DeFabrique ontwikkelt zich continu met MICE als 'all-in systeem' aan de basis.

DeFabrique is een oude mengvoederfabriek van meer dan 100 jaar oud. Het complex is sinds 2001 in gebruik als evenementenlocatie en bestaat uit 21 loodsen, silo’s en hallen. Daarmee biedt de locatie ruimte aan maximaal 3500 bezoekers. Jaarlijks organiseert DeFabrique zo’n 300 (zakelijke) evenementen; zoals congressen, feestavonden, beurzen, productlanceringen, etc.

Artikel gaat verder onder de video.

Op zoek naar een ‘all-in systeem’

In 2020 werd op zoek gegaan naar een verbetering van de systemen die ze destijds gebruikten. Projectmanager Esmee Veldman: “Iedere afdeling werkte met een ander systeem. Het idee was dat al die losse systemen uiteindelijk met elkaar zouden communiceren, maar dat was niet mogelijk en financieel niet haalbaar. Het issue was dus dat wij heel veel informatie op verschillende plekken hadden. Bij iedere overdracht moesten wij opnieuw dezelfde informatie verwerken in de verschillende systemen. Dit was tijdrovend én foutgevoelig. We hadden de informatie niet op één plek, dus waar haalden we onze cijfers en data vandaan? In het ene systeem was het weer anders dan in het andere.”

Daarom gingen ze op zoek naar een bedrijf dat ook een stuk maatwerk kon bieden. “MICE Operations bleek dit heel goed te doen”, aldus Esmee. “Ze boden voor ons een hele duidelijke oplossing, maar daarnaast ook de mogelijkheid om met ons mee te denken in de opties.”

Implementatie

Zo werden ze ook betrokken in de oplossing voor het vraagstuk met de koppelingen. “We konden niet met verschillende systemen blijven werken, dus uiteindelijk stap je van de ene op de andere dag volledig over”, zegt Esmee. “Omdat wij eerder met zoveel verschillende systemen werkten, zijn we eerst gaan kijken welke functies van onze oude systemen we noodzakelijk vonden voor onze nieuwe software. Met een select clubje collega’s hebben we toen al het voorbereidende werk gedaan. Uiteindelijk hebben we het hele team getraind en zijn we binnen twee weken overgegaan naar MICE.”

Op dit moment werken zo’n vijftig medewerkers van DeFabrique in MICE; dat zijn allemaal verschillende soorten gebruikers. Esmee: “Onze sales en event productie afdeling doet het voorbereidende werk voor een evenement. Zij stemmen met de opdrachtgever af hoe het evenement er uiteindelijk uit gaat zien. Daarnaast hebben we ook nog mensen die zich bezighouden met de inkoop en de planning en uiteindelijk zijn er een heleboel collega’s die vooral een duidelijk draaiboek moeten kunnen lezen.” Iedereen werkt dus op een andere manier met de software. Esmee: “Leren werken met MICE gaat goed. Iedereen moet natuurlijk nog wel even zijn/haar/diens weg vinden, maar over het algemeen gaat dit heel soepel. Het is heel overzichtelijk en gebruiksvriendelijk. MICE is uiteindelijk ook echt een systeem dat voor jou gaat denken.”

Toen Marleen van der Hoek als teamlead sales en event productie in 2019 begon bij DeFabrique, was ook haar eerste struikelblok dat er zoveel verschillende systemen waren. “Het waren heus goede programma’s, maar het feit dat ze niet aan elkaar waren gekoppeld zorgde voor extra werk en dat was soms zo frustrerend. Na de overgang naar MICE is alles een stuk overzichtelijker geworden. We hebben een werkwijze gecreëerd waar iedereen mee kan werken. Mocht iemand bij ons wegvallen, op vakantie zijn of ziek zijn, dan kunnen we gewoon door: Álle informatie staat in MICE. Je hoeft niet meer op zoek naar de status van een event in de mailbox van een collega, maar we hebben ervoor gezorgd dat alles terug is te vinden in MICE. Dit maakt MICE voor ons echt van toegevoegde waarde.” 

Een ander groot voordeel in de ogen van Marleen zijn de offertes die ze met MICE kan opstellen. Zo zegt ze: “De digitale offerte werkt goed voor onze klanten en het ziet er ook nog eens tof uit. Bovendien kunnen we de offerte nog personaliseren voor onze verschillende type evenementen. De offerte voor een feestavond ziet er bijvoorbeeld anders uit dan voor een congres. Binnen een paar minuten kunnen wij een digitale, gepersonaliseerde offerte sturen naar onze klanten.”

Samenwerking en maatwerk

“Wanneer we kleine onduidelijkheden of problemen ondervinden in het dagelijks gebruik van MICE, dan zoeken we altijd direct contact met de support afdeling van MICE. De reactie op dit soort vraagstukken komt dan altijd snel via de chat, zodat we meteen door kunnen met ons werk. Grotere vraagstukken, zoals extra functionaliteiten in het systeem, pakken we samen met MICE Operations op. Er wordt altijd goed meegedacht over oplossingen. We worden als klant echt serieus genomen. Het is een proces dat continu door blijft gaan.”