Private Mansions is geen doorsnee evenementenorganisatie. In de 'mansions' in en rond Amsterdam, waaronder Mayor Manor en Maison des Curiosités, draait alles om beleving, flow en verrassing. Elk evenement is anders en dat vraagt om een specifieke manier van werken. Van huwelijken en immersieve culinaire experiences tot high-end zakelijke evenementen en culturele producties; bij elk evenement staat één vraag altijd centraal: “wat wil je dat je gasten voelen, meemaken en onthouden?”
De kracht van Private Mansions zit zowel in de panden zelf, als in de manier waarop de evenementen zijn opgebouwd. Gasten bewegen van ruimte naar ruimte, zonder vooraf te weten wat er achter de volgende deur gebeurt. “We willen juist niet dat gasten meteen snappen wat er allemaal is. Die verrassing, dat stukje magie, dat is onderdeel van de beleving,” vertelt Bas, general manager bij Private Mansions. “Elke ruimte heeft een eigen functie, sfeer en verrassing die wordt versterkt door performance, theater of andere vorm van live entertainment.”
Die gelaagdheid maakt elk evenement uniek, maar het betekent ook dat standaard pakketten of snelle offertes niet passen. Elk evenement heeft verschillende variabelen: groepsgrootte, flow door de panden, performance, catering en timing. “Ik begin nooit met: ‘waar wil je de bar?’ Eerst wil ik weten: wat wil je bereiken met dit evenement?” zegt Bas.
Persoonlijke beleving en maatwerk als uitgangspunt
Zonder duidelijke structuur wordt dat maatwerk onoverzichtelijk. Daarom maakt Private Mansions sinds 2024 gebruik van MICE Operations. Niet om het persoonlijk contact te vervangen, maar om het proces te ondersteunen en te organiseren. Aanvragen komen binnen op verschillende manieren, maar de voornaamste weg is via locaties.nl. Dankzij de koppeling tussen dat platform en MICE komen aanvragen op één centrale plek terecht, waardoor het team overzicht houdt en gericht kan opvolgen.
Bij Private Mansions zit de waarde niet in het automatiseren van het eerste contact, maar juist in het gesprek dat daarna volgt. Bas is daar duidelijk over: “Als we het meteen gaan hebben over de champagne, menu’s en prijzen, dan mis ik het belangrijkste deel van het contact. Het gaat eerst om het concept en de reden waarom je een bijzondere ervaring wilt creëren.”
Interactieve offertes als verlengstuk van het gesprek
De interactieve offertes in MICE worden dan ook ingezet als centrale omgeving waarin alles in de voorbereiding samenkomt: inhoud, revisies en communicatie. “Het klantenportaal voelt als een verlengstuk van onze eigen website,” zegt Bas daarover. “Klanten hoeven geen app te downloaden of in een speciaal systeem in te loggen.” Door klanten wordt dit erg positief ervaren en het dient als een logisch vervolg op het gesprek. Revisies zijn inzichtelijk en communicatie loopt via dezelfde omgeving.
Het klantenportaal voelt als een verlengstuk van onze eigen website. Klanten hoeven geen app te downloaden of in een speciaal systeem in te loggen.
Bas
Eén team, één overzicht
Niet alleen voor klanten werkt MICE fijn, ook intern speelt het een belangrijke rol. Het evenement wordt in MICE opgezet, waarna collega’s en partners eenvoudig kunnen aansluiten: de cateraar kijkt mee, offertes van partners worden direct toegevoegd en de communicatie blijft gekoppeld aan het juiste traject. De workflows zorgen daarbij voor rust in de opvolging, terwijl het team de vrijheid houdt om elk evenement inhoudelijk te blijven sturen.
MICE fungeert bij Private Mansions als systeem dat meebeweegt met hun manier van werken. Er worden geen snelle offertes gemaakt op basis van afvinklijstjes. De werkwijze is altijd persoonlijk voor ieder evenement. MICE zorgt er vooral voor dat die manier van werken schaalbaar blijft. “Het zorgt ervoor dat we ons maatwerk beter kunnen organiseren,” zegt Bas.
Vooruitkijken en meegroeien
De komende tijd ligt de focus bij Private Mansions op verdere professionalisering en herpositionering richting een hoger segment. Daarvoor willen ze actiever gebruikmaken van het CRM en zich richten op scherpere markering aan de voorkant. MICE Operations blijft daarin het fundament onder het commerciële proces: flexibel genoeg voor maatwerk en sterk genoeg om de groei te ondersteunen.
