The Scheiblhofer World

Samuel Havel, IT-chef hos The Scheiblhofer World, deler sine erfaringer: »Da vi har mange afdelinger og mange aktiviteter, hjælper MICE os med at håndtere alle bookinger til arrangementer, møder, bryllupper, klatring, bueskydning og andre fitnessaktiviteter i ét enkelt system. Med en bred vifte af forskellige arrangementer giver softwaren os mulighed for nemt at holde overblik over driften på tværs af alle afdelinger, herunder eventteamet, F&B, køkkenet, fitness, Reservation, receptionen og bryllupsplanlægningen.”

Overgangen til MICE Operations blev udløst af begrænsningerne i deres tidligere system – det var forældet, manglede brugervenlighed og havde ikke et webbaseret værktøj. Arrangementplanlæggerne blev frustrerede, og i marts 2023 begyndte Samuel at søge online efter ny software og fandt MICE Operations. Efter en times brug og afprøvning af vores gratis prøveversion var han allerede overbevist om systemets effektivitet for alle deres afdelinger. Før de begyndte at bruge MICE, måtte eventteamet bruge timer på at udarbejde programoversigter, mange oplysninger skulle indtastes flere gange forskellige steder, og det var meget kompliceret at opdatere Antal gæster. De var virkelig utilfredse med det gamle system. Samuel bemærkede: ”Da jeg viste de andre afdelinger mulighederne i MICE, blev alle begejstrede!”

Implementeringen:
Samuel bemærkede: »Eventteamet og jeg indsamlede alle de oplysninger, der var vigtige for os, fra alle afdelinger. Takket være min erfaring med forskellige softwareprogrammer og MICE’s brugervenlige grænseflade forløb implementeringen problemfrit. Det var godt, at vi kunne gøre det selv, fordi vi på den måde virkelig lærer softwaren at kende. Under implementeringen kunne jeg chatte direkte med MICE’s supportteam. Nogle gange var jeg ikke helt sikker på, om den opsætning, jeg havde lavet, var korrekt, men de tjekkede det bare for mig, hjalp mig og kom med nogle bedre forslag. Da systemet er så brugervenligt, er det nemt at implementere. Der er også en online videnbase, som hjalp mig rigtig meget.’’

Samuel fortsætter: »Efter implementeringen afholdt jeg kurser for hver afdeling i, hvordan de bedst kunne udnytte MICE til deres behov. I starten var der en indkøringsperiode for kollegerne, men overgangen fra papir og notesbøger til det brugervenlige onlinesystem viste sig at være en stor fordel. MICE’s omfattende digitale tilbud, intuitive planlægningsoversigter og problemfri e-mail-funktionalitet gjorde yderligere funktionsark overflødige. Muligheden for at overskrive priser og etiketter for eksisterende arrangementer sparer enormt meget tid.« Scheiblhofer

er en østrigsk virksomhed, hvor tysk er det primære sprog. Samuel udtaler: ‘’MICE’s fleksibilitet med både engelsk og tysk er perfekt for os. Vi har også nogle internationale kolleger, så det er nemt at skifte mellem de forskellige sprog. Desuden er det perfekt for vores gæster, at vi kan sende vores tilbud på tysk og engelsk, alt efter gruppen og deres præferencer.’’

»En ekstra fordel for alle er, at vi nu rent faktisk har en oversigt over de kommende arrangementer. I vores tidligere system havde vi kun en kalendervisning, og vi kunne se, at der var planlagt et arrangement om for eksempel tre uger, men vi kunne aldrig se alle detaljerne og de yderligere oplysninger. Vi var nødt til at notere alle oplysninger om begivenheden i forskellige køreplaner. Nu har vi et komplet overblik.”

Efter ni måneders brug af MICE udtrykte Samuel tilfredshed med de løbende softwareopdateringer og nye funktioner. ‘’Vi er meget begejstrede indtil videre og glæder os til at fortsætte dette samarbejde!’’ Fotos

af Monika Nguyen