DeFabrique entwickelt sich kontinuierlich mit MICE als festem Komplettsystem.

DeFabrique ist ein über 100 Jahre altes ehemaliges Futtermittelwerk. Das Gelände, das seit 2001 als Event Location genutzt wird, besteht aus 21 Lagern, Silos und Hallen. Der Veranstaltungsort bietet Platz für bis zu 3.500 Gäste. DeFabrique organisiert jährlich etwa 300 (geschäftliche) Veranstaltungen wie Kongresse, Feiern, Messen, Produktpräsentationen usw.

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Auf der Suche nach einem Komplettsystem

2020 wurde nach einer Verbesserung der seinerzeits verwendeten Systeme gesucht. Projektleiterin Esmee Veldman berichtet: “Jede Abteilung arbeitete mit einem anderen System. Der Wunsch lautete, dass all diese einzelnen Systeme letztendlich miteinander kommunizieren sollten, aber das war weder möglich noch finanziell machbar. Das Problem lautete also, dass wir viele Informationen an vielen verschiedenen Stellen hatten. Bei jeder Übergabe mussten wir die gleichen Informationen erneut in den verschiedenen Systemen verarbeiten. Das war sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig. Wir hatten die Informationen nicht an einem Ort, also woher sollten wir unsere Zahlen und Daten bekommen? In einem System war es anders als im anderen.”

Deshalb suchte man bei DeFabrique nach einem Unternehmen, das auch maßgeschneiderte Lösungen bieten konnte. “Es hat sich gezeigt, dass MICE Operations dazu sehr gut in der Lage ist”, sagt Esmee. “Dort bot man uns eine sehr klare Lösung, aber auch die Möglichkeit, mit uns über die Optionen nachzudenken.”

Implementierung

Daher wurde DeFabrique auch einbezogen, als es um die Lösung für die Herausforderungen mit den Verknüpfungen ging. “Wir konnten nicht weiter mit verschiedenen Systemen arbeiten, sodass wir letztendlich von einem Tag auf den anderen komplett umsattelten”, erklärt Esmee. “Da wir zuvor mit so vielen verschiedenen Systemen gearbeitet hatten, haben wir uns zunächst überlegt, welche Funktionen unserer alten Systeme wir echt für unsere neue Software brauchten. Mit einem ausgewählten Team von Kollegen haben wir dann die Vorarbeit geleistet. Letztendlich haben wir das gesamte Team geschult und sind innerhalb von zwei Wochen zu MICE gewechselt.”

Zurzeit arbeiten etwa fünfzig Beschäftigte von DeFabrique mit MICE; das sind alles ganz verschiedene Arten von Benutzern. Esmee sagt: “Unsere Vertriebs- und Eventproduktionsabteilung erledigt die Vorarbeiten für eine Veranstaltung. Sie stimmen mit dem Auftraggeber ab, wie das Event letztendlich aussehen soll. Außerdem haben wir Fachkräfte, die sich mit dem Einkauf und der Planung befassen, und schließlich sind da noch viele Kollegen, die vor allem ein klares Drehbuch lesen können müssen.” Jeder arbeitet also auf unterschiedliche Weise mit der Software. Esmee fasst zusammen: “Alle bekommen die Arbeit mit MICE immer besser in den Griff. Jeder muss natürlich seinen Weg finden, aber im Allgemeinen läuft das völlig reibungslos. Es ist sehr deutlich und benutzerfreundlich. MICE ist wirklich ein System, das mit einem mitdenkt.”

Als Marleen van der Hoek 2019 als Teamleiterin für Vertrieb und Eventproduktion bei DeFabrique anfing, war es auch für sie zunächst eine Hürde, dass es so viele verschiedene Systeme gab. “Es waren sicherlich gute Programme, aber die Tatsache, dass sie nicht miteinander verbunden waren, führte zu zusätzlicher Arbeit und das war manchmal frustrierend. Nach dem Wechsel zu MICE ist alles viel übersichtlicher geworden. Wir haben einen Arbeitsablauf geschaffen, mit dem jeder arbeiten kann. Sollte jemand bei uns ausfallen, im Urlaub oder krank sein, können wir einfach weitermachen: Alle Informationen stehen in MICE. Man muss nicht mehr nach dem Status eines Events in der Mailbox eines Kollegen suchen, denn wir haben dafür gesorgt, dass alles in MICE zu finden ist. Dadurch ist MICE für uns so wertvoll.”

Ein weiterer großer Vorteil nach Ansicht von Marleen sind die Angebote, die sie mit MICE erstellen kann. “Das digitale Angebot funktioniert gut für unsere Kunden und sieht auch noch super aus. Außerdem können wir das Angebot auf unsere verschiedenen Arten von Events abstimmen. Das Angebot für eine Party am Abend sieht zum Beispiel anders aus als das für einen Kongress. Innerhalb weniger Minuten können wir unseren Kunden ein digitales, personalisiertes Angebot senden.”

Zusammenarbeit und individuelle Lösungen

“Wenn wir kleine Unklarheiten oder Probleme im täglichen Gebrauch von MICE haben, wenden wir uns immer sofort an die Supportabteilung von MICE. Solche Fragen werden immer schnell im Chat beantwortet, damit wir sofort weiterarbeiten können. Größere Probleme wie zusätzliche Funktionen im System werden gemeinsam mit MICE Operations gelöst. Lösungsansätze werden gemeinsam besprochen. Wir als Kunden werden wirklich ernst genommen. Die Zusammenarbeit ist ein fortlaufender Prozess.”