DeFabrique
DeFabrique ne cesse d’évoluer, avec le secteur MICE comme principal « système tout-en-un ».
DeFabrique est une ancienne usine d’aliments pour animaux vieille de plus de 100 ans. Depuis 2001, le complexe est utilisé comme lieu d’événements et se compose de 21 entrepôts, silos et halls. Cela permet au site d’accueillir jusqu’à 3 500 visiteurs. Chaque année, DeFabrique accueille environ 300 événements (professionnels), tels que des conférences, des soirées, des salons professionnels, des lancements de produits, etc.
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À la recherche d'un « système tout-en-un »
En 2020, la recherche d’une amélioration des systèmes alors utilisés a commencé. Esmee Veldman, chef de projet, a déclaré : « Chaque service utilisait un système différent. L'idée était que tous ces systèmes distincts finissent par communiquer entre eux, mais cela s'est avéré impossible et financièrement irréalisable. Le problème était donc que nous disposions d'une multitude d'informations dispersées à différents endroits. À chaque transfert de tâches, nous devions retraiter les mêmes informations dans différents systèmes. Cela prenait beaucoup de temps et était source d'erreurs. Comme nous ne disposions pas d’un point centralisé pour ces informations, d’où tirions-nous nos chiffres et nos données ? Ils variaient d’un système à l’autre. »
Nous nous sommes mis en quête d'un « système tout-en-un » adapté à tous, qui permettrait de regrouper toutes les informations en un seul et même endroit. Finalement, notre choix s'est porté sur MICE !
C'est pourquoi ils se sont mis à la recherche d'une entreprise capable de proposer une solution sur mesure. « MICE Operations s'est avérée très compétente dans ce domaine », a déclaré Esmee. « Elle nous a proposé une solution très claire, tout en nous offrant la possibilité de collaborer avec elle sur les différentes options. »
Mise en œuvre
Ils ont également participé à la résolution du défi lié aux intégrations. « Nous ne pouvions plus continuer à travailler avec différents systèmes ; nous avons donc fini par opérer une transition complète du jour au lendemain », explique Esmee. « Comme nous utilisions auparavant un grand nombre de systèmes différents, nous avons d’abord identifié les fonctionnalités de nos anciens systèmes que nous jugions indispensables pour notre nouveau logiciel. Avec un groupe restreint de collègues, nous avons effectué tout le travail préparatoire. Finalement, nous avons formé l’ensemble de l’équipe et sommes passés à MICE en l’espace de deux semaines. »
Actuellement, une cinquantaine de membres du personnel de DeFabrique utilisent
MICE, et ce sont tous des types d’utilisateurs différents. Esmee précise : « Notre service commercial et de production d’événements se charge des préparatifs d’un événement. Il coordonne avec le client pour définir la forme finale que prendra l’événement. De plus, nous avons des personnes chargées des achats et de la planification, et enfin, de nombreux collègues ont principalement besoin de pouvoir consulter un programme clair. » Chacun utilise donc le logiciel à sa manière. Esmee a déclaré : « L’apprentissage de MICE se passe bien. Bien sûr, chacun doit trouver ses marques, mais dans l’ensemble, tout se déroule sans encombre. Le logiciel est très clair et convivial. En fin de compte, MICE est un système qui réfléchit vraiment à votre place. »
En collaboration avec MICE, nous explorons sans cesse de nouvelles opportunités pour évoluer en même temps que le logiciel. On a vraiment l'impression qu'il s'agit d'un processus collaboratif.
Lorsque Marleen van der Hoek a rejoint DeFabrique en tant que responsable de l’équipe des ventes et de la production événementielle en 2019, son premier défi a également été lié à l’existence de divers systèmes distincts. « C’étaient certes de bons logiciels, mais le fait qu’ils ne soient pas intégrés entraînait une charge de travail supplémentaire, ce qui était parfois frustrant. Après être passés à MICE, tout est devenu beaucoup plus clair. Nous avons mis en place un flux de travail adapté à tout le monde. Si un membre de notre équipe est absent, en vacances ou malade, nous pouvons continuer à travailler : toutes les informations se trouvent dans MICE. Plus besoin de chercher l’état d’avancement d’un événement dans les e-mails d’un collègue ; nous avons veillé à ce que tout soit accessible dans MICE. C’est vraiment ce qui fait la valeur ajoutée de MICE à nos yeux. »
En quelques minutes, nous pouvons envoyer un devis numérique et personnalisé à nos clients
Selon Marleen, un autre avantage majeur réside dans la possibilité de créer des devis à l’aide de MICE. Elle explique : « Le devis numérique est très apprécié par nos clients, et il est également très esthétique. De plus, nous pouvons personnaliser le devis en fonction des différents types d’événements. Par exemple, le devis pour une soirée festive est différent de celui d’une conférence. En quelques minutes, nous pouvons envoyer un devis numérique personnalisé à nos clients. »
Collaboration et personnalisation
« Lorsque nous rencontrons de légers doutes ou des problèmes dans l’utilisation quotidienne de MICE, nous contactons toujours directement le service d’assistance de MICE. Les réponses à ces questions sont toujours rapides via le chat, ce qui nous permet de reprendre immédiatement notre travail. Pour les problèmes plus importants, comme l’ajout de fonctionnalités au système, nous collaborons avec MICE Operations. Les solutions font l’objet d’une réflexion approfondie. En tant que clients, nous sommes pris au sérieux. C’est un processus continu qui ne cesse de progresser. »
