Grand Café De Lichttoren
Im Grand Café De Lichttoren werden Geschäftsveranstaltungen dank MICE bis ins kleinste Detail organisiert
Mitten im pulsierenden Herzen von Eindhoven steht ein Gebäude, das man einfach nicht übersehen kann: De Lichttoren. Seit dem Sommer 2023 hat die Gastronomiegruppe Good Vibes Horeca diesem ikonischen Raum neues Leben eingehaucht. Und das zahlt sich aus. Jeden Tag treffen sich Menschen im Grand Café De Lichttoren zum Mittagessen, Abendessen, auf einen Drink und sogar zu vollwertigen (Firmen-)Veranstaltungen.
Was mit kleinen Geschäftsessen begann, nahm schnell an Umfang zu. „Bald erhielten wir Anfragen für viel größere Gruppen“, sagt Savannah, Eventmanagerin und Marketingmitarbeiterin bei Good Vibes Horeca. „Und wir mussten uns anpassen. Und zwar schnell.“
Anfangs bearbeitete Savannah die Veranstaltungsanfragen manuell.
„Jemand schickte eine E-Mail wegen einer Veranstaltung für 100 Personen. Ich prüfte die Verfügbarkeit, antwortete per E-Mail, und schon begann der Hin und Her. Ehe man sich versah, hatte man allein für eine Anfrage schon sechs E-Mails hin und her geschickt.“ Und das ist nicht ideal, wenn klare Kommunikation entscheidend ist. „Wir brauchten eine einheitliche Vorgehensweise. Mit den Gästen, aber auch intern. Wer kommt wann, was wurde vereinbart, wie sehen die Preise aus … Das alles muss klar sein. Und das war es nicht.“
Da das Volumen und die Komplexität der Anfragen stetig zunahmen, wurde dem Team klar: Es musste sich etwas ändern. „Ich wollte einen zentralen Ort für alles“, sagt Savannah. „Anfragen, Kontaktdaten, Vereinbarungen. Und vor allem: die Möglichkeit, unsere Stammkunden wiederzuerkennen. Wir arbeiten mit vielen Unternehmen zusammen, die regelmäßig Veranstaltungen ausrichten. Das CRM in MICE zeigt uns sofort, was sie beim letzten Mal gebucht haben.“
Ein nahtloser Ablauf von der Anfrage bis zur Zahlung
Im Dezember 2023 stellte De Lichttoren auf MICE um. „Ich stand mit einem anderen Softwareanbieter in Kontakt, aber der Prozess zog sich in die Länge“, erklärt Savannah. „MICE hat sich sofort bei mir gemeldet – mit klaren Antworten. Diese Schnelligkeit hat den Ausschlag gegeben. Wir arbeiten selbst schnell, daher brauchen wir Partner, die mithalten können.“
Und schnell ging es tatsächlich. „Ich habe nur einen Tag gebraucht, um das Online-Anfragemodul einzurichten und in Betrieb zu nehmen“, sagt sie. Und die Auswirkungen waren sofort spürbar: „80 % unserer Veranstaltungsanfragen kommen mittlerweile über das RFP-Tool herein. Die Gäste sehen, was möglich ist, und wählen einfach aus, was sie möchten. Ich erhalte die vollständige Anfrage auf einen Schlag und muss nur noch das Angebot versenden.“
80 % unserer Veranstaltungsanfragen gehen mittlerweile über das RFP-Tool ein. Die Gäste sehen, was möglich ist, und wählen einfach aus, was sie möchten. Ich erhalte die vollständige Anfrage auf einen Schlag, und ich muss nur noch das Angebot versenden.
De Lichttoren wächst mit MICE als Fundament
. MICE ist mittlerweile fest im Tagesgeschäft von De Lichttoren verankert. Und das Ziel? Als erste Adresse für Veranstaltungen im Zentrum von Eindhoven noch weiter zu wachsen.
„„Seit der Umstellung auf MICE erhalten wir nicht nur mehr Anfragen, sondern können auch schneller darauf reagieren“, sagt Savannah.
Diese Erfahrung hat neue Ideen geweckt. „Wir erwägen sogar, MICE an unserem zweiten Veranstaltungsort einzuführen. Wenn es dort genauso gut funktioniert, können wir noch mehr aus unseren Veranstaltungen herausholen!“
Ich kann die Planung von zu Hause aus anpassen, und meine Kollegen sehen die Aktualisierungen sofort vor Ort – einschließlich der Preise, der Personenzahlen und aller damit verbundenen Produkte. Das sorgt bei allen für Sicherheit und einen guten Überblick.
