Zentrum für Visionen

»Vi vil gerne have, at folk føler sig godt tilpas her,« forklarer eventmanager Elisabeth. Det er en stemning, de arbejder hårdt på at skabe til hvert eneste arrangement. Men med så mange lokaler at administrere – plus deres andet mødested, B10 Altstadt, i Salzburgs centrum – havde teamet brug for et solidt fundament for at sikre, at alt kører problemfrit. Det var her, MICE kom ind i billedet. »Der findes mange forskellige værktøjer på markedet,« siger Elisabeth. »Men vi samarbejder allerede med vores egne catering- og teknikpartnere. Vi ønskede ikke et system, der kan alt. Vi ønskede et system, der tydeligt viser alle vores lokaler og arrangementer samlet ét sted.«

En
hurtig og frisk start I den første måned arbejdede de med Outlook-kalendere og Excel-ark. Men de opdagede hurtigt, at det blot tog længere tid. »Det kunne tage os op til 30 minutter at udarbejde et tilbud,« husker Elisabeth. »Og så skulle man stadig sende e-mails frem og tilbage, tilføje opgaver manuelt og hele tiden følge op på opdateringer. Det passede ikke til vores hurtige arbejdsstil.«

Siden vi skiftede til MICE, foregår alt arbejde i ét system. »Nu tager det kun fem minutter at sende et komplet tilbud – inklusive afsendelsen!« siger Elisabeth. »Det er nemmere for os og mere overskueligt for kunderne. De får et hurtigere svar og kan med det samme se, hvad der er muligt.«

Indre ro, ydre
overskuelighed: Opgaver, aconto-betalinger, opdateringer, overdragelser — det hele er organiseret i ét enkelt forløb. »Før satte vi Outlook-påmindelser op for hver eneste lille ting,« siger Elisabeth. »Nu tager MICE sig af vores opgaver. Det giver os struktur uden stress.« Og

fordi alle arbejder i det samme system, kører den interne kommunikation også meget mere smidigt. Teammedlemmerne kan nemt tage over, hvor andre slap. Forskellige brugerroller sikrer, at alle har den rette adgang, der er skræddersyet til deres opgaver. For eksterne partnere som cateringfirmaer og teknikere deles der månedlige prognoser. De ved præcis, hvilke arrangementer der er på vej, så de kan forberede sig i god tid. »Ingen ekstra opkald, ingen søgning i e-mails – alt fungerer bare bedre,« siger Elisabeth.

Klar til alt, hvad der måtte komme
. Elisabeth ser frem til at udvide begge afdelinger og gøre sit daglige arbejde nemmere med MICE. Hun sætter pris på de regelmæssige opdateringer, der løbende forbedrer softwaren. »Hver eller hver anden måned får vi nye funktioner, der hjælper med at forbedre vores arbejde og den tid, vi bruger på Eventplanlægning af vores arrangementer,« siger hun.

Deres vision er klar: at gøre Zentrum für Visionen til det foretrukne sted for arrangementer, der er nemt at administrere, hvor det digitale kommer i første række, og som er klar til at bringe alle former for arrangementer til live. »Overgangen til MICE har ikke kun sparet os tid, men også givet os den mentale frihed til at fokusere på at skabe fantastiske arrangementer,« reflekterer Elisabeth. Med MICE føler de sig klar til at vokse og fortsætte med at sikre, at hvert arrangement forløber problemfrit – både i dag og i fremtiden.