Wist je dat MICE niet alleen dé software oplossing biedt voor kleine en grote eventlocaties, maar ook voor exploitanten van meerdere locaties? De cockpit-functie zorgt ervoor dat je altijd en overal overzicht hebt in de planningen, offertes, draaiboeken en overige documenten van iedere vestiging.
Als je meerdere locaties beheert (of dat nou meerdere vestigingen onder dezelfde naam zijn of juist verschillende venues, dat maakt niets uit) is het handig om te werken met het cockpit-account, omdat je dan meerdere accounts in het systeem hebt die aan elkaar gelinkt zijn.
Zo kun je vanuit de cockpit in één oogopslag:
- de planning en bezetting zien van zowel één specifieke vestiging als van alle locaties tegelijk
- het archief bekijken waarin alle afgelopen evenementen van meerdere vestigingen te vinden zijn
- de inbox inzien, waar je alle aanvragen via de aanvraagmodule kunt vinden.
Bovendien kun je vanuit de cockpit snel schakelen tussen accounts. De zoekfunctie maakt dat nóg makkelijker, want je zoekt evenementen snel in de verschillende vestigingen.
Vanuit de cockpit heb je dus een overzicht van alle evenementen en activiteiten van álle vestigingen. Komt er een nieuwe vestiging bij, dan kun je die eenvoudig toevoegen. Opschalen was nog nooit zo eenvoudig!
Snel inzicht in de beschikbaarheid van al je locaties
Deze helikopterview was de ideale uitkomst voor Jacintha Ruppert, eigenaresse van Meetables en klant van MICE sinds 2018. “De cockpit-structuur zorgt ervoor dat wij centraal het overzicht hebben van wat er allemaal gebeurt op iedere afzonderlijke locatie en dat we de beschikbaarheid van de aangesloten locaties snel inzichtelijk hebben.”
Een ander voordeel is dat relevante gegevens tussen de verschillende accounts (en dus locaties) gedeeld kunnen worden. Jacintha: “Ons klantenbestand delen we bewust gezamenlijk.” Het systeem bevordert dus samenwerking tussen je verschillende locaties!
Iedere vestiging een eigen account
Dat betekent overigens niet dat iedere medewerker zomaar inzicht heeft in alle gegevens van de gelinkte locatie of dat de accounts exact hetzelfde ingericht zijn. Elk team heeft namelijk een eigen account, waarmee specifieke mogelijkheden en eigenschappen van de betreffende locatie kunnen worden gepresenteerd. Zo heeft iedere vestiging een eigen aanvraagmodule, waarin het zaalaanbod in combinatie met de capaciteit en de mogelijke arrangementen wordt gepresenteerd. De interne gebruikers vinden hier het overzicht van hun eigen locatie als het gaat om bijvoorbeeld evenementen, planning en bezetting. Binnen dat eigen account kunnen eigen gebruikers toegevoegd worden, die dus niet in de accounts van andere vestigingen kunnen kijken of werken.
Managing partner Micky Dekker van Meetables ziet vooral een voordeel in de uniformiteit van het systeem: “Doordat wij MICE gedeeltelijk zelf inrichten, kunnen wij als Meetables ook een bepaalde tone of voice doorvoeren. Deze mogelijkheid is voor ons een heel sterk punt van MICE.“
Roger that!