MICE très convivial. »
Nous pouvons tout gérer à partir d'un seul et même système. Par exemple, les listes de cuisine ou les commandes destinées à un tiers peuvent toutes être traitées au sein du système.
Un investissement judicieux
Wendy : « Si vous êtes un lieu événementiel bien établi et que vous trouvez que la création de devis vous prend trop de temps, alors MICE est vraiment un investissement fantastique. Ça fait gagner tellement de temps ! Cela ne s'applique pas seulement à l'établissement des devis, mais aussi aux processus de facturation ; si vous devez gérer tout cela manuellement et calculer le temps que vous y consacrez, je ne peux que constater que MICE vous apporte énormément. Non seulement en termes de chiffre d'affaires supplémentaire et d'image professionnelle, mais aussi, littéralement, en termes de temps et, par conséquent, d'argent. »
