Midden in het bruisende centrum van Eindhoven staat een pand dat je onmogelijk kunt missen: De Lichttoren. Sinds de zomer van 2023 blaast Good Vibes Horeca nieuw leven in deze iconische plek. En met succes. Dagelijks komen in Grand Café de Lichttoren mensen samen voor een lunch, diner, borrel of zelfs compleet (bedrijfs)feest.
Wat begon met kleinschalige zakelijke lunches, groeide in rap tempo uit tot iets veel groters. “Al snel kwamen er aanvragen binnen voor écht grote groepen,” vertelt Savannah, eventmanager en marketeer bij Good Vibes Horeca. “Daar moesten we op inspelen.”
In de eerste maanden bereidde Savannah de evenementen handmatig voor. “Dan mailde iemand bijvoorbeeld een aanvraag voor een evenement met 100 man. Ik ging kijken of het paste, mailde terug, en dan kwamen de vragen. Voor je het wist, was je zes mails verder voor één aanvraag.” En dat terwijl overzicht zó belangrijk was. “De communicatie met gasten én met het team op de vloer moest kloppen: wie komt wanneer, wat is er afgesproken, tegen welke prijs… Dat moest helder zijn. En dat was het niet.”
De tekst gaat verder onder de foto. ⤵️
Toen de aanvragen steeds groter en talrijker werden, wist het team: dit moet anders. “Ik wilde één plek waarin ik álles kon verzamelen,” zegt Savannah. “Aanvragen, contactgegevens, gemaakte afspraken. En vooral: vaste gasten makkelijk kunnen herkennen. We hebben veel bedrijven die regelmatig iets organiseren, en via het CRM-systeem kunnen we in één oogopslag terugzien wat ze de vorige keer hebben geboekt.”
Van aanvraag tot betaling in één flow
In december 2023 stapte De Lichttoren over op MICE. “Ik had eerst contact met een andere partij, maar bleef maar wachten,” vertelt ze. “Bij MICE kreeg ik meteen een reactie en uitleg. Die snelheid gaf de doorslag. Wij werken zelf ook snel, dus dan wil je samenwerken met een partij die dat tempo aankan.”
De overstap verliep snel en soepel. “Het kostte me maar één dag om de aanvraagmodule in te richten en ermee aan de slag te gaan,” zegt Savannah. En dat wierp vrijwel direct zijn vruchten af. “80% van onze aanvragen komt via de website binnen. Gasten zien direct de mogelijkheden en vinken zelf aan wat ze willen. Zo ontvang ik meteen een compleet overzicht en hoef ik alleen nog maar de offerte te versturen.”
80% van onze aanvragen komt nu via de aanvraagmodule binnen. Gasten zien direct de mogelijkheden en vinken zelf aan wat ze willen. Zo ontvang ik meteen een compleet overzicht en hoef ik alleen nog maar de offerte te versturen.
Savannah, eventmanager & marketeer bij De Lichttoren
Ook de facturatie is nu een stuk efficiënter geregeld. “Vroeger vroeg ik per mail na hoe iemand wilde betalen. Nu selecteren ze dat gewoon zelf bij de aanvraag. Alle gegevens zijn al ingevuld. Dat scheelt zóveel tijd.”
Alles en iedereen up-to-date
Ook op de werkvloer merkt het team van De Lichttoren dagelijks het verschil. Dankzij de koppeling met tafelreserveringssysteem Formitable is schakelen tussen losse systemen verleden tijd. “Bij grote groepen gebruikten we eerst meerdere tools naast elkaar,” zegt Savannah. “Nu staat álles klaar op één plek.” Wijzigingen in een planning of offerte? Geen probleem. “Ik kan gewoon vanuit huis iets aanpassen en mijn collega’s zien het meteen terug op de vloer. Inclusief prijsafspraken, aantallen en alle bijbehorende producten. Dat geeft rust en overzicht voor iedereen.”
De tekst gaat verder onder de foto. ⤵️
De Lichttoren groeit met MICE als basis
Inmiddels is MICE een vast onderdeel van de werkdag in De Lichttoren. De ambitie? Nog meer groepen verwelkomen en blijven doorgroeien als eventlocatie in hartje Eindhoven. “Sinds de overstap zien we niet alleen meer aanvragen binnenkomen, maar kunnen we er ook sneller op inspelen,” zegt Savannah. Die ervaring smaakt naar meer. “We denken erover om MICE ook in onze andere locatie te gebruiken. Als het daar net zo goed werkt als hier, kunnen we nóg meer uit onze evenementen halen.”
“Ik kan gewoon vanuit huis iets aanpassen, en mijn collega’s zien het meteen terug op de vloer. “
Savannah, eventmanager & marketeer bij De Lichttoren
