The All Out
Le secteur MICE est le pilier des événements B2B chez The All Out
Dès
qu’on franchit les portes de The All Out à Amsterdam, on quitte immédiatement l’environnement habituel des réunions. Les néons et les salles de réunion ennuyeuses laissent place au karaoké, aux jeux, aux concours et à des événements axés sur l’expérience. Et le concept remporte un franc succès : la demande du marché des entreprises a connu une croissance si rapide que l’équipe a également eu besoin d’un système en coulisses capable de suivre ce rythme.
Julia, responsable des ventes et des événements chez The All Out, est chargée de traiter toutes les demandes B2B qui nous parviennent. Et elles sont nombreuses. « The All Out a été créé pour répondre à l’énorme demande du marché des entreprises », explique Julia. « Des petits événements d’équipe aux soirées d’entreprise exclusives, chaque entreprise peut trouver son bonheur chez nous. Le B2B est désormais devenu notre principale source de revenus. »
En bref : l’All Out est un immense succès. Mais en coulisses, la préparation de tous ces événements est devenue un processus de plus en plus chronophage. « Au départ, nous
utilisions Keynote, puis Excel », explique Julia. « Il m’arrivait parfois de passer jusqu’à deux heures sur une seule proposition, juste pour qu’elle ait l’air soignée et complète. Chaque page devait être ajustée manuellement. » Outre
la contrainte de temps, il y avait également un décalage avec l’identité de l’entreprise. « Excel
ne correspond tout simplement pas à ce que nous sommes. Nous sommes une marque haute en couleur, et nous voulons que cela transparaisse. Une proposition, c’est notre carte de visite, mais Excel n’a jamais reflété l’expérience de notre marque. »
« De plusieurs heures de travail à une proposition en quelques minutes
. Pour faire face au flux croissant de demandes B2B, The All Out a choisi MICE Operations. La différence la plus notable a été immédiate : la rapidité et le professionnalisme. Ce qui prenait auparavant des heures peut désormais être transformé en une proposition soignée en quelques minutes.
»« Pour les petits groupes, je peux désormais envoyer une proposition en quelques minutes, car toutes les informations sont fournies de manière parfaitement structurée via le module de demande en ligne. Et pour les demandes plus importantes qui nous parviennent par téléphone, nous saisissons toutes les informations dans MICE pendant l’appel lui-même. Dès que je raccroche, la proposition est pratiquement prête », explique Julia.
Je peux désormais envoyer une proposition en quelques minutes, car toutes les informations sont fournies de manière parfaitement structurée via le module de demande en ligne.
La collaboration entre les équipes s’est également améliorée grâce au Tableau de bord de l’événement. « L’équipe opérationnelle voit immédiatement lorsqu’un événement est confirmé. Elle marque la Réservation en vert foncé dès que les places sont réservées et que les achats sont finalisés. MICE fait office de canal de communication central entre les ventes et les opérations. »
Les fonctionnalités de reporting offrent également à Julia la vue d’ensemble dont elle a besoin.
« J’utilise MICE pour établir mes rapports mensuels sur le chiffre d’affaires que je transmets à la direction. On peut voir instantanément où l’on en est exactement. »
Conçu pour s’adapter à la croissance
. Avec l’ambition de gérer intégralement son site berlinois via MICE également, The All Out envisage l’avenir avec confiance. « MICE
est la colonne vertébrale de notre activité B2B », conclut Julia. « Cela nous permet de nous développer sans faire de compromis sur la qualité. Sans le secteur MICE, nous ne serions tout simplement pas en mesure de gérer ce volume de demandes tout en offrant le niveau d’expérience que nous souhaitons proposer. »
