CORPUS Congress Centre stroomlijnt de organisatie van bedrijfsevenementen met MICE Operations

CORPUS in Oegstgeest staat bekend om de iconische ‘Journey Through the Human Body’ en huisvestigt ook CORPUS Congress Centre, waar vele zakelijke congressen, evenementen en feesten plaatsvinden. Die worden voorbereid door een compact eventteam van vijf mensen. Met zo’n klein team is het prettig om te werken met software die overzicht biedt en makkelijk in gebruik is.

Na een aantal jaar met een ander eventmanagementsysteem te hebben gewerkt, merkte het team dat aanvullende functionaliteiten niet altijd vanzelfsprekend waren. Voor extra mogelijkheden was vaak een uitbreiding van het pakket nodig. CORPUS ging daarom op zoek naar een systeem dat beter aansloot bij de dagelijkse praktijk. In MICE Operations vonden ze de overzichtelijkheid en het gebruiksgemak waar ze naar op zoek waren. “Het doet exact wat wij nodig hebben. En het is lekker overzichtelijk en simpel in gebruik,” zegt Kim, manager Conferences & Events bij CORPUS.

De overstap werd slim gepland in de rustigere zomermaanden. Sylvia, junior Event Manager bij CORPUS zegt: “Het team van MICE zette al onze producten vooraf al in het systeem. Wij hoefden de boel alleen nog maar na te lopen en onze eerste offertes te maken.” Zo was het team goed voorbereid toen het congresseizoen weer begon en konden ze direct volledig met MICE aan de slag.

Van aanvraag tot uitvoering

Achter de schermen sluit MICE aan op de bredere werkwijze binnen CORPUS. Salesforce wordt gebruikt voor het bijhouden van verschillende onderdelen van de organisatie, zoals ticketing, rondleidingen en evenementen. Voor bedrijfsevenementen worden aanvragen vanuit Salesforce naar MICE doorgestuurd, waar het eventteam de aanvraag verder uitwerkt tot een offerte en draaiboek. Beide systemen zijn via een koppeling op maat met elkaar verbonden, waarbij MICE heeft meegedacht over de inrichting.

Inmiddels is MICE niet meer weg te denken uit de dagelijkse werkwijze. “We maken alle offertes op maat,” vertelt Kim. Daarin maakt het digitale offerteproces een praktisch verschil. “Eerst moest de opdrachtgever de offerte uitprinten, handmatig tekenen, inscannen en dan terugsturen,” zegt Sylvia. “Nu is het gewoon één knop om makkelijk digitaal te ondertekenen.”

Na akkoord kan het team direct verder met de uitvoering. Het draaiboek staat in MICE klaar en ook collega’s van andere afdelingen hebben via hun eigen gebruikersrol toegang tot de informatie die voor hen relevant is. Zo werkt iedereen met dezelfde actuele informatie.

Korte lijnen, snel schakelen

Naast de software zelf waardeert Kim vooral de manier waarop MICE met het team samenwerkt. In plaats van contact via een helpdesk met tickets, heeft ze een vast aanspreekpunt dat snel reageert. “Je hebt direct contact met iemand die jouw situatie kent. Dat schakelt zóveel fijner.”

“Als je geen uitleg krijgt, kan je het denk ik ook”

Bij het aanraden van MICE aan andere evenementenlocaties noemt het team vooral het gebruiksgemak. Waar ze bij hun vorige softwaresysteem nog drie dagen uitleg nodig hadden, was een training van een uurtje bij MICE al genoeg om zelfstandig aan de slag te gaan. “Het is een heel fijn en overzichtelijk programma,” zegt Kim. “Als je geen uitleg krijgt, kan je het denk ik ook.”

Voor CORPUS zit de meerwaarde van MICE daarmee in een combinatie van gebruiksgemak en persoonlijk contact. Het team heeft overzicht over aanvragen, offertes en draaiboeken en kan rekenen op snelle ondersteuning wanneer dat nodig is. Zo blijft het werk overzichtelijk, ook als de evenementen zelf steeds weer anders zijn.