Groupe Utrechtse Horeca
Plusieurs sites, un seul système — MICE apporte plus de clarté à Utrechtse Horeca Groep
Depuis sa création en 2021, Utrechtse Horeca Groep s’est imposé comme un acteur polyvalent du secteur de l’hôtellerie-restauration et de l’événementiel, avec des lieux emblématiques tels que Dengh et HAL22. Et l’entreprise ne compte pas s’arrêter là : un nouveau site est déjà en cours de développement, marquant une nouvelle étape dans ses ambitions pour l’avenir.
Avec plusieurs établissements et des publics cibles variés, il est essentiel pour Utrechtse Horeca Groep d’assurer un fonctionnement sans faille. L’entreprise avait besoin d’un système capable de suivre le rythme de sa croissance et de ses ambitions. « Au début, nous utilisions un autre système, mais il n’était pas assez flexible pour nous », explique Karlijn, responsable des ventes et du marketing chez Utrechtse Horeca Groep. « Lorsque nous sommes passés à MICE en 2021, nous avons tout de suite compris que nous pouvions enfin faire tout ce que nous voulions. L’intégration avec notre logiciel de planification des horaires du personnel s’est avérée extrêmement utile, et la possibilité de personnaliser entièrement le système pour l’adapter à notre style et à notre flux de travail a fait de MICE un véritable tournant pour nous. »
Un 
seul groupe, plusieurs publics différents. Chaque établissement du groupe Utrechtse Horeca Groep possède son propre caractère et attire une clientèle différente. « Dengh est celui qui existe depuis le plus longtemps et qui accueille le public le plus varié », explique Karlijn. « C’est un restaurant très apprécié des habitants du quartier, mais nous y organisons également environ 70 mariages par an. »
HAL22 offre une dynamique tout à fait différente. « HAL22 est un univers à part, avec une salle de sport, des salles de réunion pour les événements professionnels, des pistes de bowling et des courts de padel. Ce lieu attire des gens de toute la région. » Dans
le centre d’Utrecht, le Club Claar et le Bar Basta s’adressent à une clientèle plus jeune, comprenant notamment de nombreux visiteurs d’un jour. Et puis il y a le Kortjak, juste à la périphérie de la ville, où l’ambiance est plus rurale et villageoise. « Ce qui est formidable, c’est que tous ces lieux ont leur propre ambiance et leur propre public, mais grâce à MICE, nous pouvons facilement tout gérer à partir d’un seul système », résume magnifiquement Karlijn.
Les demandes sont désormais regroupées de manière claire pour nous. Nous disposons ainsi toujours des informations nécessaires. Quant aux clients, ils peuvent très facilement recevoir une proposition claire dès le départ.
Tout regroupé de manière claire dans un seul système
. Le passage à MICE a considérablement transformé le mode de fonctionnement d’Utrechtse Horeca Groep. Le module de demande en ligne disponible sur leurs différents sites web a considérablement simplifié l’organisation des mariages, des événements d’entreprise et des séjours de groupe. « Avant, nous traitions les demandes par téléphone et par e-mail, mais désormais, toutes les informations nous parviennent regroupées », explique Karlijn. « Cela nous garantit de toujours disposer des informations exactes. Et pour les clients, c’est extrêmement simple de renseigner leurs préférences et d’obtenir instantanément un devis clair. Pas de formulaires compliqués ni d’attente pour obtenir une réponse : c’est tellement plus efficace maintenant ! »
Au-delà du module de demandes, d’autres fonctionnalités de MICE contribuent également à fluidifier le travail, comme les Rôles d'utilisateur. Étant donné qu’Utrechtse Horeca Groep gère plusieurs sites, il est essentiel que l’équipe puisse s’adapter rapidement aux changements. « Nous avons quatre responsables des ventes et des événements, chacun affecté à un établissement différent. Si l’un d’entre eux est malade, un autre peut facilement prendre le relais. Tout se trouve dans MICE, ce qui évite d’avoir à fouiller dans la boîte de réception de quelqu’un pour trouver les informations », ajoute Karlijn. La « réunion hebdomadaire » y contribue également. « Au cours de cette réunion, les responsables des ventes transmettent toutes les informations au responsable du site, au chef de cuisine et aux chefs d’équipe. Nous imprimons les documents destinés à la cuisine, et l’équipe de service dispose de tout en version numérique. Cela rend le travail beaucoup plus pratique pour tout le monde. »
Utrechtse Horeca Groep utilise également le Compte cockpit pour partager facilement des rapports importants avec l’équipe et suivre les performances des différents établissements. Cette fonctionnalité offre non seulement une meilleure visibilité, mais permet également de gagner du temps en rendant toutes les informations facilement accessibles, sans avoir à gérer des documents séparés ou des systèmes compliqués.
À mesure que nous ouvrirons de nouveaux sites à l'avenir, je peux d'ores et déjà affirmer que nous utiliserons MICE à 100 % pour garantir le bon déroulement de toutes nos activités.
Regard vers l’avenir
À quoi ressemble l’avenir de l’Utrechtse Horeca Groep avec MICE ? « Pour l’instant, nous nous concentrons sur nos établissements existants, et nous prévoyons d’en ouvrir un nouveau dans le courant de l’année », explique Karlijn. Mais l’entreprise ne compte pas lever le pied. « À mesure que nous ouvrirons de nouveaux établissements à l’avenir, je peux d’ores et déjà affirmer que nous utiliserons MICE à 100 % pour assurer le bon fonctionnement de l’ensemble de nos activités. Tout le monde peut accéder facilement à toutes les informations, et le système est extrêmement intuitif. Il évolue vraiment avec nous, et cela fonctionne à merveille. »
