Wie binnenkomt bij The All Out in Amsterdam, laat de alledaagse vergaderomgeving direct achter zich. Hier maken tl-verlichting en saaie vergaderopstellingen plaats voor karaoke, games, competitie en beleving. En dat slaat aan: de vraag vanuit de zakelijke markt groeide zó hard, dat ook achter de schermen een systeem nodig was dat die snelheid kon bijbenen.
Julia, Sales & Events manager bij The All Out, is verantwoordelijk voor elke B2B-aanvraag die binnenkomt. En dat zijn er veel. "The All Out is echt geopend als antwoord op de enorme vraag vanuit de zakelijke markt," vertelt Julia. "Van kleine teamevents tot exclusieve corporate feesten; elk bedrijf kan hier terecht. B2B is inmiddels onze grootste omzetpost."
Kortom, The All Out is een groot succes. Maar aan de achterkant werd het voorbereiden van al die events een tijdrovend proces. "We werkten voorheen met Keynote en later Excel,” begint Julia. “Ik was soms wel twee uur met één offerte bezig om het mooi en uitgebreid te krijgen. Elke pagina moest ik handmatig aanpassen." Naast tijdsdruk was het ook een mismatch met de identiteit van de eventlocatie. "Excel is totaal niet wie wij zijn. Wij zijn een kleurrijke brand en dat wil je laten zien. De offerte is je visitekaartje, maar met Excel straalden we dat niet uit."
Van uren werk naar een offerte in enkele minuten
Om de stroom B2B-aanvragen goed te kunnen blijven verwerken, koos The All Out voor de software van MICE. Vooral de snelheid en professionaliteit maakten direct het verschil. Waar ze vroeger uren kwijt waren aan het opstellen van een offerte, ligt er nu in een handomdraai een uniek voorstel klaar. "Een offerte voor een kleine groep stuur ik nu binnen enkele minuten de deur uit, doordat alle informatie compleet binnenkomt in de aanvraagmodule. En bij grotere telefonische aanvragen vullen we tijdens het gesprek direct alles in binnen MICE. Zodra ik ophang, staat de offerte eigenlijk al klaar."
Een offerte voor een kleine groep stuur ik nu binnen enkele minuten de deur uit, doordat alle informatie compleet binnenkomt in de aanvraagmodule.
Julia, Sales & Events manager
Ook de samenwerking met het team is verbeterd, dankzij de kleurcodes in het dashboard. "De vloer ziet direct wanneer een event definitief is. Ze maken de boeking donkergroen zodra de games gereserveerd en de inkopen gedaan zijn. Zo werkt MICE eigenlijk als één centrale communicatielijn tussen sales en operatie."
Daarnaast geven de rapportages Julia de grip die ze nodig heeft. "Ik haal mijn maandomzet-rapportages uit MICE om met management te delen. Je ziet precies waar je staat."
De tekst gaat verder onder de foto. ⤵️
Schaalbaar naar de toekomst
Met de ambitie om ook de locatie in Berlijn volledig met MICE te laten draaien, kijkt The All Out vol vertrouwen vooruit. "MICE is de ruggengraat van onze B2B-operatie," besluit Julia. "Het maakt ons schaalbaar zonder in te leveren op kwaliteit. Zonder MICE zouden we deze hoeveelheid aanvragen simpelweg niet kunnen verwerken op het niveau dat we willen bieden."
