Het najaar staat bekend als de piekperiode voor evenementen, maar helaas ook voor stress. Want zodra de eerste evenementaanvragen weer binnenkomen na de zomer, is er vaak geen tijd meer om je systeem nog goed in te richten. Daarom is dit hét moment om alles strak te trekken. Onze implementatiespecialist Folkert deelt 6 praktische tips waarmee jij je MICE-account nú optimaliseert, zodat je straks tijd overhoudt terwijl de planning op volle toeren draait!
1. Houd je berichten up-to-date
In het menu berichten in je MICE-account vind je alle communicatie met klanten overzichtelijk op één plek. Dat is handig, maar alleen als je het ook actief bijhoudt. Geef snel een reactie of markeer berichten als ‘behandeld’ zodra je ze hebt opgepakt. Zo voorkom je dat je dagen later ontdekt dat een groep nog op antwoord wacht.
2. Verlopen offertes? Weg ermee
Niets is zo chaotisch als een overzicht van je offertes met tientallen verlopen of vervallen offertes. Neem in deze rustige periode even de tijd om ze door te lopen. Zijn ze niet actueel? Keur ze af. Zo blijven alleen de echte kansen over en zie je meteen welke aanvragen je prioriteit moet geven.
Extra tip! Maak er een vaste taak van, bijvoorbeeld elke dinsdagochtend. Kost je 10 minuten en levert je overzicht op voor een hele week!
Locaties die hun processen in MICE slim inrichten, merken direct verschil: meer overzicht, meer aanvragen en meer rust binnen het team.
Folkert, implementatiespecialist bij MICE
3. Werk met taken en persoonlijke to-do’s
De voorbereiding van je evenementen bestaat vaak uit tientallen kleine acties: iemand nabellen, voorraad checken, een aanbetalingsfactuur sturen… Met het takenoverzicht in MICE maak je dit super concreet. Wijs to-do’s toe aan jezelf of je collega’s en zie precies wat er nog moet gebeuren per evenement en per afdeling. Zo voorkom je dat je straks het overzicht kwijt bent terwijl de telefoon roodgloeiend staat.
4. Automatiseer je standaard taken
Als je dan toch met taken werkt: laat MICE de taken voor je aanmaken! Met workflows kun je automatische taken aanmaken op basis van triggers, zoals:
- Offerte verstuurd? MICE maakt een taak aan om na 3 dagen na te bellen.
- Offerte geaccepteerd? MICE geeft je de taak om de aanbetalingsfactuur te sturen.
Zo werk je slimmer, niet harder. Precies wat we willen bij MICE Operations. 😉
5. Optimaliseer je aanvraagmodule
Je aanvraagmodule is het visitekaartje van je locatie. Zorg dat die uitnodigend en slim is ingericht. Voeg bijvoorbeeld extra velden toe om belangrijke info te verzamelen (dieetwensen, aantal kinderen, etc.), laat foto’s zien van je ruimtes en check je arrangementen: kun je nog upsellmogelijkheden toevoegen?
Een goed ingerichte aanvraagmodule levert niet alleen tijdwinst op, maar zorgt ook voor een hogere conversie. Locaties die extra info vragen én sfeer uitstralen, krijgen namelijk meer serieuze aanvragen binnen!
80% van onze aanvragen komt nu via de aanvraagmodule binnen. Gasten zien direct de mogelijkheden en vinken zelf aan wat ze willen. Zo ontvang ik meteen een compleet overzicht en hoef ik alleen nog maar de offerte te versturen.
Savannah, eventmanager bij De Lichttoren
6. Zet je aanvraagformulier óveral neer!
Als je je aanvraagmodule helemaal strak hebt ingericht, wil je hem natuurlijk ook laten zien! Wist je dat je aanvraagmodule een eigen URL heeft? Je hoeft ‘m dan ook niet alleen op je website te zetten, maar kunt er nog veel meer mee:
Voeg de link toe aan je Instagram-bio of Facebookpagina
Zet ‘m in je e-mailhandtekening
Maak er een QR-code van en plaats die op je menukaarten, flyers of posters op locatie.
Hoe zichtbaarder je aanvraagformulier is, des te groter de kans op boekingen.
Voorbereiding is alles. De locaties die daar nu tijd in steken, plukken daar straks de vruchten van. Alles wat je nu instelt, scheelt je later stress, fouten én gemiste aanvragen. En het mooie is: met deze tips ben je binnen mum van tijd klaar voor een stressvrij najaar!