CORPUS Congress Centre strømliner tilrettelæggelsen af virksomhedseventer med MICE Operations

CORPUS i Oegstgeest er kendt for den ikoniske »Journey Through the Human Body«, men huser desuden også CORPUS Congress Centre, hvor der afholdes mange erhvervskongresser, arrangementer og fester. Det klarer eventteamet med en lille gruppe på fem personer. Med et så lille team er det rart at arbejde med software, der giver et godt overblik og er nemt at bruge.

Efter at have arbejdet med et andet eventmanagementsystem i en årrække bemærkede teamet, at yderligere funktioner ikke altid var en selvfølge. For at få ekstra muligheder var det ofte nødvendigt at udvide pakken. CORPUS gik derfor på jagt efter et system, der passede bedre til den daglige praksis. I MICE Operations fandt de den overskuelighed og brugervenlighed, de søgte. »Det gør præcis det, vi har brug for. Og det er dejligt overskueligt og nemt at bruge,« siger Kim, manager for Conferences & Events hos CORPUS.

Overgangen blev klogt planlagt til de roligere sommermåneder. Sylvia, junior Event Manager hos CORPUS, siger: »MICE-teamet indtastede alle vores produkter i systemet på forhånd. Vi skulle blot gennemgå det hele og udarbejde vores første tilbud.” På den måde var teamet godt forberedt, da kongressæsonen startede igen, og de kunne straks gå fuldt i gang med MICE.

Fra forespørgsel til gennemførelse

Bag kulisserne er MICE integreret i den overordnede arbejdsgang inden for CORPUS. Salesforce bruges til at administrere forskellige dele af organisationen, såsom billetsalg, rundvisninger og arrangementer. Ved firmaarrangementer videresendes forespørgsler fra Salesforce til MICE, hvor eventteamet udarbejder forespørgslen til et tilbud og et afviklingsforløb. Begge systemer er forbundet via en skræddersyet integration, hvor MICE har været med til at udforme løsningen.

I mellemtiden er MICE blevet uundværlig i den daglige arbejdsgang. »Vi udarbejder alle tilbud skræddersyet,« fortæller Kim. Her gør den digitale tilbudsproces en praktisk forskel. »Før skulle kunden udskrive tilbuddet, underskrive det manuelt, scanne det og derefter sende det tilbage,« siger Sylvia. »Nu er det blot et enkelt klik at underskrive digitalt.«

Efter godkendelse kan teamet straks gå i gang med gennemførelsen. Handlingsplanen ligger klar i MICE, og også kolleger fra andre afdelinger har via deres egen brugerrolle adgang til de oplysninger, der er relevante for dem. På den måde arbejder alle med de samme, aktuelle oplysninger.

Korte kommunikationsveje, hurtig reaktion

Ud over selve softwaren sætter Kim især pris på den måde, MICE samarbejder med teamet på. I stedet for at skulle kontakte en helpdesk via supportbilletter har hun en fast kontaktperson, der reagerer hurtigt. »Man har direkte kontakt med en person, der kender ens situation. Det gør det så meget nemmere at handle.« »

”Hvis man ikke får nogen forklaring, kan man nok også selv finde ud af det”

Når teamet anbefaler MICE til andre eventlokaler, fremhæver de især brugervenligheden. Hvor de med deres tidligere softwaresystem havde brug for tre dages oplæring, var en times træning i MICE nok til, at de kunne komme i gang på egen hånd. »Det er et rigtig godt og overskueligt program,« siger Kim. »Hvis man ikke får nogen forklaring, kan man nok også finde ud af det.«

For CORPUS ligger MICE’s merværdi således i en kombination af brugervenlighed og personlig kontakt. Teamet har overblik over forespørgsler, tilbud og manuskripter og kan regne med hurtig support, når det er nødvendigt. På den måde forbliver arbejdet overskueligt, selvom selve arrangementerne gang på gang er forskellige.