Utrechtse Horeca Groep

Med flere afdelinger og forskellige målgrupper er det afgørende for Utrechtse Horeca Groep, at alt kører problemfrit. De havde brug for et system, der kunne følge med deres vækst og ambitioner. »I starten arbejdede vi med et andet system, men det var ikke fleksibelt nok for os,« siger Karlijn, salgs- og marketingchef hos Utrechtse Horeca Groep. »Da vi skiftede til MICE i 2021, stod det straks klart, at vi endelig kunne gøre alt det, vi ønskede. Integrationer med vores personaleplanlægningsprogram var utrolig nyttige, og muligheden for fuldt ud at tilpasse systemet, så det passer til vores stil og Workflows, gjorde MICE til en sand game-changer for os.”

Én gruppe, mange forskellige målgrupper: Hvert sted i Utrechtse Horeca Groep har sin egen karakter og tiltrækker et forskelligt publikum. »Dengh har eksisteret længst og har den mest mangfoldige målgruppe,« forklarer Karlijn. »Det er en restaurant, hvor de lokale elsker at komme, men vi afholder også omkring 70 bryllupper om året.«

HAL22 har en helt anden dynamik. »HAL22 er en verden for sig med et fitnesscenter, mødelokaler til forretningsarrangementer, bowlingbaner og padelbaner. Dette sted tiltrækker folk fra hele området.« I

det centrale Utrecht henvender Club Claar og Bar Basta sig til et yngre publikum, herunder mange dagsturister. Og så er der Kortjak, lige uden for byen, hvor atmosfæren er mere landlig og landsbyagtig. »Det fantastiske er, at alle stederne har deres egen stemning og deres eget publikum, men med MICE kan vi nemt styre det hele fra ét system,« opsummerer Karlijn smukt.

Alt samlet i ét overskueligt system
. Overgangen til MICE har i væsentlig grad ændret den måde, Utrechtse Horeca Groep arbejder på. Det Online forespørgselsmodul på deres forskellige hjemmesider har gjort planlægningen af bryllupper, forretningsarrangementer og gruppeophold meget mere smidig. »Før behandlede vi forespørgsler via telefon og e-mail, men nu får vi alle oplysningerne samlet på ét sted,« forklarer Karlijn. »Det sikrer, at vi altid har de rigtige oplysninger. Og for gæsterne er det supernemt at udfylde deres præferencer og straks få et klart tilbud. Ingen komplicerede formularer eller ventetid på svar – det er blevet så meget mere effektivt nu!”

Det er

ikke kun forespørgselsmodulet, men også andre MICE-funktioner, der bidrager til en mere smidig arbejdsgang, såsom Brugerroller. Da Utrechtse Horeca Groep administrerer flere lokationer, er det afgørende, at teamet hurtigt kan tilpasse sig ændringer. »Vi har fire salgs- og eventchefer, der hver især er tilknyttet forskellige lokationer. Hvis en af dem er syg, kan en anden nemt tage over. Alt ligger i MICE, så man behøver ikke at gennemrode en andens indbakke for at finde oplysningerne,« tilføjer Karlijn. Det ugentlige »arkmøde« hjælper også med dette. »Under det møde overdrager salgscheferne alt til afdelingslederen, kokken og vagtlederne. Vi udskriver dokumenter til køkkenet, og serviceteamet har alt digitalt ved hånden. Det gør arbejdet meget mere praktisk for alle.«

Utrechtse Horeca Groep bruger også Cockpit-kontoen til nemt at dele vigtige rapporter med teamet og overvåge de forskellige lokationers resultater. Denne funktion giver ikke kun bedre indsigt, men sparer også tid ved at gøre alt let tilgængeligt uden besværet med separate dokumenter eller komplicerede systemer.

Fokus på fremtiden – Hvordan
ser fremtiden ud for Utrechtse Horeca Groep med MICE? »Foreløbig fokuserer vi på vores eksisterende lokationer, og der er planer om en ny senere på året,« siger Karlijn. Men de sætter ikke farten ned. »Når vi åbner flere nye lokationer i fremtiden, kan jeg allerede nu sige, at vi vil bruge MICE 100 % for at sikre, at alt kører problemfrit. Alle har nem adgang til alt, og systemet er superintuitivt. Det vokser virkelig med os, og det fungerer perfekt.«