Kurz vor den Toren Salzburgs eröffnete das Zentrum für Visionen Ende 2023 seine Türen. Mit 4.200 Quadratmetern ist es alles andere als eine typische Eventlocation. Dieses Venue hat wirklich alles: drei Veranstaltungssäle, sechs Seminar- und Meetingräume, Rooftop-Terrassen sowie einen eigenen Pool, ein Restaurant und ein Hotel. Ob Corporate Events, Yoga-Retreats, Autopräsentationen, Konzerte oder Kabarett – das Zentrum für Visionen ist für alle Formate gerüstet.
„Wir möchten, dass sich unsere Gäste hier einfach wohlfühlen“, erklärt Eventmanagerin Elisabeth. Genau dieses Gefühl möchte das Team bei jeder Veranstaltung schaffen – Tag für Tag. Doch bei so vielen Flächen und Veranstaltungsformaten, plus einer zweiten Location – dem B10 Altstadt im Herzen von Salzburg – braucht es eine stabile Basis, die alles zusammenhält. Genau da kam MICE ins Spiel. „Es gibt viele verschiedene Tools da draußen“, sagt Elisabeth. „Aber wir arbeiten schon mit unseren eigenen Catering- und Technikpartnern zusammen. Wir wollten kein System, das alles Mögliche macht – wir brauchten eins, das alle unsere Räume und Events übersichtlich an einem Ort darstellt.“
Wir wollten kein System, das alles Mögliche macht – wir brauchten eins, das alle unsere Räume und Events übersichtlich an einem Ort darstellt.
Elisabeth, Eventmanagerin im Zentrum für Visionen
Schnell loslegen – ohne Umwege
In den ersten Wochen arbeiteten sie noch mit Outlook-Kalendern und Excel-Tabellen. Doch schnell wurde klar: Das kostet nur Zeit. „Ein einziges Angebot zu erstellen hat uns manchmal bis zu 30 Minuten gekostet“, erinnert sich Elisabeth. „Und dann ging’s erst richtig los: E-Mails hin und her schicken, Aufgaben manuell hinzufügen, Updates nachhaken – das passte einfach nicht zu unserer Arbeitsweise.“
Seitdem das Team mit MICE arbeitet, läuft alles in einem System. „Jetzt dauert es nur noch fünf Minuten, um ein komplettes Angebot zu erstellen und direkt zu versenden“, sagt sie. „Für uns ist es einfacher – und für unsere Kunden viel klarer. Sie bekommen schneller eine Rückmeldung und sehen sofort, was möglich ist.“
Struktur intern, Klarheit nach außen
Aufgaben, Anzahlungen, Updates, Übergaben – alles läuft in einem klaren Ablauf. „Früher hatten wir für jede Kleinigkeit einen Outlook-Reminder“, erzählt Elisabeth. „Jetzt organisiert MICE unsere Aufgaben. Das bringt Struktur – und weniger Stress.“
Weil alle im Team mit demselben System arbeiten, ist die interne Kommunikation viel einfacher geworden. Jeder kann nahtlos dort weitermachen, wo der andere aufgehört hat. Unterschiedliche Benutzerrollen stellen sicher, dass jeder genau die Zugänge hat, die er braucht. Für externe Partner wie Catering und Technik gibt es monatliche Forecasts. Sie wissen genau, welche Veranstaltungen anstehen – und können sich frühzeitig darauf vorbereiten. „Keine Extra-Anrufe, kein endloses Durchsuchen von E-Mails – alles läuft einfach runder“, sagt Elisabeth.
Früher hatten wir für jede Kleinigkeit einen Outlook-Reminder. Jetzt organisiert MICE unsere Aufgaben. Das bringt Struktur – und weniger Stress.
Bereit für alles, was kommt
Elisabeth freut sich darauf, beide Locations weiterzuentwickeln – und den Arbeitsalltag mit MICE noch leichter zu gestalten. Sie schätzt die regelmäßigen Updates, die die Software immer besser machen. „Alle paar Monate gibt es neue Funktionen, die uns in der Planung weiterhelfen und uns Zeit sparen“, erzählt sie.
Ihr Ziel ist klar: Das Zentrum für Visionen soll DIE Eventlocation werden – einfach zu managen, digital-first und für jede Art von Veranstaltung bereit. „Der Wechsel zu MICE hat uns nicht nur Zeit gespart – wir haben auch wieder den Kopf frei, um großartige Events zu gestalten“, sagt Elisabeth abschließend. Mit MICE fühlt sich das Team bestens vorbereitet – für heute und für die Zukunft.
Der Wechsel zu MICE hat uns nicht nur Zeit gespart – wir haben auch wieder den Kopf frei, um großartige Events zu gestalten.
