Private Mansions
Sådan sikrer Private Mansions styringen af komplekse, skræddersyede arrangementer med MICE Operations
Private Mansions er ikke et typisk eventsted. I deres ‘mansions’ i og omkring Amsterdam, såsom Mayor Manor og Maison des Curiosités, drejer alt sig om oplevelse, flow og overraskelse. Ingen to arrangementer er ens, og det kræver en helt specifik arbejdsmetode. Fra bryllupper og fordybende kulinariske oplevelser til eksklusive firmaarrangementer og kulturelle produktioner – hvert arrangement har altid ét centralt spørgsmål: »Hvad vil du have, at dine gæster skal føle, opleve og huske?«
Private Mansions’ styrke ligger både i selve bygningerne og i den måde, arrangementerne er opbygget på. Gæsterne bevæger sig fra lokal til lokal uden at vide, hvad der venter dem næste gang. »Vi ønsker ikke, at gæsterne straks skal forstå alt, hvad der er der. Det overraskende element, den magiske fornemmelse, er en del af oplevelsen,« siger Bas, General Manager hos Private Mansions. »Hvert rum har sin egen funktion, atmosfære og overraskelse, som forstærkes af optræden, teater eller andre former for liveunderholdning.« Denne
lagdelte tilgang gør hvert arrangement unikt, men det betyder også, at standardpakker eller hurtige tilbud ikke fungerer. Hvert arrangement har sine egne variabler: gruppestørrelse, gæstestrøm, optrædener, catering og timing. »Jeg starter aldrig med at spørge: ’Hvor vil I have baren?’ Først vil jeg vide: Hvad vil I opnå med dette arrangement?« siger Bas.
En
personlig oplevelse og tilpasning som udgangspunkt
. Uden en fast struktur bliver et sådant omfang af tilpasning hurtigt uoverskueligt. Derfor har Private Mansions brugt MICE Operations siden 2024: for at understøtte og organisere processen, samtidig med at den personlige kontakt bevares. Forespørgslerne kommer ind via flere kanaler, hvor locaties.nl er den primære kilde. Takket være integrationen mellem denne platform og MICE samles forespørgslerne ét sted, hvilket giver teamet fuld oversigt og muliggør en målrettet opfølgning.
Hos Private Mansions ligger værdien ikke i at automatisere den indledende kontakt, men snarere i den samtale, der følger efter. Bas er klar i mælet: »Hvis vi går direkte ind på champagne, menuer og priser, går vi glip af det vigtigste. Det handler først og fremmest om konceptet og grunden til, at man ønsker at skabe en særlig oplevelse.«
Interaktive tilbud som en forlængelse af samtalen
: De interaktive tilbud i MICE fungerer som et centralt knudepunkt, hvor alt samles: indhold, ændringer og kommunikation. »Kundeportalen føles som en forlængelse af vores egen hjemmeside,« siger Bas. »Kunderne behøver ikke at downloade en app eller logge ind på et særligt system.« Kunderne sætter stor pris på dette, og det fungerer som en logisk fortsættelse af dialogen. Revisioner er synlige, og kommunikationen foregår i det samme miljø.
Kundeportalen føles som en forlængelse af vores egen hjemmeside. Kunderne behøver ikke at downloade en app eller logge ind på et særligt system.
Ét team, ét
overblik: MICE fungerer ikke kun godt for kunderne hos Private Mansions, men spiller også en vigtig rolle internt. Et nyt arrangement oprettes hurtigt i MICE, hvorefter kolleger og partnere nemt kan tilmelde sig: cateringfirmaet kan samarbejde direkte, forslag fra partnere tilføjes med det samme, og kommunikationen forbliver knyttet til det rigtige arrangement. Workflows skaber struktur og ro i opfølgningen, mens teamet bevarer friheden til fortsat at styre hvert arrangement indholdsmæssigt.
Hos Private Mansions fungerer MICE som et system, der tilpasser sig deres arbejdsmåde. Der udarbejdes ingen hurtige tilbud baseret på tjeklister. Tilgangen er altid skræddersyet til hvert enkelt arrangement. MICE sikrer først og fremmest, at denne arbejdsmåde forbliver skalerbar. »Det hjælper os med bedre at organisere vores tilpasning,« siger Bas.
Fremtiden og
fælles vækstFremadrettet vil Private Mansions fokusere på yderligere professionalisering og en ompositionering mod et mere eksklusivt markedssegment. Dette omfatter en mere aktiv brug af CRM-systemet og en skarpere kvalificering i den indledende fase.
MICE Operations udgør fortsat grundlaget for deres kommercielle proces: fleksibelt nok til tilpasning og stærkt nok til at understøtte deres vækst.
