DeFabrique entwickelt sich kontinuierlich mit MICE als 'All-in-One-System' an der Basis.

DeFabrique ist eine über 100 Jahre alte ehemalige Futtermittelfabrik. Das Gelände wird seit 2001 als Veranstaltungsort genutzt und besteht aus 21 Scheunen, Silos und Hallen. Der Veranstaltungsort bietet Platz für bis zu 3500 Besucher. DeFabrique organisiert jährlich etwa 300 (geschäftliche) Veranstaltungen wie Kongresse, Feiern, Messen, Produktpräsentationen usw.

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Auf der Suche nach einem 'All-in-One-System'

Im Jahr 2020 wurde nach einer Verbesserung der damals verwendeten Systeme gesucht. Projektleiterin Esmee Veldman sagt: “Jede Abteilung arbeitete mit einem anderen System. Die Idee war, dass all diese separaten Systeme letztendlich miteinander kommunizieren würden, aber das war nicht möglich und finanziell nicht machbar. Das Problem war also, dass wir viele Informationen an verschiedenen Stellen hatten. Bei jedem Transfer mussten wir die gleichen Informationen erneut in den verschiedenen Systemen verarbeiten. Das war zeitaufwändig und fehleranfällig. Wir hatten die Informationen nicht an einem Ort, also woher haben wir unsere Zahlen und Daten bezogen? In einem System war es anders als im anderen.”

Deshalb suchten sie nach einem Unternehmen, das auch maßgeschneiderte Lösungen bieten konnte. “MICE Operations konnte dies sehr gut umsetzen”, sagt Esmee. “Sie boten uns eine sehr klare Lösung an, aber auch die Möglichkeit, mit uns über die Optionen nachzudenken.”

Implementierung

Daher wurden sie auch in die Lösung für das Problem mit den Verknüpfungen einbezogen. “Wir konnten nicht mit verschiedenen Systemen weiterarbeiten, also wechselten wir letztendlich von einem Tag auf den anderen komplett um”, sagt Esmee. “Da wir zuvor mit so vielen verschiedenen Systemen gearbeitet hatten, haben wir zunächst überlegt, welche Funktionen unserer alten Systeme wir für unsere neue Software als notwendig erachteten. Mit einem ausgewählten Team von Kollegen haben wir dann die Vorarbeit geleistet. Letztendlich haben wir das gesamte Team geschult und sind innerhalb von zwei Wochen zu MICE gewechselt.”

Derzeit arbeiten etwa fünfzig Mitarbeiter von DeFabrique mit MICE; das sind alles verschiedene Arten von Benutzern. Esmee sagt: “Unsere Vertriebs- und Eventproduktionsabteilung erledigt die Vorarbeiten für eine Veranstaltung. Sie stimmen mit dem Auftraggeber ab, wie die Veranstaltung letztendlich aussehen wird. Außerdem haben wir Leute, die sich mit dem Einkauf und der Planung befassen, und schließlich gibt es viele Kollegen, die vor allem ein klares Drehbuch lesen können müssen.” Jeder arbeitet also auf unterschiedliche Weise mit der Software. Esmee: “Das Arbeiten mit MICE zu lernen, funktioniert gut. Jeder muss natürlich seinen Weg finden, aber im Allgemeinen läuft das sehr reibungslos. Es ist sehr übersichtlich und benutzerfreundlich. MICE ist wirklich ein System, das für dich mitdenkt.”

Als Marleen van der Hoek 2019 als Teamleiterin für Vertrieb und Eventproduktion bei DeFabrique anfing, war auch ihr erstes Hindernis, dass es so viele verschiedene Systeme gab. “Es waren sicherlich gute Programme, aber die Tatsache, dass sie nicht miteinander verbunden waren, führte zu zusätzlicher Arbeit und das war manchmal frustrierend. Nach dem Wechsel zu MICE ist alles viel übersichtlicher geworden. Wir haben einen Arbeitsablauf geschaffen, mit dem jeder arbeiten kann. Sollte jemand bei uns ausfallen, im Urlaub sein oder krank sein, können wir einfach weitermachen: Álle Informationen sind in MICE. Sie müssen nicht mehr nach dem Status einer Veranstaltung im Posteingang eines Kollegen suchen, sondern wir haben dafür gesorgt, dass alles in MICE zu finden ist. Das macht MICE für uns wirklich wertvoll.”

Ein weiterer großer Vorteil aus Marleens Sicht sind die Angebote, die sie mit MICE erstellen kann. Sie sagt: “Das digitale Angebot funktioniert gut für unsere Kunden und sieht auch noch gut aus. Außerdem können wir das Angebot für unsere verschiedenen Arten von Veranstaltungen personalisieren. Das Angebot für eine Feierabendveranstaltung sieht zum Beispiel anders aus als für einen Kongress. Innerhalb weniger Minuten können wir unseren Kunden ein digitales, personalisiertes Angebot senden.”

Zusammenarbeit und maßgeschneiderte Lösungen

“Wenn wir kleine Unklarheiten oder Probleme im täglichen Gebrauch von MICE haben, wenden wir uns immer direkt an die Supportabteilung von MICE. Die Antwort auf solche Fragen erfolgt immer schnell über den Chat, damit wir sofort weiterarbeiten können. Größere Probleme wie zusätzliche Funktionen im System werden gemeinsam mit MICE Operations angegangen. Es wird immer gut über Lösungen nachgedacht. Wir als Kunden werden wirklich ernst genommen. Es ist ein fortlaufender Prozess.”