de Heerlijckyt

Større tryghed og færre fuldtidsansatte: De Heerlijckyt van Elsmeren skaber meningsfulde arrangementer med MICE

I de bølgende grønne bakker i Østflandern ligger De Heerlijckyt van Elsmeren, et historisk slot og retreatcenter, hvor forretningsmæssig dybde møder personlig udvikling. Godset er vært for flerdages-retreats, lederuddannelser og kommunikationskurser samt bryllupper og workshops.

»De Heerlijckyt van Elsmeren er en smuk og inspirerende lokation, hvor vi arrangerer alle former for arrangementer,« siger Aline, der er forvalter af godset. »Det er et sted, hvor gæsterne virkelig kan slappe af, samtidig med at de nyder alle de moderne faciliteter, de har brug for til et perfekt tilrettelagt arrangement.

Se vores case med Heerlijckyt van Elsmeren. ⤵️

Masser af manuelt arbejde, ringe overblik

Afslapning er måske en del af De Heerlijckyt's DNA, men bag kulisserne var det ikke ligefrem stressfrit. ”Vi arbejdede med Excel-ark og løse dokumenter, hvilket var rodet og tidskrævende,” siger Liesbet, salgschef hos De Heerlijckyt. ”Vi ledte efter et intuitivt system, der kunne strømline processerne, spare os tid og samle alt ét sted

.” Overgangen til MICE Operations skete ikke fra den ene dag til den anden. »Vi havde kigget på systemet før, men valgte først software, der var skræddersyet til retreats. Det viste sig at være et dårligt match. Da vi senere hørte flere og flere positive historier om MICE, besluttede vi at se nærmere på det,« forklarer Aline.

Implementeringen forløb uden problemer. »Med vores tidligere system var jeg nødt til at ringe til supportteamet i flere måneder bare for at få de mest basale ting på plads. Med MICE kunne jeg selv sætte det meste op, og teamet kunne gå i gang med det næsten med det samme,« siger Aline.

Afslapning starter med struktur

Det, der fulgte, var en sand frisk vind. »Det, vi elsker ved MICE, er, hvor intuitivt og brugervenligt det er. Meget hollandsk, hvis jeg så må sige,« griner Aline. »Alt er klart og ligetil, så både vores team og vores kunder kan arbejde med det uden besvær.«

»Og det er afgørende,« fortsætter Aline. »Vi ønsker, at vores gæster skal føle sig godt tilpas, og det starter med den måde, vi selv arbejder på. MICE giver os større ro i vores daglige drift. Vi har bedre overblik, stærkere samarbejde og mere plads til virkelig at give vores gæster opmærksomhed.« Fordelene

afspejles også i tallene. »Vi har næsten været i stand til at halvere vores fuldtidsækvivalenter,« bemærker Aline. »Det skyldes ikke kun MICE, men det spiller helt sikkert en stor rolle. Vi arbejder mere effektivt, kommunikerer lettere og undgår dobbeltarbejde.«

Alt samlet ét sted, også for kunden

I dag er MICE det centrale system hos De Heerlijckyt. Tilbud, tidsplaner, diætønsker, lokaleindretning, betalinger: alt administreres ét sted. »Det
gør ikke kun arbejdet nemmere, men også meget mere behageligt,« siger Aline.

Og gæsterne mærker også forskellen. »Vores gæster føler sig virkelig hørt, fordi vi begynder at drøfte deres arrangement flere uger i forvejen,« siger Liesbet. »Vi får ofte feedback fra kunder, der fortæller, hvor smidigt og behageligt kommunikationen føles.«

Et fast greb om tallene

I sin ledelsesrolle dykker Aline regelmæssigt ned i MICE-rapporterne. »Det meste af min arbejdsdag går med at analysere. Jeg overvåger processer og indtægter, og jeg bruger rapporterne til at lave prognoser. Det, der før tog mig en halv dag i Excel, får jeg nu samlet med blot et par klik.«

Fremadrettet planlægger De Heerlijckyt at udvide brugen af MICE. »Vi undersøger mulighederne for at strømline individuelle bookinger yderligere,« siger Aline. »MICE er stadig vores fundament, og vi ser endda på, om det kan erstatte andre systemer for os. Der er stadig så meget potentiale for fremtiden.«