Grand Café De Lichttoren

Det, der startede med frokoster for små virksomheder, voksede hurtigt. »Snart begyndte vi at modtage forespørgsler om arrangementer for langt større grupper,« fortæller Savannah, eventmanager og marketingmedarbejder hos Good Vibes Horeca. »Og vi var nødt til at tilpasse os. Hurtigt.«

I begyndelsen håndterede Savannah forespørgslerne manuelt. »Nogen
sendte en e-mail om et arrangement for 100 personer. Jeg tjekkede ledige pladser, svarede, og så begyndte frem-og-tilbage-korrespondancen. Før man vidste af det, var man nået seks e-mails ned i tråden bare for én forespørgsel.« Og det er ikke ideelt, når klar kommunikation er afgørende. »Vi havde brug for overblik. Både over for gæsterne, men også internt. Hvem kommer hvornår, hvad er der aftalt, hvad er priserne… Det hele skal være klart. Og det var det ikke.«

Efterhånden som mængden og kompleksiteten af forespørgslerne fortsatte med at stige, indså teamet, at noget måtte ændres. »Jeg ønskede ét centralt sted til det hele,« siger Savannah. »Forespørgsler, kontaktoplysninger, aftaler. Og især: muligheden for at genkende vores tilbagevendende kunder. Vi samarbejder med mange virksomheder, der regelmæssigt afholder arrangementer. CRM-systemet i MICE viser os med det samme, hvad de bookede sidste gang.” 

Et problemfrit forløb fra forespørgsel til
betaling I december 2023 skiftede De Lichttoren til MICE. »Jeg var i kontakt med en anden softwareudbyder, men processen trak ud,« forklarer Savannah. »MICE vendte straks tilbage til mig med klare svar. Den hurtighed gjorde hele forskellen. Vi arbejder selv hurtigt, så vi har brug for partnere, der kan følge med.« Og

hurtigt gik det. »Det tog mig kun én dag at sætte det Online forespørgselsmodul op og komme i gang med at bruge det,« siger hun. Og effekten var øjeblikkelig: »80 % af vores forespørgsler om arrangementer kommer nu ind via værktøjet for anmod om tilbud. Gæsterne ser, hvad der er muligt, og vælger blot det, de ønsker. Jeg modtager den fulde forespørgsel på én gang, og det eneste, jeg skal gøre, er at sende tilbuddet.«

Denne nye proces har også strømlinet faktureringen. »Før var jeg nødt til at følge op via e-mail for at spørge, hvordan folk helst ville betale. Nu vælger de bare deres betalingsmetode, når de indsender anmodningen. Alle oplysninger er allerede der. Det sparer så meget tid.« 

Alt og alle er opdateret
Forskellen mærkes også i praksis. Takket være integrationen med Formitable, deres bordreservationssystem, behøver teamet ikke længere at skifte mellem forskellige værktøjer. »Når det drejede sig om store grupper, arbejdede vi tidligere på tværs af flere systemer,« siger Savannah. »Nu er alt klar på ét sted.« 

Ændringer i en eventplan eller et tilbud? Intet problem. »Jeg kan foretage ændringer hjemmefra, og mine kolleger ser straks opdateringerne på gulvet: herunder priser, deltagerantal og alle tilknyttede produkter. Det skaber tryghed og overblik for alle.«

De Lichttoren vokser med MICE som
fundament. MICE er nu fuldt integreret i den daglige drift hos De Lichttoren. Og ambitionen? At vokse endnu mere som det foretrukne eventsted i centrum af Eindhoven.
»»Siden vi skiftede til MICE, får vi ikke kun flere forespørgsler, men vi kan også svare hurtigere på dem,« siger Savannah.

Den erfaring har givet os nye ideer. »Vi overvejer endda at indføre MICE på vores andet sted. Hvis det fungerer lige så godt der, kan vi få endnu mere ud af vores arrangementer!«