Bij vergaderlocatie Youmeet in Utrecht draait alles om één ding: energie in de dag houden. Hier kom je niet eindeloos vergaderen in dezelfde ruimte, maar ga je mee in een flow waar ideeën ontstaan, groeien en uiteindelijk tot beslissingen leiden. Met vijf verschillende ruimtes begeleidt Youmeet haar gasten door het volledige creatieve proces.
“Het mooiste is als gasten na een intensieve dag met energie de deur uitstappen,” vertelt Jasper, eindverantwoordelijke bij Youmeet. “Dat ze het gevoel hebben dat ze écht iets bereikt hebben.”
Die energie ontstaat niet alleen door de omgeving. Minstens zo belangrijk is het proces achter de schermen dat soepel meebeweegt. Voordat Youmeet met MICE ging werken, liep alles via losse tools. Jasper vertelt hoe dat eruitzag: “We werkten met een Outlook-agenda en Excel-sheets. De offertes en facturatie deden we vanuit boekhoudprogramma Exact, maar alles eromheen was houtje-touwtje. Er was geen centraal punt."
Omdat Youmeet met specifieke ruimtes en draaiboeken werkt, zochten ze een systeem dat de vergadermarkt begrijpt. De overstap naar MICE was dan ook een logische keuze. Eventmanager Eva vertelt: “In het begin was het even zoeken naar de juiste inrichting voor ons gebruik, maar mede dankzij de goede support en de gebruiksvriendelijkheid van de software waren we snel up-and-running.”
We kunnen nu gewoon meer aanvragen verwerken, zonder dat het ten koste gaat van de kwaliteit.
Meer tijd voor marketing en een nog betere service
Het resultaat is sinds de overstap direct merkbaar. Waar het team vroeger uren kwijt was aan handmatig werk, gaat dat nu in een fractie van de tijd. Die snelheid betekent niet dat het onpersoonlijk wordt. Integendeel. Eva: “We hebben nu voor elke ruimte een offerte-template klaarstaan. Juist doordat de offerte snel de deur uitgaat, hebben we meer tijd om de klant na te bellen. We vinden dat persoonlijke contact belangrijk om mee te denken of de gekozen ruimte wel echt past bij wat ze die dag willen bereiken.”
Jasper beaamt dat: “We merken dat de workload lager wordt, maar de kwaliteit gaat alleen maar verder omhoog. Alles staat overzichtelijk bij elkaar en dat heeft direct impact op de business. We kunnen nu gewoon meer aanvragen verwerken, zonder dat het ten koste gaat van de kwaliteit.”
Met de tijd die Youmeet hiermee bespaart, verschuift de focus volledig naar de gastbeleving. “Het is een win-win,” zegt Jasper. “We zijn minder tijd kwijt aan offertes en administratie, waardoor we meer aandacht kunnen geven aan de voorbereiding, de gast en onze marketing. Uiteindelijk merk je dat op de dag zelf.”
