In de Utrechtse wijk Oog in Al ligt SOIA: een strandtent en eventlocatie waar de zomer nooit ver weg is en waar gasten het hele jaar door komen voor borrels, diners en bedrijfsevenementen. Van kleine verjaardagsvieringen tot grote groepsreserveringen: bij SOIA draait alles om samen genieten aan het water, met een relaxte sfeer en persoonlijke aandacht voor de gast.
Maar achter die ontspannen beleving voor de gast, gaat een operationele uitdaging schuil. Hoe zorg je dat groepsaanvragen, reserveringen en alle telefoontjes soepel verlopen zonder dat het team overspoeld raakt? Daarvoor werkt SOIA sinds 2024 met de slimme combinatie van MICE Operations en Bonnie.
Van losse lijnen naar een strakke planning
“Vroeger zat er een collega de hele dag aan de telefoon,” vertelt Renske, assistent bedrijfsleider bij SOIA. “Reserveringen, vragen, wijzigingen, alles kwam binnen via de telefoon en belandde op verschillende plekken. Soms moesten we in de krochten van de mail zoeken naar wat er nou precies afgesproken was.”
Met de komst van MICE Operations en Bonnie is dat verleden tijd. Bonnie vangt dagelijks tientallen telefoontjes af en stuurt gasten automatisch door het juiste proces met de aanvraagmodule van MICE. “Het scheelt ons zeker tien telefoontjes per dag,” legt Renske uit. “En juist tijdens piekmomenten maakt dat enorm verschil.”
Het scheelt ons zeker tien telefoontjes per dag. Vooral tijdens piekmomenten maakt dat een enorm verschil.
Renske, assistent bedrijfsleider bij SOIA
Meer tijd voor echte gastvrijheid
Waar MICE alle aanvragen en offertes rondom de evenementen bundelt, zorgt Bonnie dat er überhaupt geen kansen meer gemist worden. Een gast die belt om een evenement te bespreken, wordt direct naar MICE doorgestuurd en de aanvraag komt automatisch in het systeem. Belt dezelfde gast een week later nog eens terug? Dan koppelt Bonnie het nummer aan de bestaande aanvraag en wordt het meteen verbonden aan het juiste evenement.
De winst is niet alleen praktisch, maar ook voelbaar op de vloer. Met minder telefoondruk is er meer ruimte voor persoonlijk contact. “Het systeem neemt juist de repetitieve taken uit handen,” zegt Renske. “Alles is terug te vinden op één plek en dat scheelt dubbele administratie. Zo kunnen we ons meer focussen op de gasten en de evenementen zelf.
Automatiseer waar mogelijk zonder persoonlijkheid te verliezen
Volgens Mark, de marketingmanager van Bonnie, is dit pas het begin. “In de horeca wordt het team vaak opgeslokt door repetitieve en tijdrovende taken. Maar gasten verwachten 24/7 bereikbaarheid en dat ze direct geholpen worden. Dat gat vult Bonnie.”
De koppeling met MICE maakt dit nog krachtiger: elke groepsaanvraag wordt overzichtelijk behandeld, leads gaan niet verloren en ondernemers krijgen inzicht in hun grootste saleskansen.
Automatiseren waar het kan, zodat teams juist meer ruimte hebben voor persoonlijk contact. Dát is de toekomst van hospitality.
Mark, marketingmanager bij Bonnie
En de toekomst? “Bij Bonnie geloven we in een connected hospitality ecosystem. Reserveringssystemen, MICE en AI gaan real-time data uitwisselen. Dat levert hyperpersoonlijke gastervaringen op en geeft ondernemers grip op hun bezetting en omzet. Automatiseren waar het kan, zodat teams juist meer ruimte hebben voor écht persoonlijk contact.”
Automatisering als basis
Voor SOIA is de combinatie van MICE en Bonnie in hun evenementenplanning een echte gamechanger: minder handmatig werk zorgt voor meer overzicht en een strakker proces. Maar de echte waarde zit in wat het oplevert voor het team én de gasten: meer rust op de vloer, focus op de gastvrijheid en een vlekkeloos verloop van elke groepsaanvraag.
