Zentrum für Visionen
Le « Zentrum für Visionen » fait confiance à MICE pour assurer le bon déroulement de ses événements
Situé aux portes de Salzbourg, le Zentrum für Visionen a ouvert ses portes fin 2023. Avec ses 4 200 mètres carrés, c’est tout sauf un lieu d’événementiel classique. Cet espace a tout pour plaire : trois salles publiques, six salles de séminaire et de réunion, des terrasses sur le toit, ainsi qu’une piscine, un restaurant et un hôtel indépendants. Des réunions d’entreprise aux retraites de yoga, en passant par les présentations automobiles, les concerts et même le cabaret, le Zentrum für Visionen est conçu pour accueillir tous types d’événements.
« 
Nous voulons que les gens se sentent à l’aise ici », explique Elisabeth, responsable événementielle. C’est une ambiance qu’ils s’efforcent de créer à chaque événement. Mais avec autant d’espaces à gérer, sans compter leur deuxième site, le B10 Altstadt, situé dans le centre-ville de Salzbourg, l’équipe avait besoin d’une base solide pour que tout fonctionne sans accroc. C’est là que MICE est entré en jeu. « Il existe de nombreux outils différents sur le marché », précise Elisabeth. « Mais nous travaillons déjà avec nos propres partenaires de restauration et techniques. Nous ne voulions pas d’un système qui fasse tout. Nous en voulions un qui présente clairement tous nos espaces et événements en un seul endroit. »
Nous ne voulions pas d'un système qui fasse tout. Nous en voulions un qui présente clairement tous nos espaces et événements en un seul endroit.
Un nouveau départ rapide
. Le premier mois, ils ont utilisé les calendriers Outlook et les feuilles de calcul Excel. Mais ils se sont vite rendu compte que cela ne faisait que leur faire perdre du temps. « La création d’une proposition pouvait nous prendre jusqu’à 30 minutes », se souvient Elisabeth. « Et ensuite, il fallait encore échanger des e-mails, ajouter des tâches manuellement et sans cesse relancer pour obtenir des mises à jour. Cela ne correspondait pas à notre rythme de travail rapide. »
Depuis le passage à MICE, tout le travail s’effectue dans un seul et même système. « Désormais, l’envoi d’une proposition complète ne prend que cinq minutes, envoi compris ! », explique Elisabeth. « C’est plus simple pour nous et plus clair pour les clients. Ils reçoivent une réponse plus rapide et voient immédiatement ce qui est possible. »
Sérénité
intérieure,
clarté extérieure : tâches, acomptes, mises à jour, passation de service… tout est organisé en un seul flux simple. « Avant, on programmait des rappels Outlook pour la moindre petite chose », explique Elisabeth. « Désormais, MICE gère nos tâches. Ça nous apporte une structure, sans le stress. »
Et comme tout le monde travaille dans le même système, la communication interne est également beaucoup plus fluide. Les membres de l’équipe peuvent facilement reprendre là où les autres se sont arrêtés. Différents rôles d’utilisateur garantissent à chacun un accès adapté à ses tâches. Pour les partenaires externes, tels que les traiteurs et les techniciens, les prévisions mensuelles sont partagées. Ils savent exactement quels événements sont à venir et peuvent ainsi se préparer à l’avance. « Plus d’appels inutiles, plus besoin de fouiller dans les e-mails, tout fonctionne tout simplement mieux », conclut Elisabeth.
Avant, on programmait des rappels dans Outlook pour la moindre petite chose. Désormais, c'est MICE qui gère nos tâches. Ça nous apporte une organisation, sans le stress.
Prête à affronter tout ce qui l’attend
, Elisabeth a hâte de développer ses deux sites et de faciliter son travail quotidien grâce à MICE. Elle apprécie les mises à jour régulières qui permettent d’améliorer sans cesse le logiciel. « Tous les mois ou tous les deux mois, nous bénéficions de nouvelles fonctionnalités qui nous aident à optimiser notre travail et à réduire le temps consacré à la Planification d’événements », explique-t-elle.
Leur vision est claire : faire du Zentrum für Visionen le lieu événementiel incontournable, facile à gérer, axé sur le numérique et prêt à donner vie à toutes sortes d’événements. « Passer à MICE nous a non seulement fait gagner du temps, mais cela nous a aussi permis de libérer l’esprit pour nous concentrer sur la création d’événements exceptionnels », explique Elisabeth. Grâce à MICE, ils se sentent prêts à se développer et à continuer à assurer le bon déroulement de chaque événement, aujourd’hui comme à l’avenir.
Le passage à MICE nous a non seulement permis de gagner du temps, mais nous a également redonné la liberté d'esprit nécessaire pour nous concentrer sur la création d'événements exceptionnels.
