DeFabrique

På jagt efter et »alt-i-ét-system«

I 2020 begyndte jagten på en forbedring af de systemer, de brugte på det tidspunkt. Projektleder Esmee Veldman sagde: "Hver afdeling brugte et andet system. Tanken var, at alle disse separate systemer på sigt skulle kunne kommunikere med hinanden, men det var hverken muligt eller økonomisk gennemførligt. Problemet var altså, at vi havde en masse information spredt på forskellige steder. Ved hver overdragelse var vi nødt til at bearbejde de samme oplysninger igen i forskellige systemer. Det var tidskrævende og fejlbehæftet. Vi havde ikke oplysningerne samlet ét sted, så hvor fik vi egentlig vores tal og data fra? De var forskellige fra det ene system til det andet.”

Derfor begyndte de at lede efter en virksomhed, der også kunne tilbyde en skræddersyet løsning. »MICE Operations viste sig at være rigtig gode til det,« sagde Esmee. »De leverede en meget klar løsning til os, men gav os også mulighed for at samarbejde med dem om de forskellige muligheder.«

Implementering

De var også involveret i løsningen på udfordringen med integrationer. »Vi kunne ikke fortsætte med at arbejde med forskellige systemer, så til sidst skifter man fuldstændigt fra den ene dag til den næste,« forklarer Esmee. »Da vi tidligere brugte så mange forskellige systemer, kiggede vi først på, hvilke funktioner fra vores gamle systemer vi anså for nødvendige i vores nye software. Sammen med en udvalgt gruppe kolleger udførte vi alt det forberedende arbejde. Til sidst uddannede vi hele teamet og skiftede over til MICE inden for to uger.”

I øjeblikket bruger omkring halvtreds medarbejdere fra DeFabrique MICE, og de er alle forskellige typer brugere. Esmee forklarede: »Vores salgs- og eventproduktionsafdeling står for forberedelserne til et arrangement. De koordinerer med kunden for at fastlægge, hvordan arrangementet i sidste ende skal se ud. Derudover har vi medarbejdere, der er ansvarlige for indkøb og planlægning, og endelig er der mange kolleger, der primært har brug for at kunne læse et overskueligt program.« Så alle arbejder med softwaren på hver sin måde. Esmee sagde: »Det går godt med at lære at arbejde med MICE. Naturligvis skal alle finde deres egen måde at bruge det på, men generelt går det meget glat. Det er meget overskueligt og brugervenligt. I sidste ende er MICE et system, der virkelig tænker for dig.«

Da Marleen van der Hoek i 2019 tiltrådte hos DeFabrique som teamleder for salg og eventproduktion, var hendes første udfordring netop, at der fandtes flere forskellige, adskilte systemer. »Det var bestemt gode programmer, men det faktum, at de ikke var integrerede, medførte ekstra arbejde, og det var til tider frustrerende. Efter overgangen til MICE blev alting meget mere overskueligt. Vi har etableret en Workflow, som alle kan arbejde efter. Hvis en fra vores team er fraværende, på ferie eller syg, kan vi stadig fortsætte: Alle oplysninger findes i MICE. Man behøver ikke længere at lede efter status på et arrangement i en kollegas e-mail; vi har sørget for, at alt kan findes i MICE. Det giver virkelig MICE en merværdi for os.”

En anden væsentlig fordel er ifølge Marleen muligheden for at udarbejde tilbud ved hjælp af MICE. Hun siger: »Det digitale tilbud fungerer godt for vores kunder, og det ser også rigtig godt ud. Desuden kan vi tilpasse tilbuddet til forskellige typer arrangementer. For eksempel ser tilbuddet til en festaften anderledes ud end tilbuddet til en konference. På få minutter kan vi sende et digitalt, tilpasset tilbud til vores kunder.”

Samarbejde og tilpasning

»Når vi støder på mindre usikkerheder eller problemer i den daglige brug af MICE, kontakter vi altid MICE’s supportafdeling direkte. Svarene på sådanne spørgsmål kommer altid hurtigt via chatten, så vi straks kan komme videre med vores arbejde. Ved større spørgsmål, som f.eks. yderligere funktioner i systemet, samarbejder vi med MICE Operations. Løsningerne drøftes grundigt. Vi bliver taget alvorligt som kunder. Det er en løbende proces, der hele tiden udvikler sig."