Le CORPUS Congress Centre rationalise l'organisation d'événements d'entreprise grâce à MICE Operations
CORPUS, situé à Oegstgeest, est connu pour son exposition emblématique « Journey Through the Human Body », mais abrite également le CORPUS Congress Centre, où se déroulent de nombreux congrès professionnels, événements et fêtes. L’équipe chargée de l’organisation des événements gère tout cela avec une petite équipe de cinq personnes. Avec une équipe aussi réduite, il est agréable de travailler avec un logiciel qui offre une bonne vue d’ensemble et qui est facile à utiliser.
Après avoir utilisé pendant plusieurs années un autre système de gestion d’événements, l’équipe a constaté que les fonctionnalités supplémentaires n’étaient pas toujours disponibles d’office. Pour bénéficier de possibilités supplémentaires, il fallait souvent étendre le logiciel. CORPUS s’est donc mis en quête d’un système mieux adapté à son quotidien. C’est dans MICE Operations qu’ils ont trouvé la clarté et la simplicité d’utilisation qu’ils recherchaient. « Il fait exactement ce dont nous avons besoin. Et il est très clair et simple à utiliser », explique Kim, responsable Conférences & Événements chez CORPUS.
La transition a été judicieusement planifiée pendant les mois d’été, plus calmes. Sylvia, responsable événementielle junior chez CORPUS, explique : « L’équipe de MICE a déjà intégré tous nos produits dans le système au préalable. Il ne nous restait plus qu’à tout vérifier et à établir nos premiers devis. » L’équipe était ainsi bien préparée lorsque la saison des congrès a repris et a pu se mettre immédiatement et pleinement au travail avec MICE.
« L'équipe de MICE avait déjà saisi tous nos produits dans le système au préalable. Il ne nous restait plus qu'à vérifier le tout et à établir nos premiers devis. »
De la demande à la mise
en œuvre : en coulisses, MICE s’inscrit dans la démarche globale de CORPUS. Salesforce est utilisé pour gérer différents aspects de l’organisation, tels que la billetterie, les visites guidées et les événements. Pour les événements d’entreprise, les demandes sont transmises depuis Salesforce vers MICE, où l’équipe événementielle les traite pour élaborer un devis et un scénario. Les deux systèmes sont reliés par une interface sur mesure, à la conception de laquelle MICE a activement participé.
Aujourd’hui, MICE fait partie intégrante du fonctionnement quotidien. « Nous établissons tous nos devis sur mesure », explique Kim. C’est là que le processus de devis numérique fait toute la différence. « Auparavant, le client devait imprimer le devis, le signer à la main, le numériser, puis le renvoyer », précise Sylvia. « Désormais, il suffit d’appuyer sur un bouton pour signer facilement de manière numérique. »
Une fois l’accord obtenu, l’équipe peut immédiatement passer à la mise en œuvre. Le plan d’action est prêt dans MICE et les collègues d’autres services ont également accès, via leur propre rôle d’utilisateur, aux informations qui les concernent. Ainsi, tout le monde travaille avec les mêmes informations à jour.
Des échanges directs, une réactivité
immédiate. Outre le logiciel lui-même, Kim apprécie particulièrement la manière dont MICE collabore avec son équipe. Au lieu de passer par un service d’assistance avec des tickets, elle dispose d’un interlocuteur attitré qui réagit rapidement. « On est directement en contact avec quelqu’un qui connaît notre situation. C’est tellement plus agréable de pouvoir réagir ainsi. » «
« Si on ne vous donne pas d’explications, je pense que vous y arriverez aussi »
Lorsqu’elle recommande MICE à d’autres lieux événementiels, l’équipe met surtout en avant sa facilité d’utilisation. Alors qu’avec leur ancien système logiciel, il leur fallait encore trois jours de formation, une formation d’une heure avec MICE a suffi pour qu’ils puissent se lancer de manière autonome. « C’est un logiciel très agréable et intuitif », explique Kim. « Si on ne vous explique pas comment ça marche, je pense que vous y arriverez quand même. »
Pour CORPUS, la valeur ajoutée de MICE réside donc dans la combinaison de la facilité d’utilisation et du contact personnalisé. L’équipe dispose d’une vue d’ensemble des demandes, des devis et des scénarios, et peut compter sur une assistance rapide en cas de besoin. Ainsi, le travail reste clair, même si les événements eux-mêmes sont toujours différents.
