Meetables verwendet MICE seit 2018 erfolgreich für 23 besondere Locations.

Meetables, das 2012 gegründet wurde, ist eine Plattform mit 23 anspruchsvollen Locations. Meetables betreibt, berät und fördert ein ausgewähltes Angebot besonderer Tagungsstätten in der Umgebung von Amsterdam, Utrecht und Rotterdam. 

Jacintha Ruppert, Managing Partnerin bei Meetables, hat selbst einmal mit einer Tagungs-Location angefangen. Das lief so gut, dass kurz darauf bereits zwei weitere Locations hinzukamen. Aus der Zusammenarbeit dieser einzelnen Standorte entstand Meetables. Schon bald wurde der Wunsch nach mehr Übersicht pro Location deutlich, aber auch nach einer einheitlichen Übersicht.

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Wenn es um diese besonderen Standorte geht, gelten einige wichtige Voraussetzungen, um sich Meetables anzuschließen. Wie Mickey Dekker erklärt: "Wir achten immer auf die Lage der Location: Ist sie gut erreichbar, kann man gut parken? Aber vor allem: Was haben die Standorte zu bieten? Wie steht es um Gastlichkeit und Komfort? Was gut sind Speisen und Getränke? Darüber hinaus sind Kundenzufriedenheit und die Organisation des Meetings mindestens genauso wichtig." Sobald ein Standort all diese Bedingungen erfüllt, kann er ein Meetables-Standort werden.

Wechsel zu MICE

Meetables hat in den letzten Jahren ein starkes Wachstum erlebt. "Die Meetables-Standorte sind keine wechselseitigen Konkurrenten, sondern verstärken einander. Wir arbeiten wirklich zusammen", sagt Mickey. Inzwischen hat Meetables eine Datenbank mit etwa 5.000 bis 6.000 potenziellen Auftraggebern.  

Meetables hat bereits mit anderen Softwarelösungen gearbeitet, aber das hat nicht immer ideal funktioniert. "Insbesondere für kleine Locations, die auch zu Meetables gehören, waren die früheren Systeme manchmal zu komplex oder zu teuer", ergänzt Jacintha. "Schließlich sind wir Ende 2018 auf MICE gestoßen und haben uns 2019 entschieden, MICE schrittweise einzuführen."

Zentrale Übersicht mit dem Cockpit-Konto

Jacintha weiß: "Einer der wichtigsten Gründe für diesen Wechsel war die sogenannte Cockpit-Struktur, die MICE bietet. Sie ermöglicht es uns, zentral den Überblick darüber zu behalten, was an jedem einzelnen Standort passiert, und die Verfügbarkeit der angeschlossenen Standorte schnell einzusehen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, auf einfache Weise ansprechende digitale Angebote einzuholen, denen wir unsere eigenen Fotos beilegen können. Das vermittelt unseren Kunden sofort einen guten Eindruck von der Location. Und das ist uns sehr wichtig."

Reibungslose Implementierung

Sobald sich eine Tagungslocation Meetables anschließt, erhält sie sofort die Möglichkeit, mit MICE zu arbeiten. Jeder Meetables-Standort hat Zugang zur Software. Mickey Dekker, Managing Partnerin bei Meetables, sagt: "Wir richten die Grundlagen für alle ein. Anschließend erhält der Standort eine Demo von MICE, aber wir von Meetables stehen immer im Hintergrund für Fragen und Hilfe zur Verfügung."

Wendy fügt hinzu: "Wir schauen gemeinsam, wie der Standort die Software so effizient wie möglich nutzen kann. Wir analysieren die gesamten Arbeitsabläufe an einem Standort, von der Angebotsanfrage bis zur Rechnungsstellung."

Ein gutes Beispiel dafür ist der Tagungsort 12Gather in Ankeveen. 12Gather ist seit Juni 2022 Teil von Meetables. Was diesen Standort so auszeichnet, ist die Tatsache, dass es sich um ein rundes Gebäude handelt, was für Events, die beispielsweise auf Teambuilding ausgerichtet sind, sehr interessant ist.

Eine Ausstrahlung für alle Standorte

Inzwischen arbeiten 23 Meetables-Standorte in einer MICE-Umgebung. "Wenn wir MICE teilweise einrichten, können wir als Meetables auch eine bestimmte Ausstrahlung für alle Standorte festlegen", erklärt Mickey. "Natürlich ergänzen dann alle Standorte noch ihre persönliche Note, aber die Location ist als Meetables-Standort erkennbar und das ist uns wichtig. Diese Möglichkeit ist für uns ein sehr starker Punkt von MICE."

Größte Vorteile

"Übersicht ist für uns der größte Vorteil. Wir sehen auf einen Blick, welche Standorte verfügbar sind und welche nicht", sagt Mickey. "Außerdem können unsere Standorte alles in einem System erledigen. Dazu gehören zum Beispiel die Küchenlisten oder Bestellungen für einen externen Anbieter. Sie müssen keine separate Bestellung mehr von Hand für Ihr Catering-Unternehmen erstellen. Wenn man alles richtig ins System eingibt, wird es gefiltet und gleich weitergeleitet. Das spart viel Zeit und man vermeidet Fehler."

Das ist aber noch nicht alles: "Auch die Übersicht mit den Nachrichten funktioniert super", sagt Mickey. "Sie wurde gerade erst aktualisiert und funktioniert jetzt noch besser. Es ist zum Beispiel super, dass die Nachrichten mit den eigenen Events verknüpft sind. Sie müssen nicht mehr von Outlook zu Ihrem Zeitplan, Ihrem Ablaufplan oder sonst etwas wechseln. Dadurch ist MICE so übersichtlich."

Die richtige Investition

Wendy ist sich sicher: "Wenn Sie eine gut eingeführte Location haben und feststellen, dass das Erstellen von Angeboten zu viel Zeit in Anspruch nimmt, lohnt sich MICE wirklich als sehr gute Investition. Sie sparen so viel Zeit! Das gilt nicht nur für die Angebotserstellung, sondern auch für die Rechnungsprozesse; wenn Sie das alles von Hand bewältigen müssen und sich ausrechnen, wie viel Zeit Sie damit verbringen, kann ich nur sagen, dass MICE einem echt sehr viel bringt, nicht nur in Bezug auf zusätzliche Verkäufe und den professionellen Look, sondern auch buchstäblich in Hinsicht auf Zeit und somit Geld."