Private Mansions
Voici comment Private Mansions maîtrise l’organisation d’événements sur mesure complexes grâce à MICE Operations
Private Mansions n’est pas un lieu événementiel comme les autres. Dans ses « manoirs » situés à Amsterdam et dans ses environs, tels que Mayor Manor et la Maison des Curiosités, tout tourne autour de l’expérience, de la fluidité et de la surprise. Il n’y a pas deux événements identiques, ce qui exige une méthode de travail très spécifique. Des mariages aux expériences culinaires immersives, en passant par les événements d’entreprise haut de gamme et les productions culturelles, chaque événement s’articule toujours autour d’une question centrale : « Que souhaitez-vous que vos invités ressentent, vivent et retiennent ? »
La force de Private Mansions réside à la fois dans les bâtiments eux-mêmes et dans la manière dont les événements sont organisés. Les invités passent d’un espace à l’autre, sans savoir ce qui les attend ensuite. « Nous ne voulons pas que les invités comprennent immédiatement tout ce qui s’y trouve. Cet élément de surprise, cette touche de magie, fait partie intégrante de l’expérience », explique Bas, directeur général de Private Mansions. « Chaque pièce a sa propre fonction, son atmosphère et sa surprise, qui sont mises en valeur par des spectacles, des mises en scène ou d’autres formes de divertissement en direct. » Cette
approche à plusieurs niveaux rend chaque événement unique, mais cela signifie également que les formules standard ou les propositions à la va-vite ne fonctionnent pas. Chaque événement comporte ses propres variables : taille du groupe, flux des invités, spectacles, restauration et timing. « Je ne commence jamais par demander : “Où voulez-vous que soit le bar ?” Je veux d’abord savoir : “Quel est l’objectif que vous souhaitez atteindre avec cet événement ?” », explique Bas.
Une expérience
personnalisée et la personnalisation comme point de départ
. Sans structure, ce niveau de personnalisation devient rapidement ingérable. C’est pourquoi Private Mansions utilise MICE Operations depuis 2024 : pour accompagner et organiser le processus, tout en conservant un contact personnel. Les demandes parviennent par plusieurs canaux, locaties.nl étant la source principale. Grâce à l’intégration entre cette plateforme et MICE, les demandes sont centralisées, ce qui offre à l’équipe une visibilité totale et permet un suivi ciblé.
Chez Private Mansions, la valeur ne réside pas dans l’automatisation du premier contact, mais plutôt dans la conversation qui s’ensuit. Bas est très clair à ce sujet : « Si nous passons directement au champagne, aux menus et aux prix, nous passons à côté de l’essentiel. Il s’agit d’abord du concept et de la raison pour laquelle vous souhaitez créer une expérience unique. »
Des propositions interactives, prolongement de la
conversation : les propositions interactives de MICE constituent une plateforme centrale où tout converge : contenu, révisions et communication. « Le Portail client donne l’impression d’être une extension de notre propre site web », explique Bas. « Les clients n’ont pas besoin de télécharger une application ni de se connecter à un système spécifique. » Les clients apprécient énormément cette fonctionnalité, qui s’inscrit dans la continuité logique de la conversation. Les révisions sont visibles et la communication s’effectue au sein du même environnement.
Le portail client donne l'impression d'être une extension de notre propre site web. Les clients n'ont pas besoin de télécharger une application ni de se connecter à un système spécifique.
Une seule équipe, une
vue d’ensemble : MICE ne se contente pas de répondre aux besoins des clients de Private Mansions, il joue également un rôle important en interne. Un nouvel événement est rapidement mis en place dans MICE, après quoi les collègues et les partenaires peuvent facilement s’y associer : le traiteur peut collaborer directement, les propositions des partenaires sont ajoutées instantanément et la communication reste liée à l’événement concerné. Les flux de travail apportent structure et sérénité dans le suivi, tandis que l’équipe conserve la liberté de continuer à piloter chaque événement sur le plan du contenu.
Chez Private Mansions, MICE fonctionne comme un système qui s’adapte à leur mode de fonctionnement. Aucune proposition rapide n’est formulée à partir de listes de contrôle. L’approche est toujours personnalisée pour chaque événement. MICE veille principalement à ce que ce mode de fonctionnement reste évolutif. « Cela nous aide à mieux organiser notre personnalisation », explique Bas.
Regarder vers l’avenir et grandir
ensemble À l’avenir, Private Mansions se concentrera sur une professionnalisation accrue et un repositionnement vers un segment de marché haut de gamme. Cela implique une utilisation plus active du CRM et une qualification plus rigoureuse en amont.
MICE Operations reste le pilier de son processus commercial : suffisamment flexible pour permettre la personnalisation et suffisamment solide pour soutenir sa croissance.
