CORPUS Congress Centre streamlined die Organisation von Unternehmensevents mit MICE Operations

CORPUS in Oegstgeest ist weltbekannt für seine ikonische „Reise durch den menschlichen Körper“. Doch der Gebäudekomplex beherbergt auch das CORPUS Congress Centre – eine gefragte Location für zahlreiche Kongresse, Firmenevents und Feiern. Das gesamte Eventmanagement wird dabei von einem schlagkräftigen Miniteam aus gerade einmal fünf Personen gestemmt. Bei so einer kompakten Truppe ist eine Software, die echten Überblick bietet und kinderleicht zu bedienen ist, schlichtweg Gold wert.

Nach einigen Jahren mit einem anderen Event-Managementsystem stellte das Team fest, dass zusätzliche Funktionen oft keine Selbstverständlichkeit waren. Jedes kleine Extra erforderte meist direkt ein teures Paket-Upgrade. CORPUS begab sich daher auf die Suche nach einem System, das besser zur täglichen Praxis passte. Bei MICE Operations fanden sie genau die Übersichtlichkeit und Nutzerfreundlichkeit, die sie sich gewünscht hatten. „Es tut exakt das, was wir brauchen. Und es ist absolut übersichtlich und herrlich unkompliziert“, schwärmt Kim, Manager Conferences & Events bei CORPUS.

Der Wechsel wurde vorausschauend in die ruhigeren Sommermonate gelegt. Sylvia, Junior Event Managerin bei CORPUS, erzählt: „Das Team von MICE hat all unsere Produkte vorab im System angelegt. Wir mussten die Daten nur noch kurz gegenchecken und konnten direkt unsere ersten Angebote schreiben.“ So war das Team perfekt gewappnet, als die Kongress-Saison wieder voll anrollte, und konnte mit MICE sofort durchstarten.

Vom Erstkontakt bis zur perfekten Durchführung

Hinter den Kulissen fügt sich MICE nahtlos in die Gesamtabläufe von CORPUS ein. Salesforce wird für verschiedene Unternehmensbereiche wie Ticketing, Führungen und Veranstaltungen genutzt. Bei Unternehmensevents werden Anfragen aus Salesforce direkt an MICE weitergeleitet, wo das Eventteam sie zu maßgeschneiderten Angeboten und Regieplänen ausarbeitet. Beide Systeme sind über eine maßgeschneiderte Schnittstelle miteinander verbunden – MICE hat hierbei tatkräftig bei der optimalen Einrichtung mitgedacht.

Mittlerweile ist MICE aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. „Wir erstellen jedes Angebot individuell“, erklärt Kim. Dabei sorgt der digitale Angebotsprozess für eine spürbare Erleichterung. „Früher musste der Kunde das Angebot ausdrucken, handschriftlich unterschreiben, einscannen und wieder zurückschicken“, erinnert sich Sylvia. „Heute reicht ein einziger Klick zur digitalen Unterschrift – einfacher geht’s nicht!“

Sobald das Go da ist, geht es direkt an die Umsetzung. Der Regieplan steht in MICE bereit und auch Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen haben über ihre jeweiligen Benutzerrollen Zugriff auf genau die Informationen, die für sie relevant sind. So arbeitet das gesamte Team stets auf demselben aktuellen Stand.

Kurze Wege, schnelle Ansagen

Neben der Software schätzt Kim vor allem die persönliche Zusammenarbeit mit MICE. Statt sich mit anonymen Ticket-Systemen herumzuschlagen, hat sie einen festen Ansprechpartner, der blitzschnell reagiert. „Man hat direkt jemanden an der Strippe, der die eigene Situation genau kennt. Das macht das Arbeiten einfach so viel angenehmer.“

„Selbst ohne Erklär-Bär würde man das hinbekommen!“

Wenn das Team MICE anderen Event-Locations weiterempfiehlt, steht die Benutzerfreundlichkeit an erster Stelle. Während beim vorherigen System noch eine dreitägige Schulung nötig war, reichte bei MICE ein knappes Stündchen Einführung aus, um eigenständig loszulegen. „Es ist ein richtig feines, übersichtliches Programm“, sagt Kim. „Ich glaube, selbst wenn dir niemand erklärt, wie es funktioniert, steigst du da sofort durch!“

Für CORPUS liegt der Mehrwert von MICE in dieser unschlagbaren Kombination aus Bedienkomfort und persönlicher Betreuung. Das Team behält jederzeit den vollen Überblick über Anfragen, Angebote und Ablaufpläne und kann sich auf schnellen Support verlassen. So bleibt der Arbeitsalltag entspannt und strukturiert – ganz egal, wie individuell die Events auch sind.