Wir fügen immer mehr Kunden aus verschiedenen Ländern zu unserer Kundenbasis hinzu, und Die Welt von Scheiblhofer in Andau, Österreich, ist eine davon. Bestehend aus dem Weingut Scheiblhofer, dem Wein-Wellness-Hotel "The Resort" und dem Restaurant "The Quarter" begann dieses familiengeführte Unternehmen mit einem Fokus auf Wein und erweiterte sich allmählich um ein Gästehaus, ein Restaurant und schließlich um ein Hotel und einen Kletterpark.
Samuel Havel, IT-Manager bei Die Welt von Scheiblhofer, teilt seine Erkenntnisse: "Da wir viele Standorte und Aktivitäten haben, hilft uns MICE, alle Buchungen für Veranstaltungen, Meetings, Hochzeiten, Klettern, Bogenschießen und andere Fitnessaktivitäten in einem einzigen System zu verwalten. Mit einer Vielzahl von gemischten Veranstaltungen ermöglicht die Software uns, den Betrieb mühelos über alle Abteilungen hinweg zu überwachen, einschließlich des Eventteams, F&B, Küche, Fitness, Reservierung, Rezeption und Hochzeitsplanung."
Der Wechsel zu MICE Operations wurde durch die Einschränkungen ihres vorherigen Systems ausgelöst - veraltet, benutzerunfreundlich und ohne webbasiertes Tool. Die Eventplaner wurden frustriert, und im März 2023 begann Samuel online nach neuer Software zu suchen und fand MICE Operations. Nach einer Stunde Nutzung und Test unseres kostenlosen Testzugangs war er bereits von seiner Effizienz für alle ihre Abteilungen überzeugt. Vor der Nutzung von MICE musste das Eventteam stundenlang Funktionsblätter schreiben, viele Informationen mussten an verschiedenen Stellen mehrmals eingegeben werden, und die Aktualisierung der Anzahl der Gäste war sehr kompliziert. Sie waren wirklich unzufrieden mit dem alten System. Samuel bemerkte: 'Nachdem ich anderen Abteilungen die Möglichkeiten in MICE gezeigt hatte, waren alle begeistert!'
Die Implementierung
Samuel bemerkte: "Das Eventteam und ich haben alle für uns wichtigen Informationen aus jeder Abteilung gesammelt. Dank meiner Erfahrung mit verschiedenen Softwarelösungen und der benutzerfreundlichen Oberfläche von MICE verlief die Implementierung reibungslos. Es war gut, dass wir es selbst machen konnten, weil wir die Software tatsächlich kennenlernen konnten. Während der Implementierung konnte ich direkt mit dem Supportteam von MICE chatten. Manchmal war ich mir nicht ganz sicher, ob das von mir erstellte Setup korrekt war, aber sie haben es einfach für mich überprüft, mir geholfen und einige bessere Vorschläge gemacht. Da das System so benutzerfreundlich ist, ist die Implementierung einfach. Es gibt auch eine Online-Wissensdatenbank, die mir sehr geholfen hat."
Da das System so benutzerfreundlich ist, ist die Implementierung einfach.
Samuel Havel, IT-Manager bei Die Welt von Scheiblhofer
Samuel fährt fort: 'Nach der Implementierung habe ich Schulungssitzungen für jede Abteilung durchgeführt, um ihnen beizubringen, wie sie MICE am besten nutzen können. Anfangs hatten Kollegen eine Lernkurve, aber der Übergang von Papier und Notizbüchern zum benutzerfreundlichen Online-System erwies sich als lohnend. MICEs umfassende digitale Angebote, intuitive Planungsansichten und nahtlose E-Mail-Funktionalität eliminierten die Notwendigkeit zusätzlicher Funktionsblätter. Die Möglichkeit, Preise und Beschriftungen für bestehende Veranstaltungen zu überschreiben, spart enorm viel Zeit.'
Scheiblhofer ist ein österreichisches Unternehmen mit Deutsch als Hauptsprache. Samuel zitiert: 'Die Flexibilität von MICE in Englisch und Deutsch ist perfekt für uns. Wir haben auch einige internationale Kollegen, daher ist es einfach, zwischen verschiedenen Sprachen zu wechseln. Auch für unsere Gäste ist es perfekt, dass wir unsere Angebote sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch versenden können, je nach Gruppe und deren Vorlieben.'
Die Flexibilität von MICE in Englisch und Deutsch ist perfekt für uns.
Samuel Havel, IT-Manager bei Die Welt von Scheiblhofer
"Ein zusätzlicher Vorteil für alle ist, dass wir jetzt tatsächlich eine Prognose der bevorstehenden Veranstaltungen haben. In unserem vorherigen System hatten wir nur eine Kalenderansicht und konnten sehen, dass eine Veranstaltung geplant war, zum Beispiel in drei Wochen, aber wir konnten nie alle Details und zusätzlichen Informationen sehen. Wir mussten alle Notizen für die Veranstaltung in verschiedenen schriftlichen Arbeitsblättern aufbewahren. Jetzt haben wir eine vollständige Prognose."
Nach neun Monaten Nutzung von MICE äußerte Samuel Zufriedenheit mit laufenden Softwareupdates und neuen Funktionen. 'Wir sind bisher super begeistert und freuen uns auf die Fortsetzung dieser Zusammenarbeit!'
Fotos von Monika Nguyen