All Out
MICE udgør rygraden i B2B-arrangementerne hos The All Out
Når
man træder ind på The All Out i Amsterdam, forlader man straks det traditionelle mødemiljø. Lysstofrør og kedelige mødelokaler erstattes af karaoke, spil, konkurrencer og oplevelsesbaserede arrangementer. Og konceptet er en succes: Efterspørgslen fra erhvervsmarkedet voksede så hurtigt, at teamet også havde brug for et system bag kulisserne, der kunne følge med i det tempo.
Julia, salgs- og eventchef hos The All Out, har ansvaret for alle indkommende B2B-henvendelser. Og der er mange af dem. »The All Out blev oprettet som svar på den enorme efterspørgsel fra erhvervsmarkedet,« forklarer Julia. »Fra små teamevents til eksklusive firmafester – her er der noget for enhver virksomhed. B2B er nu blevet vores største indtægtskilde.«
Kort sagt: All Out er en kæmpe succes. Men bag kulisserne blev forberedelsen af alle disse arrangementer en stadig mere tidskrævende proces. »Først arbejdede vi
med Keynote og senere med Excel,« siger Julia. »Nogle gange brugte jeg op til to timer på et enkelt forslag, bare for at få det til at se gennemarbejdet og færdigt ud. Hver eneste side skulle justeres manuelt.” Ud
over tidspresset var der også en uoverensstemmelse med virksomhedens identitet. »Excel
passer simpelthen ikke til, hvem vi er. Vi er et farverigt brand, og det skal gerne skinne igennem. Et tilbud er dit visitkort, men Excel afspejlede aldrig vores brandoplevelse.«
Fra timevis af arbejde til et tilbud på få minutter
: For at kunne følge med den stigende strøm af B2B-forespørgsler valgte The All Out MICE Operations. Den største forskel stod straks klart: hastighed og professionalisme. Det, der før tog timer, kan nu omdannes til et gennemarbejdet tilbud på få minutter.
""For mindre grupper kan jeg nu sende et tilbud ud på få minutter, fordi alle oplysninger kommer ind fuldt struktureret via Online forespørgselsmodulet. Og for større forespørgsler, der kommer ind via telefonen, indtaster vi alt i MICE under selve samtalen. I det øjeblik jeg lægger røret på, er tilbuddet stort set klar," siger Julia.
Jeg kan nu sende et tilbud ud på få minutter, fordi alle oplysningerne kommer ind fuldt struktureret via Online forespørgselsmodullet.
Samarbejdet mellem holdene blev også forbedret takket være Event-dashboardet. »Driftsholdet kan straks se, når en begivenhed er bekræftet. De markerer Bookingen mørkegrøn, så snart kampene er reserveret, og købene er gennemført. MICE fungerer i praksis som en central kommunikationskanal mellem salg og drift.«
Rapporteringsfunktionerne giver også Julia det overblik, hun har brug for. »Jeg
bruger MICE til mine månedlige omsætningsrapporter, som jeg deler med ledelsen. Man kan med det samme se præcis, hvor man står.«
Bygget til at kunne skalere
: Med ambitioner om også at drive deres afdeling i Berlin fuldt ud via MICE ser The All Out med tillid mod fremtiden. »MICE
er rygraden i vores B2B-forretning,« konkluderer Julia. »Det giver os mulighed for at vokse uden at gå på kompromis med kvaliteten. Uden MICE ville vi simpelthen ikke være i stand til at håndtere dette omfang af forespørgsler på det oplevelsesniveau, vi ønsker at levere.«
