Grand Café De Lichttoren
Au Grand Café De Lichttoren, les événements professionnels sont organisés dans les moindres détails, grâce à MICE
En
plein cœur animé d’Eindhoven se dresse un bâtiment que vous ne pouvez tout simplement pas manquer : De Lichttoren. Depuis l’été 2023, le groupe hôtelier Good Vibes Horeca a insufflé une nouvelle vie à cet espace emblématique. Et cela porte ses fruits. Chaque jour, les gens se retrouvent au Grand Café De Lichttoren pour le déjeuner, le dîner, prendre un verre, voire organiser des événements (d'entreprise) à grande échelle.
Ce qui avait commencé par des déjeuners pour de petites entreprises a rapidement pris de l’ampleur. « Très vite, nous avons commencé à recevoir des demandes pour des groupes bien plus importants », explique Savannah, responsable événementielle et chargée de communication chez Good Vibes Horeca. « Et nous avons dû nous adapter. Rapidement. »
Au début, Savannah gérait les demandes d’événements manuellement. « Quelqu’un
m’envoyait un e-mail au sujet d’un événement pour 100 personnes. Je vérifiais les disponibilités, je répondais par e-mail, puis les échanges commençaient. En un clin d’œil, on en était déjà à six e-mails d’échange rien que pour une seule demande. » Et ce n’est pas l’idéal quand une communication claire est essentielle. « Nous avions besoin de coordination. Avec les clients, mais aussi en interne. Qui vient quand, ce qui a été convenu, quels sont les tarifs… Tout doit être clair. Et ce n’était pas le cas. »
Alors que le volume et la complexité des demandes ne cessaient d’augmenter, l’équipe a pris conscience qu’il fallait que quelque chose change. « Je voulais un espace centralisé pour tout », explique Savannah. « Les demandes, les coordonnées, les contrats. Et surtout : la possibilité de reconnaître nos clients fidèles. Nous travaillons avec de nombreuses entreprises qui organisent régulièrement des événements. Le CRM de MICE nous montre instantanément ce qu’ils ont réservé la dernière fois. »
Un parcours fluide, de la demande au
paiement En décembre 2023, De Lichttoren a adopté MICE. « J’étais en contact avec un autre fournisseur de logiciels, mais le processus traînait en longueur », explique Savannah. « MICE m’a répondu immédiatement, avec des réponses claires. Cette rapidité a fait toute la différence. Nous travaillons nous-mêmes rapidement, nous avons donc besoin de partenaires capables de suivre notre rythme. » Et
la rapidité était bien au rendez-vous. « Il ne m’a fallu qu’une journée pour configurer le module de demande en ligne et commencer à l’utiliser », précise-t-elle. Et l’impact a été immédiat : « 80 % de nos demandes d’événements nous parviennent désormais via l’outil de demande de devis. Les clients voient ce qui est possible et sélectionnent simplement ce qu’ils souhaitent. Je reçois la demande complète en une seule fois et il ne me reste plus qu’à envoyer la proposition. »
80 % de nos demandes d'organisation d'événements nous parviennent désormais via l'outil Demander un devis. Les clients découvrent les différentes options possibles et sélectionnent simplement ce qu'ils souhaitent. Je reçois la demande complète en une seule fois et il ne me reste plus qu'à envoyer la proposition.
Ce nouveau processus a également simplifié la facturation. « Avant, je devais envoyer un e-mail de relance pour demander quel mode de paiement la personne préférait. Désormais, elle sélectionne simplement son mode de paiement lors de la soumission de la demande. Toutes les informations sont déjà renseignées. Cela nous fait gagner énormément de temps. »
Tout le monde est à
jourLa différence se ressent également sur le terrain. Grâce à l’intégration avec Formitable, leur système de réservation de tables, l’équipe n’a plus besoin de passer d’un outil à l’autre. « Pour les grands groupes, nous devions auparavant jongler entre plusieurs systèmes », explique Savannah. « Désormais, tout est regroupé au même endroit. »
Des modifications à apporter à un plan d’événement ou à une proposition ? Pas de problème. « Je peux effectuer des modifications depuis chez moi, et mes collègues voient instantanément les mises à jour sur place : y compris les prix, les effectifs et tous les produits associés. Cela apporte tranquillité d’esprit et une vue d’ensemble à tout le monde. »
De Lichttoren se développe en
s'appuyant sur le secteur MICE. Le secteur MICE fait désormais partie intégrante des activités quotidiennes de De Lichttoren. Et l'ambition ? Continuer à se développer pour devenir le lieu événementiel incontournable du centre d'Eindhoven.
«« Depuis que nous avons adopté MICE, non seulement nous recevons davantage de demandes, mais nous sommes également en mesure d’y répondre plus rapidement », explique Savannah.
Cette expérience a suscité de nouvelles idées. « Nous envisageons même de déployer MICE sur notre deuxième site. Si cela fonctionne aussi bien là-bas, nous pourrons tirer encore davantage parti de nos événements ! »
Je peux modifier le planning depuis chez moi, et mes collègues voient immédiatement les mises à jour sur le terrain : qu'il s'agisse des prix, des effectifs ou de tous les produits associés. Cela apporte tranquillité d'esprit et une bonne vue d'ensemble à tout le monde.
