I tre år havde ejeren Floris Dirkse van den Heuvel ledt efter den perfekte softwarepakke til sit hotel og sit eventcenter. Han startede oprindeligt med et PMS (Property Management System), der havde nogle funktioner til selskabsarrangementer, men det viste sig at være utilstrækkeligt for Villa Veertien. Derefter undersøgte han andre (udenlandske) softwareløsninger, men de viste sig at være for besværlige og komplekse. Desuden manglede der nogle afgørende funktioner, såsom en funktion for fakturering og overholdelse af visse hollandske standarder.

Selvstændig implementering
: I sidste ende endte Floris hos MICE Operations, hvor han på få minutter oprettede en gratis prøvekonto. »Det, jeg har oplevet hos andre udbydere, er, at man skal udfylde en formular og derefter vente på at blive ringet op.

Hos MICE havde jeg faktisk en e-mail i min indbakke inden for to minutter og kunne logge ind på min konto med det samme. Det er perfekt! Folk er selvstændige og vil alligevel gerne prøve det lidt af,” siger Floris.

Beslutningen om faktisk at begynde at bruge MICE blev taget ret hurtigt. Floris forklarer: »MICE har et par trin, man skal igennem i starten af sin konto for at registrere nogle grundlæggende oplysninger. Inden for ti minutter havde jeg gennemført disse trin og kunne straks begynde at bruge MICE. Jeg planlagde et møde med det samme! Meget hurtigt vidste jeg: det her er præcis, hvad vi leder efter!«

Online-vidensbase
»Der var dog stadig nogle ting, jeg havde spørgsmål til,« siger Floris. »Det er jo et nyt system at arbejde med, og det tager altid lidt tid at vænne sig til. MICE Operations har en online-vidensbase med vejledninger, der virkelig hjælper en i gang. Det er korte og klare artikler og videoer, der fører dig igennem processen trin for trin. Det fungerer perfekt for mig.”

Floris roser også supporten: ”Hvis der stadig er ting, man ikke helt kan finde ud af, kan man altid kontakte MICE’s supportchat. Det gjorde jeg et par gange i de første par uger, og det blev straks taget hånd om. Stor ros til supportafdelingen, for det fungerer super effektivt.”

Trin for trin gennem implementeringsprocessen
: Du starter hele implementeringsprocessen ved at indtaste dine virksomhedsoplysninger og identitet. Som Floris udtrykker det: »Jeg kunne med det samme uploade vores logo, tilføje vores fotos og bruge vores brandfarver. Jeg følte straks, at jeg var i mit Villa Veertien-miljø.«

Standardeksempler
: Systemet indeholder allerede flere standardeksempler, som brugerne kan anvende, ændre eller supplere, f.eks. eventtyper. Der er f.eks. en standardopsætning til en konference, et møde eller et bryllup. Floris sætter pris på denne funktion. »Man kan nemt tilpasse det til sin egen virksomhed med minimal indsats. Det fungerer perfekt.«

Han fortsætter: »Det er også rart, at man kan importere visse data. For eksempel kunne vi nemt importere vores produkter, kunder og kontakter direkte ind i MICE via en skabelonfil i Excel. Alt i alt forløb hele implementeringsprocessen meget problemfrit for os. Efter to uger kunne vi arbejde fuldt ud med MICE.

Online RFP Tool
. »Vi er i øjeblikket i gang med at opsætte Online forespørgselsmodullet, men for os er det en gradvis proces,« siger Floris. »Det er nu afgørende, at backoffice er godt sat op og kører problemfrit. Vi modtager nye forespørgsler hver dag, og vi skal behandle dem effektivt. Det næste skridt for os er forespørgselsmodulet. Jeg er fuldt overbevist om, at dette værktøj fungerer godt, og at (potentielle) kunder vil være meget tilfredse med det. Og det vil vi også være.»