Pendant trois ans, Floris Dirkse van den Heuvel, propriétaire de l'établissement, a cherché la solution logicielle idéale pour son hôtel et son espace événementiel. Il a d'abord opté pour un PMS (système de gestion hôtelière) proposant quelques fonctionnalités dédiées aux réceptions, mais celui-ci s'est avéré insuffisant pour la Villa Veertien. Il s'est alors tourné vers d'autres solutions logicielles (étrangères), mais celles-ci se sont avérées trop lourdes et complexes. De plus, certaines fonctionnalités essentielles faisaient défaut, telles qu'une option de facturation et la conformité à certaines normes néerlandaises.

Mise
en place autonome : Finalement, Floris s'est tourné vers MICE Operations, où il a créé un compte d'essai gratuit en quelques minutes. « Ce que j'ai constaté chez d'autres prestataires, c'est qu'il faut remplir un formulaire et attendre qu'on vous rappelle.

Avec MICE, j'ai reçu un e-mail dans ma boîte de réception en moins de deux minutes et j'ai pu me connecter à mon compte immédiatement. « C'est parfait ! Les gens sont autonomes et veulent quand même pouvoir tester un peu le service », explique Floris.

La décision de commencer à utiliser MICE a été prise assez rapidement. Floris explique : « MICE propose quelques étapes à suivre au début de la création de votre compte pour enregistrer certaines informations de base. En moins de dix minutes, j’avais terminé ces étapes et j’ai pu commencer immédiatement à utiliser MICE. J’ai tout de suite programmé une réunion ! Très vite, j’ai su : c’est exactement ce que nous recherchons ! »

Base
de connaissances en ligne « Il y avait toutefois encore certains points sur lesquels j’avais des questions », explique Floris. « Après tout, c’est un nouveau système avec lequel il faut travailler, et cela demande toujours un certain temps d’adaptation. MICE Operations dispose d’une base de connaissances en ligne contenant des guides qui vous aident vraiment à vous lancer. Ce sont des articles et des vidéos courts et clairs qui vous guident pas à pas tout au long du processus. Ça me convient parfaitement. »

Floris salue également la qualité de l’assistance : « S’il reste des points que vous n’arrivez pas tout à fait à cerner, vous pouvez toujours contacter le service d’assistance par chat de MICE. Je l’ai fait plusieurs fois au cours des deux premières semaines, et j’ai obtenu une réponse immédiate. Je tiens à féliciter le service d’assistance, car il fonctionne de manière extrêmement efficace.

Guide étape par étape du
processus de mise en œuvre : vous lancez l’ensemble du processus de mise en œuvre en saisissant les informations relatives à votre entreprise et votre identité. Comme l’explique Floris : « J’ai pu immédiatement importer notre logo, ajouter nos photos et utiliser les couleurs de notre marque. J’ai tout de suite eu l’impression d’être dans l’environnement de Villa Veertien.

»
Exemples par défaut : le système comprend déjà plusieurs exemples par défaut que les utilisateurs peuvent adopter, modifier ou compléter, notamment en ce qui concerne les Types d’événements. Par exemple, il existe une configuration standard pour une conférence, une réunion ou un mariage. Floris apprécie cette fonctionnalité : « On peut facilement personnaliser ces modèles pour son entreprise avec un minimum d’effort. Ça fonctionne parfaitement. »

Il poursuit : « C'est également appréciable de pouvoir effectuer certaines importations. Par exemple, nous avons pu importer facilement nos produits, nos clients et nos contacts directement dans MICE à l'aide d'un fichier modèle Excel. Dans l’ensemble, le processus de mise en œuvre s’est déroulé sans encombre pour nous. Au bout de deux semaines, nous étions déjà pleinement opérationnels avec l’outil d’appel d’offres MICE.

Online. « Nous
sommes actuellement en train de configurer le module de demandes, mais pour nous, il s’agit d’un processus progressif », explique Floris. « Il est désormais essentiel que le back-office soit bien configuré et fonctionne sans heurts. Nous recevons de nouvelles demandes chaque jour et nous devons les traiter efficacement. La prochaine étape pour nous est le module de demandes. Je suis fermement convaincu que cet outil fonctionne bien et que les clients (potentiels) en seront très satisfaits. Et nous aussi. »