In de groene heuvels van Oost-Vlaanderen ligt De Heerlijckyt van Elsmeren, een historisch kasteel en retraiteplek waar zakelijke diepgang en persoonlijke ontwikkeling samenkomen. Het domein biedt ruimte aan meerdaagse retraites, leiderschapstrajecten en communicatietrainingen, maar ook aan trouwfeesten en workshops.
"De Heerlijckyt van Elsmeren is een prachtige en inspirerende locatie waar we allerlei evenementen organiseren,” vertelt Aline, manager van het domein. “Het is een plek waar gasten echt kunnen onthaasten, terwijl ze gebruik maken van alle moderne faciliteiten die ze nodig hebben voor een goed georganiseerd evenement.”
Bekijk onze videocase met Heerlijckyt van Elsmeren. ⤵️
Veel handmatig werk, weinig overzicht
Onthaasten zit in het DNA van De Heerlijckyt, maar tot voor kort verliep dat achter de schermen nog stroef. “We werkten met Excel-lijsten en losse documenten, wat rommelig en tijdrovend was,” zegt Liesbet, salesmanager bij de Heerlijckyt. “We zochten naar een intuïtief systeem dat ons zou helpen processen te stroomlijnen, tijd te besparen en alles centraal te beheren.”
De overstap naar de software van MICE Operations kwam niet uit de lucht vallen. “We hadden het systeem al eerder bekeken, maar kozen eerst software specifiek gericht op retraites. Dat bleek geen goede match en toen we opnieuw positieve verhalen over MICE hoorden, zijn we er serieuzer in gedoken,” zegt Aline.
De implementatie van MICE verliep soepel. “Bij het vorige systeem moest ik maandenlang het Supportteam bellen voor extra uitleg. Nu heb ik de setup grotendeels zelf gedaan en kon iedereen er vrijwel direct mee aan de slag,” legt Aline uit.
Onthaasten begint bij structuur
Wat volgde, was een verademing voor het team. “Wat we zo fijn vinden aan MICE, is hoe intuïtief en gebruiksvriendelijk het systeem is. Typisch Nederlands, als ik dat mag zeggen,” lacht Aline. “Alles is helder en overzichtelijk, waardoor zowel ons team als onze klanten er moeiteloos mee werken.”
Wat we zo fijn vinden aan MICE, is hoe intuïtief en gebruiksvriendelijk het systeem is. Typisch Nederlands, als ik dat mag zeggen!
Aline
“We willen onze gasten ontspanning bieden, en dat begint bij hoe wij zelf werken,” vertelt Aline. “MICE helpt ons doordat we zelf meer rust ervaren in ons werk. We hebben meer overzicht, een betere samenwerking in het team en meer ruimte om echt aandacht te geven aan de gast.”
Die manier van werken levert ook concrete winst op. “We hebben onze FTE’s bijna kunnen halveren,” vervolgt Aline. “Dat komt niet alleen door MICE, maar het speelt zeker een grote rol. We werken efficiënter, communiceren makkelijker en hebben minder dubbel werk.”
Het werken met MICE levert ook concrete winst op: We hebben onze FTE’s bijna kunnen halveren doordat we efficiënter werken en communiceren.
Aline
Alles op één plek, ook voor de klant
MICE is inmiddels het centrale systeem binnen De Heerlijckyt. Offertes, draaiboeken, dieetwensen, zaalopstellingen en betalingen: alles wordt op één plek beheerd. “Dat maakt het werk niet alleen eenvoudiger maar ook veel aangenamer,” zegt Aline.
Ook de gast merkt dat. “Onze gasten voelen zich echt gehoord, doordat wij weken op voorhand al met ze in gesprek gaan over hun evenement,” vertelt Liesbet. “We krijgen dan ook regelmatig te horen van gasten dat de communicatie fijn en soepel verloopt.”
Grip op de cijfers
Vanuit haar managementrol kijkt Aline regelmatig naar de rapportages in MICE. “Gedurende mijn werkdag ben ik vooral bezig met analyses. Ik houd de processen en omzetten in de gaten en gebruik de rapportages voor prognoses. Vroeger was ik daarmee een halve dag bezig in Excel, nu klik ik het zo bij elkaar.”
De komende jaren wil De Heerlijckyt nog meer uit MICE halen. “We denken na over het verder stroomlijnen van individuele boekingen,” aldus Aline. “MICE blijft voor ons absoluut de basis en we willen zelfs kijken of we er nog meer systemen mee kunnen vervangen. Het biedt nog echt veel mogelijkheden voor onze toekomst.”
