The Scheiblhofer World
Une intégration en douceur pour « The Austrian Scheiblhofer World »
Notre clientèle
s’enrichit sans cesse de nouveaux clients issus de différents pays, et « The Scheiblhofer World », situé à Andau en Autriche, en fait partie. Composée du domaine viticole Scheiblhofer, de l’hôtel « The Resort », dédié au bien-être autour du vin, et du restaurant « The Quarter », cette entreprise familiale s’est d’abord concentrée sur le vin avant de s’étendre progressivement pour inclure une maison d’hôtes, un restaurant, puis un hôtel et un parc d’escalade.
Samuel Havel, responsable informatique chez The Scheiblhofer World, nous fait part de son expérience : « Comme nous disposons de nombreux sites et proposons une multitude d’activités, MICE nous aide à gérer toutes les réservations pour les événements, les réunions, les mariages, l’escalade, le tir à l’arc et d’autres activités de remise en forme au sein d’un seul et même système. Grâce à la diversité des événements proposés, le logiciel nous permet de superviser sans effort les opérations dans tous les services, notamment l’équipe événementielle, la restauration, la cuisine, le fitness, la Réservation, l’accueil et l’organisation de mariages. »
Le passage à MICE Operations a été motivé par les limites de leur ancien système : obsolète, peu convivial et dépourvu d’outil en ligne. Les planificateurs d’événements en avaient assez et, en mars 2023, Samuel a commencé à rechercher un nouveau logiciel sur Internet et a découvert MICE Operations. Après une heure passée à utiliser et à tester notre version d’essai gratuite, il était déjà convaincu de son efficacité pour tous leurs services. Avant d’utiliser MICE, l’équipe événementielle devait passer des heures à rédiger des fiches de fonction, de nombreuses informations devaient être saisies plusieurs fois à différents endroits, et la mise à jour du Nombre d’invités était très compliquée. Ils étaient vraiment mécontents de l’ancien système. Samuel a noté : « Après avoir montré aux autres services les possibilités offertes par MICE, tout le monde était enthousiaste ! »
La mise en
œuvre – Samuel a déclaré : « L’équipe événementielle et moi-même avons rassemblé toutes les informations qui nous semblaient importantes auprès de chaque service. Grâce à mon expérience avec divers logiciels et à l’interface conviviale de MICE, la mise en œuvre s’est déroulée sans encombre. C’était un avantage de pouvoir le faire nous-mêmes, car cela nous a permis de vraiment nous familiariser avec le logiciel. Pendant la mise en œuvre, j’ai pu discuter directement avec l’équipe d’assistance de MICE. Parfois, je n’étais pas tout à fait sûr que la configuration que j’avais effectuée était correcte, mais ils vérifiaient simplement pour moi, m’aidaient et me donnaient de meilleures suggestions. Le système étant très intuitif, il est facile à mettre en place. Il existe également une base de connaissances en ligne, qui m’a beaucoup aidé. »
Ce système étant très intuitif, il est facile à mettre en place.
Samuel poursuit : « Après la mise en place, j’ai organisé des sessions de formation pour chaque service afin de leur expliquer comment utiliser MICE de la manière la plus adaptée à leurs besoins. Au début, les collègues ont dû passer par une phase d’apprentissage, mais le passage du papier et des carnets à ce système en ligne convivial s’est avéré très bénéfique. Les fonctionnalités numériques complètes de MICE, ses vues de planification intuitives et sa fonctionnalité de messagerie électronique fluide ont rendu superflues les fiches de fonction supplémentaires. La possibilité de modifier les prix et les libellés des événements existants représente un gain de temps considérable. » Scheiblhofer
est une entreprise autrichienne dont la langue principale est l’allemand. Samuel déclare : « La flexibilité de MICE, disponible à la fois en anglais et en allemand, est parfaite pour nous. Nous avons également des collègues internationaux, il est donc facile de passer d’une langue à l’autre. De plus, pour nos clients, c’est idéal de pouvoir envoyer nos devis en allemand et en anglais, en fonction du groupe et de ses préférences. »
La flexibilité offerte par MICE, disponible à la fois en anglais et en allemand, nous convient parfaitement.
« 
Un avantage supplémentaire pour tout le monde, c’est que nous disposons désormais d’un aperçu des événements à venir. Avec notre ancien système, nous n’avions qu’un affichage sous forme de calendrier et nous pouvions voir qu’un événement était prévu, par exemple, dans trois semaines, mais nous ne pouvions jamais consulter tous les détails ni les informations complémentaires. Nous devions consigner toutes les notes relatives à l’événement dans différentes fiches techniques. Désormais, nous disposons d’un aperçu complet. »
Après neuf mois d’utilisation de MICE, Samuel s’est dit satisfait des mises à jour régulières du logiciel et des nouvelles fonctionnalités. « Nous sommes très enthousiastes jusqu’à présent et impatients de poursuivre cette collaboration ! » Photos
de Monika Nguyen
