de Heerlijckyt
Plus de sérénité et moins d'effectifs : De Heerlijckyt van Elsmeren organise des événements enrichissants grâce au secteur MICE
Au cœur des collines verdoyantes de la Flandre orientale se trouve De Heerlijckyt van Elsmeren, un château historique et centre de retraite où le monde des affaires côtoie le développement personnel. Le domaine accueille des retraites de plusieurs jours, des programmes de leadership et des formations en communication, ainsi que des mariages et des ateliers.
« De Heerlijckyt van Elsmeren est un lieu magnifique et inspirant où nous organisons toutes sortes d'événements », explique Aline, responsable du domaine. « C'est un lieu où les invités peuvent véritablement se détendre, tout en bénéficiant de toutes les installations modernes nécessaires à l'organisation d'un événement sans faille.
Découvrez notre étude de cas avec Heerlijckyt van Elsmeren. ⤵️
Beaucoup de travail manuel, peu de vue d'ensemble
La
détente fait peut-être partie de l’ADN de De Heerlijckyt, mais en coulisses, l’ambiance n’était pas vraiment détendue. « Nous travaillions avec des feuilles Excel et des documents épars, ce qui était désorganisé et chronophage », explique Liesbet, responsable commerciale chez De Heerlijckyt. « Nous recherchions un système intuitif capable de rationaliser les processus, de nous faire gagner du temps et de tout centraliser. » Le
passage à MICE Operations ne s’est pas fait du jour au lendemain. « Nous avions déjà examiné ce système, mais nous avions d’abord opté pour un logiciel spécialement conçu pour les séjours de bien-être. Cela s’est avéré être un mauvais choix. Lorsque nous avons ensuite entendu de nombreux retours positifs sur MICE, nous avons décidé de nous y intéresser de plus près », explique Aline.
La mise en place s’est déroulée sans encombre. « Avec notre ancien système, j’ai dû appeler l’équipe d’assistance pendant des mois juste pour régler des choses élémentaires. Avec MICE, j’ai configuré la plupart des paramètres moi-même, et l’équipe a pu commencer à l’utiliser presque immédiatement », raconte Aline.
La détente passe par l’organisation
Ce
qui a suivi a été une véritable bouffée d’air frais. « Ce que nous apprécions particulièrement chez MICE, c’est son intuitivité et sa facilité d’utilisation. Très néerlandais, si je puis dire », rit Aline. « Tout est clair et simple, ce qui permet à notre équipe comme à nos clients de l’utiliser sans effort. »
Ce qu'on apprécie particulièrement chez MICE, c'est son intuitivité et sa facilité d'utilisation. C'est très néerlandais, si je puis me permettre !
« Et c’est essentiel », poursuit Aline. « Nous voulons que nos clients se sentent à l’aise, et cela commence par notre propre façon de travailler. MICE nous apporte davantage de sérénité dans nos opérations quotidiennes. Nous bénéficions d’une meilleure supervision, d’un travail d’équipe plus solide et de plus de marge de manœuvre pour accorder une véritable attention à nos clients. » Ces
avantages se reflètent également dans les chiffres. « Nous avons presque réussi à réduire de moitié nos ETP », note Aline. « Ce n’est pas uniquement grâce à MICE, mais cela joue sans aucun doute un rôle important. Nous travaillons plus efficacement, communiquons plus facilement et évitons les doublons. »
Notre collaboration avec MICE porte ses fruits : nous avons réduit de près de moitié notre effectif équivalent temps plein grâce à une organisation du travail et à une communication plus efficaces.
Tout en un seul endroit, même pour le client
Aujourd’hui, MICE est le système central de De Heerlijckyt. Devis, plannings, régimes alimentaires, agencements des salles, paiements : tout est géré au même endroit. « Cela
rend le travail non seulement plus facile, mais aussi beaucoup plus agréable », explique Aline.
Et les clients remarquent eux aussi la différence. « Nos clients se sentent vraiment à l’écoute, car nous commençons à discuter de leur événement plusieurs semaines à l’avance », explique Liesbet. « Nous recevons souvent des retours de clients qui nous disent à quel point la communication est fluide et agréable. »
Une maîtrise parfaite des chiffres
Dans le cadre de ses fonctions de direction, Aline consulte régulièrement les Rapports MICE. « Je passe la majeure partie de ma journée de travail à analyser. Je surveille les processus et le chiffre d’affaires, et j’utilise les Rapports pour établir des prévisions. Ce qui me prenait auparavant une demi-journée dans Excel, je le réalise désormais en quelques clics seulement. »
À l’avenir, De Heerlijckyt prévoit d’étendre son utilisation de MICE. « Nous explorons des moyens de rationaliser davantage les réservations individuelles », explique Aline. « MICE reste notre pilier, et nous étudions même la possibilité qu’il puisse remplacer d’autres systèmes chez nous. Il y a encore un énorme potentiel pour l’avenir. »
