Bij Gazon Gent is iedere dag anders. Met meerdere sub-venues binnen één locatie en een capaciteit tot 1500 gasten per dag, varieert het aanbod van begrafenis tot bedrijfsfeest en van barbecue tot trouwfeest. Dat vraagt om een salesproces dat net zo flexibel is als de evenementen die er plaatsvinden.
"We hebben eigenlijk verschillende venues in één venue,” vertelt Asger, co-founder van Gazon Gent. “Dat maakt ons aanbod enorm divers. Maar dat betekent ook dat we structuur nodig hebben in het salesproces.” Die nood werd groter toen de locatie begon te groeien.
Van losse offertes naar professionele flow
Voorheen werkte het team een andere software als CRM. Dat functioneerde prima als offertesoftware, maar bood weinig ondersteuning voor het volledige salesproces. “Het was eigenlijk gewoon een offerte-tool. Maar als je groeit en er komen medewerkers bij, dan kun je niet meer alles op buikgevoel doen,” zegt Asger.
Met meerdere medewerkers, meer aanvragen én een tweede locatie in Antwerpen, werd duidelijk dat er een systeem nodig was dat meegroeit. “Je kunt niet meer werken met ‘doe jij dit even’ en ‘ik pak dat wel op.’ Als je groeit, heb je één duidelijke flow nodig die iedereen volgt,” stelt Asger.
Als je groeit heb je één duidelijke flow nodig die iedereen volgt.
Asger
De klant vult zijn eigen ‘mandje’
Een belangrijke reden om voor MICE Operations te kiezen, was de aanvraagmodule. “Wij hebben veel verschillende formules en mogelijkheden,” legt Asger uit. “Dankzij MICE kan de klant eigenlijk webshopgewijs al zijn mandje vullen. Daardoor besparen we meteen meerdere mails en komt de aanvraag veel completer binnen.”
Voor grotere aanvragen, zoals een evenement voor 1000 personen, start Gazon Gent het traject zelf in MICE om de structuur te behouden, maar alle kleinere events komen via de aanvraagmodule direct gestructureerd binnen.
Eén waarheid voor het hele team
Met drie actieve salesmedewerkers in het team is overzicht erg belangrijk. “Het grote voordeel is dat iedereen kan terugkijken in de conversaties. Als iemand zegt “dat heb ik zo afgesproken”, dan kunnen we checken wat er echt is gezegd.”
Ook in de dagelijkse operatie helpt MICE met het behouden van structuur. “In de keuken staat een iPad waarop ze kunnen zien wat de afspraken zijn. Zo werkt het hele team met verschillende gebruikersrollen samen in MICE.”
Tijdswinst die direct rendeert
Voor Gazon Gent zit de grootste winst in de snelheid en opvolging en over de impact op efficiëntie is Asger duidelijk: “We hebben nu een duidelijke flow. Doordat aanvragen compleet binnenkomen en offertes sneller verstuurd worden, besparen we veel tijd. Dat compenseert eigenlijk al wat MICE ons kost.”
Daarbovenop komt het professionele beeld naar klanten. “Doordat alles in onze huisstijl kan, straalt het veel professionaliteit uit. Dat is belangrijk naar onze opdrachtgevers.”
Doordat aanvragen compleet binnenkomen en offertes sneller verstuurd worden, besparen we veel tijd.
Asger
Voor locaties die nog niet met MICE werken, heeft Asger een nuchtere aanbeveling: "Track eens hoeveel tijd je besteedt aan mails beantwoorden met ‘dit zijn onze opties’. Alleen daar kun je al enorm veel tijd besparen met MICE.” En voor locaties met meerdere ruimtes? “Dan is de structuur die MICE biedt echt essentieel. Zeker als je met formules werkt en veel volume draait.”
