Das Restaurant & Veranstaltungsort Vergulden Eenhoorn ist ein denkmalgeschützter Stadtbauernhof im Zentrum von Amsterdam. An einem einzigartigen Ort mit viel Grün und einem großen Garten organisieren sie verschiedene Veranstaltungen. Darüber hinaus gibt es die Hooiberg, einen separaten Raum zur Miete, und das dazugehörige Boutique-Hotel mit vier Zimmern.
In MICE Operations hat Vergulden Eenhoorn die Lösung gefunden, um die Organisation ihrer Veranstaltungen, Meetings und Hochzeiten zu optimieren. Früher arbeiteten sie mit verschiedenen Programmen, was zu viel administrativem Aufwand führte. „Wir waren auf der Suche nach etwas Strukturierterem, das alles an einem Ort zusammenbringen würde“, sagt Guido, Leiter der Verkaufsabteilung. „Das funktioniert mit MICE sehr gut.“
Durch die Verwendung von MICE haben wir viele Prozesse automatisiert, was uns viel Zeit spart. Diese Zeit können wir jetzt für unsere Gäste nutzen.
Guido, Verkaufsleiter bei Vergulden Eenhoorn
Von administrativem Chaos zur Effizienz
Früher war die Organisation von Veranstaltungen umständlicher. „Bevor wir mit MICE begonnen haben, stießen wir darauf, dass wir weniger effizient arbeiteten, als wir möchten“, erzählt Guido. „Wir erhielten Anfragen auf verschiedene Weisen; per E-Mail, unserem Prospekt oder Anrufen. Es kam häufig vor, dass zu viele Kontaktpunkte erforderlich waren, um die Bedürfnisse unserer Kunden zu erfassen.“
MICE Operations hat hier eine Veränderung gebracht. „Alles ist jetzt zentralisiert und strukturiert“, sagt Guido. „Wir können problemlos Angebote erstellen, Reservierungen verwalten, Gästelisten erstellen und Rechnungen versenden. Das spart uns enorm viel Zeit.“
Bobbe, Restaurant- und Eventmanager bei Vergulden Eenhoorn, fügt hinzu: „Wir haben viele Gäste im Laden, die etwas reservieren möchten. Dank MICE können wir jetzt ganz einfach über das Anfrageformular auf unserer Website zeigen, was wir anbieten. So kann der Gast bereits alle Optionen sehen, ein Angebot anfordern und reservieren. Es ist sehr benutzerfreundlich für die Gäste.“
Durch das Anfrageformular können wir jetzt ganz einfach zeigen, was wir anbieten. So kann der Gast bereits alle Optionen sehen, ein Angebot anfordern und reservieren. Es ist sehr benutzerfreundlich für die Gäste.
Bobbe, Restaurant- und Eventmanager bei Vergulden Eenhoorn
Die Vorteile gehen jedoch über die Benutzerfreundlichkeit hinaus. „MICE ermöglicht es, das Erlebnis auf den Typ des Events zuzuschneiden“, sagt Guido. „Bei Hochzeiten möchten wir etwas umfangreicher und persönlicher präsentieren, während für ein Meeting ein geschäftlicher Ton angenehmer ist.“
„Dank MICE können wir das Erlebnis des Kunden auf einfache Weise optimal unterstützen“, fügt Bobbe hinzu. „Die Bedürfnisse eines Brautpaares sind nun einmal anders als die eines geschäftlichen Antragstellers. MICE hilft uns, hier perfekt zu reagieren.“
Eine verbesserte Zusammenarbeit
Dank der Software von MICE hat sich auch die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen von Vergulden Eenhoorn verbessert. „Wir haben immer noch wöchentliche Besprechungen“, sagt Guido. „Dann gehen wir gemeinsam mit Kollegen aus dem Büro, dem Boden, der Küche und dem Besitzer alle Reservierungen der nächsten anderthalb Wochen durch. Jede ausführende Abteilung hat eine eigene Arbeitsliste in MICE. Passen wir etwas kurzfristig an, gelangt diese Anpassung sofort an die richtigen Abteilungen. So ist alle Kommunikation rund um ein Event in MICE zu finden. Das funktioniert super gut und übersichtlich.“
MICE bietet unseren Kunden das richtige Erlebnis im gesamten Prozess, von der Anfrage bis zur Bewertung. Intern bietet uns MICE Überblick, Effizienz und mehr Zeit für unsere Kunden und Gäste.
Guido, Verkaufsleiter bei Vergulden Eenhoorn
